10分钟工作E-mail写作指南

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xiezuozhinan

我们每天都要写email,可我们比较少花时间去研究写好它。

今天看了一本叫《email这样写,谁都会赞》的快餐书,结合我自己的一些体会摘录出要点,让这个快餐书读得更快一点。

1. email是职场人中重要的沟通工具,写email要有处女座精神;

2. 讨论的工作用聊天工具,达成结论的事情才发邮件;

3. 快速理解邮件内容四步法:

  • 邮件发给你,还是抄送给你?
  • 邮件说了什么内容?
  • 邮件需要我干些什么?
  • 我要不要回复?

4. 不要情绪化地回复脑残邮件;

5. 将已经阅读、但未处理的邮件放入待办文件夹。每天定时查看两次,尽快将待办文件夹清空;

6. 重要的email要定时备份到网络中;

7. 电话或聊天工具沟通完后,再用邮件确认自己的理解和记录是否准确,以防日后的纠纷,先小人,后君子;

8. 专业email的六个元素:

  • 打招呼,如你好xxx;
  • 一两句话的「自报家门」,如我是渣雷会员项目的黎小晨、我是电话跟你沟通xxx的黎小晨;
  • 直接表明你的意图,如以下是我们项目组讨论后的工作事项、我需要你帮忙协助下面几件事情;
  • 具体的工作、跟进人、时间,如mandy要采购1000个年费会员,单价100元,对方已付款,xxx跟进,最迟今天下午将激活码发给mandy;
  • 礼貌性结束语,如有问题随时联系我、非常感谢;
  • 专业的签名档,姓名、公司、职位、邮箱手机等工作联系方式、公司统一的广告语和尺寸克制的logo;

9. 不要在工作邮件中出现小群体用的绰号、卖萌表情符号、散装英语;

10. 正文不要超过三种字体。格式简单,内容清晰即可;

11. 回复不要超过当天。需要长时间处理的可以先回复「邮件已收到,我需要一些时间处理,完成后立即回复」;

12. 自动回复的内容,要说明为什么没办法人肉回复。如「我现在正在度假,网络不好,预计半个月后回来。有急事请联系公司xxx」;

13. 点击全部回复之前要三思;

14. 邮件的标题要精炼,让对方一看就知道你要干什么,如xxxxx会议纪要及落实的工作计划;

15. 邮件的写作顺序

  • 添加附件写正文;
  • 写收件人、抄送人;
  • 深呼吸10秒钟;
  • 重新阅读检查语法问题,描述问题;
  • 点击发送;

16. 对于特别重要的邮件,正式发送前请先发给自己检查;

17. 精简收件人名单,收件人只写需要回复或者行动的人;

18. 抄送人是需要了解事情进度、但不需要出工出力的人(有时候抄送人也会回复邮件),记得抄送给自己的领导;

19. 没人有耐心读唐僧式的邮件,正文内容要最好不超过一屏,用1、2、3的要点提炼出来,方便阅读;

20. 多用短句,少用长句;多用大白话,少用官文;多具体直接,少模棱两可;多就事论事,少虚假客气;

21. 需要别人重点关注的,字体用颜色或者加粗提示;

22. 谨慎使用密送,如果你不知道啥叫密送,那就一直不知道好了;

23. 需要对方回复或者行动的,要明确标出,如迅雷会员双十一促销活动策划方案,目标1000万销售额,跟进人黎小晨;

24. 转发的邮件要清楚说明转发目的,需要收件人干什么。如果只是随便看看,就说明「请各位关注了解」即可;

25. 工作邮箱和私人邮箱分开;

#专栏作家#

黎晨,微信公众号xiaochenxiangtaiduo。人人都是产品经理专栏作家,毕业后在迅雷服役8年,从零开始参与迅雷史上最赚钱业务(迅雷会员)的大部分工作。做过c++工程师、数据分析师、迅雷会员运营总监,在付费用户运营上有很多一线实战经验,可惜还没能把工作当玩耍。

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