腾讯产品经理:手把手教你做工作交接

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一、前言

相信大家对这样的场景一定不陌生:有一天去找某个业务的负责人,突然被告知调岗了,或是辞职了,更坏的情况是,甚至完全找不到相关人员了,直接导致工作搁置了。这种情况,你应该多少会感到无奈。

对于我们从事互联网的小伙伴来说,职场的人来人往、岗位的挪东挪西、公司的交替更换,在时间长河中如春秋变换,转瞬之间。但这些现象都离不开最终的一个落脚点,那就是:工作交接。无论是新上岗的,还是要离开的。

本文就是围绕“如何做好工作交接”这个话题,通过自己的感悟,分享一下自己的经验。

之所以想分享这个话题:

一方面是,我从事互联网工作有些许岁月了,自己又经历了多次工作交接,更多的是,看到了很多身边的同事朋友们的工作更换,对于不同的工作交接方式,很有感触;

另一方面,平时接触到的知识内容,大多数都是讲如何做好工作,到目前还没有读到“如何做好工作交接”相关的书本和文章(很有可能是我阅读量不够大),所以希望分享出来,抛砖引玉,和前辈产品经理们一起探讨提高。

二、工作交接相关概念描述

文中可能会提到如下概念,先在此解释一下:

  1. 甲方交接人:是指将要把工作交接出去的人;
  2. 乙方交接人:将要从别人手中接入新工作的人;
  3. 接口人:是指在正常工作中,与自身工作有来往关系的或是常联系的主要内外部协调人员。

交接人的概念,是工作交接中涉及到的主要人物,至少有两方,也可以有三方或者多方。

三、五步做好工作交接

从个人经验角度出发,对如何做好工作交接,总结了以下五个步骤。(在分享之前再赘述一句:如果这五步不适合你,非常恭喜,你只需要听下属汇报就可以了)

第一步:甲方交接人的工作描述文档

作为甲方交接人,需先拟定工作交接文档。工作交接文档可是word、PPT、excel等任何格式。一般包含的内容有:

  • 工作交接背景:包括团队、业务开展历史等;
  • 工作内容:即现有业务的覆盖面,每个业务的现状;
  • 工作涉及到的系统、系统架构及系统间的关系;
  • 正在推进中的工作事项,推进中存在的问题及后续注意事项;
  • 后续工作推进计划;
  • 工作推进中常见的FAQ;
  • 最后是工作中涉及到的权限、地址列表、相关人员/接口人列表;

工作描述文档相当于是甲方交接人所做的工作的详细说明书,也是对需交接的每一个业务的知识传承。

后续接手工作的人,对业务、系统或是涉及到的人员、部门有任何疑问,便可以查阅曾经拟定的此工作描述文档。

第二步:甲方交接人的交接邮件及相关资料转移

第二步是需要甲方交接人拟定工作交接邮件了。工作交接邮件内容一般包括:

  • 简要的工作交接原因说明,及乙方工作接手人的感谢;
  • 需乙方工作接手人,各相关人接下来需推进的工作、工作现状、推进计划;
  • 各个工作接口人的注意和感谢;
  • 后续一段时间甲方接口人的协助计划;
  • 附件相关说明文档的介绍,相关资料转交的介绍和说明;

最后,需要甲方交接人,按照邮件中的说明,将相关的资料、文档等所有资料,copy或是传送给乙方工作接手人。(如果是离职情况,则建议将原公司所有的资料做交接,不仅限于相关的资料)

第三步:甲方交接人作说明及接口人引荐

邮件发送交接信息后,需要由甲方交接人正式将工作转交乙方工作接手人。这当中包括:

  • 甲方交接人将乙方交接人加入业务、技术、合作等相关的群;
  • 为乙方工作接手人开通相关平台和系统的权限;
  • 将乙方交接人介绍给原相关的接口人;有条件的情况下,也可以当面介绍,以表尊重;
  • 针对一些敏感的信息,可以单独发邮件给乙方交接人留存,如微信公众号、微博、公共邮箱、公共QQ等的账号密码等。

正式引荐完成后,则原来由甲方交接人主要跟进的工作,均转交由乙方交接人跟进执行,由甲方交接人辅助即可。

第四步:乙方交接人修订工作描述文档

乙方交接人正式接手工作后,在执行过程中,根据自己对工作的理解,可以对甲方交接人交接过来的文档、资料等内容进行修订,并标注好修订版本和修改的内容;

当然,并不是每一个乙方交接人都能遇到非常负责任的甲方交接人,因此很多时候,接手的业务并无多少文档、资料可参考。此时就需要乙方接手人发挥主观能动性,根据对所接手的工作的理解,按照上述的方式,拟定相关的说明文档,以便为自己以后的工作交接、带新人或是紧要的时候参考。

第五步:甲乙方交接人共同推进工作

完成以上4步内容后,有条件的话,根据工作情况,可以根据工作的复杂程度和甲方交接人的时间安排情况,由甲乙双方交接人一起共同推进一段时间,例如在1个月,或是简单的工作可以是一周。

这样一方面保障乙方交接人不懂就问,另一方面也能防止在工作交接过程中产生不必要的耽误。

四、小结

所从事的工作因人而异,因行业/公司而异。但对于互联网产品经理而言,如果能从以上五步开展工作交接:

站好了最后一班岗,对自己曾经的岗位工作有了总结和交代;

汇总了上一阶段的工作经历,是自己工作和成长中的里程碑;

强化了自己的责任心,用责任和端正的态度迎接每一段新的挑战;

最重要的是,美化了自己的职业口碑,为树立自己的个人品牌,进一步做了保障。在这里再次引用微信的一句话:“再小的个体,也有自己的品牌”,自己的品牌,就是从这些细节慢慢积累起来的。

以上内容,欢迎前辈们交流拍砖。

#专栏作家#

陈勃,微信公众号:哈勃笔迹(habobiji),人人都是产品经理专栏作家,互联网从业6年,腾讯产品经理。对于互联网与航空的结合、互联网产品有较深入的了解且持续关注中。爱好音乐与文学,文艺青年一枚。

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