产品经理如何做好需求池的时间管理术?

产品老司机手把手教写文档,10天线上课程,零基础掌握产品经理必备7大文档撰写法。了解一下>

需求池管理是指将用户、老板、同事等关联方提出的需求都收集起来,形成一个需求的集合,是产品经理的一项工作内容。

我们每个人每天都有很多事情要去做。而且还会经常加班,但是这种情况还好,因为虽然会有些忙,但至少不会乱,一切都在计划当中。那如果有突发事件产生,就会打破之前所有的平衡,让我们开始处于一种忙乱无章的工作、生活状态。

试想某天,你按照工作计划,并按部就班的执行着。并一切顺利,心想今天肯定能够按时下班。突然,一个电话铃声把你打断,告诉你“项目出问题了”。这个时候,你马上丢下手中的事情去救火,当解决后,刚要松一口气时,想起还有一件更重要的事情没有完成,于是不得不再次回到办公室加班到深夜。甚至打乱之后的所以工作计划。

这样的事情每天都会上演,那么我们只能这样周而复始的被折磨着吗?就没有什么办法可以解决吗?

当然有。那就是“需求池时间管理术”。

“需求池”来自于产品经理的一项工作内容“需求池管理”。需求池管理是指产品经理将用户、老板、同事等关联方提出的需求都收集起来,形成一个需求的集合。之后对它们进行真假判断和优先级的排序。最后按照需求优先级高低顺序的来一个一个的解决。

那么,对比到我们日常做的事情上,其实也是他人或者自己对我们提出的需求。所以,也可以应用“需求池管理”的方式。

那为什么叫时间管理术?因为时间管理的目的是决定什么事该做,什么事不该做。而“需求池管理”就是解决这个问题的,而且更加高效。

“需求池时间管理术”有三个优点:首先方法简单、操作简便;其次它兼具史蒂芬柯维的时间管理四象限和戴维艾伦的GTD的优势;最后它可以各种工作方法完美结合。

需求池时间管理术的使用分为三个步骤:

  • 收集并判断事情是否必须由我解决
  • 记录当下所有需要解决的事情,并进行优先级的排序
  • 根据优先级的高低,一个一个去做。

使用需求池时间管理术的第一个步骤是先收集所有抛给自己的事情,比如自己以前遗留的工作、领导派发下来的工作、同事抛过来的工作等等。然后判断这些事情是不是都要自己去完成,比如领导派发下来的工作是否可以转给其他同事、同事抛过来的工作是不是属于我的工作范畴等等。如果答案是否定的,那么将工作分给其他同事或者拒绝接收。

第二步是记录下自己所有要做的事情,形成需求池。然后进行优先级排序。排序要结合当下的具体情况来决定。通常情况下,领导安排的事情优先级最高;其次是对工作影响大,比如客户投诉;最后是琐碎的工作,比如查看邮件、文档归类等。如果在排序的时候出现无法判断的情况,那么问一下自己是有权利直接作出决定。如果没有,附上自己的建议,请有决策权的人做决定。如果有,结合当下具体的情况去决定优先级。

最后一步是根据优先级的高低去执行就可以了。

从上面我们可以看到,这个方法很简单,操作起来也很容易。在这里,建议大家用便签纸来建立需求池,每张便签上只写一件事情,然后把他们贴在显眼的位置。这样做有三个好处:第一点可以随时调整顺序;第二点完成一件事情即可撕下一张便签,有成就感;第三个防止遗忘事情。如果外出的话,也可以根据相应的碎片时间从里面选择出合适的事情来完成,即将要做的事情揭下来,放在本子,完成后丢掉即可。

说到时间管理,大多数的人想到的都是史蒂芬柯维的时间管理四象限和戴维艾伦的GTD。

史蒂芬柯维著作的《高效能人士的七个习惯》中的第三个习惯“要事第一”讲的就是时间管理。它要求高效的人士,应该根据自己的人生规划、价值观和社会角色去判断自己最重要的事情是什么,从而将大部分的时间分配给这类事务。之后,用时间管理四象限来判断这些事务的优先级,即二象限优先级最高——重要不紧急的事情,四象限优先级最低——不重要不紧急的事情。这样做可以保证所做的事情是最重要的。

从应用步骤上,我们知道“需求池时间管理术”是先收集所有要做的事情,再进行优先排序。在基础理论上,二者是相同的,都是先收集事务再做优先级排序。

不同之处在于前者强调要从人生规划、价值观和社会角色角度出发来收集事务;而后者是所有要做的工作。所以,前者更适用于创业者或者领导者,能够主导工作的人。

但这只有少数人能做到这一点的,而且这个方法注重的是原则和指导性。而后者,适用于所有职场人,注重与可操作性。所以“需求池时间管理术”适用范围更广,更容易落地执行。

戴维艾伦的GTD强调要将所有的事情都写下来,腾空大脑的内存。让大脑专注于处理事情,而不是储存事情。

这一点和“需求池时间管理术”收集并记录所有要做的事情是吻合的。那么二者的区别是什么呢?区别在于GTD是一个系统,如果想要熟练的应用,是要花费时间去练习的。而“需求池”上手容易,可以即学即用。

那“需求池”会不会存在狭隘性呢?只能用于简单事务的管理。当然不是,虽然“需求池”比较简单,但是他的兼容性很高,可以和很多工具结合使用来拓展它的使用范围和系统性。

当我们完成事情的优先级排序,并着手开始做事情时。我们可以根据事情的类型采取不同的工具来完成。

如果是一个复杂的项目,我们可以采用目标分解(按时间顺序分解、按部门分解等等)的方法,将它转化为一系列的微目标,再逐一的完成。

如果是想要取得的目标,那么可以采用“金字塔原理”中解决问题的工具模型来界定问题、解决问题。

说了这么多,相信大家都发现了“需求池时间管理术”的好处了。那这个方法只能用在工作中吗?当然不是。在生活中,我们同样可以用这个方法去管理我们的事情。至于具体如何应用,就留给你们自己去发现了。

 

本文由 @涂乐 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

给作者打赏,鼓励TA抓紧创作!
5人打赏
评论
欢迎留言讨论~!
  1. 可否具体一点呢,比如该如何去判断何为紧急事件,何为重要事件。这个判断的点在哪里呢。

    回复
  2. 写的不错,在工作中遇到的各种需求用这种方法可以梳理的更有条理行,点赞

    回复