我的产品经理之路-资料归档管理

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本篇文章我们讨论的主题是资料归档管理。文章只针对工作过程中的业务资料,谈一下个人是如何进行归档管理的,希望能够对您有所帮助。

为什么要进行归档管理?

从项目的角度来说

大多数的新需求都需要迭代几个版本后才能走向成熟稳定的阶段,如果没有归档管理,在大型项目中,需求的迭代变更将变的无据可循。

从产品汪的角度来说

我们先来看一下这个场景:

“他们要的黑不是黑,而是五彩斑斓的黑”(需求评审后,产品小哥仰天长啸……)

“内容评审了好几版,最终还是决定用第一版”(论产品小哥是如何猝死的……)

好了,皮一下,我们回到主题当中来。以上场景虽是玩笑话,但也是实实在在地源于生活。有些同学在工作中可能还未养成一些良好习惯,例如需求评审确定了新方案之后,修改原型或者文档就直接在原来的基础上进行修改了,未留存历史版本;再例如,在多次需求变更、方案优化的过程中,没有整理文件的习惯,文件一多,想找到某些内容就需要逐个文件地去查,逐个文档地去找。有木有对号入座的同学,请留言站位……

回到刚才说的场景中,正如以上所述,我们无法确定领导或者客户会最终会使用哪个方案,所以对于我们产品汪自身来说,养成良好的归档管理习惯,是非常有必要的。

归档管理哪些内容?

1. 获取的需求一定要归档

避免领导或者客户前后所说矛盾或者不认账,这是我们反驳的有力证明(虽然反驳不会有什么用…但是最起码不用背锅了,有木有)。都说程序猿害怕需求变更,身处需求一线的产品汪,何尝不是呢?

获取的需求一般都是word文档的形式,如果对于需求内容较多的同学,或者是口头需求的传递形式,大家一定要对需求进行整理。

整理模板可参考如下文件:

链接:https://pan.baidu.com/s/1vKDXlwAmzn1cnrCSR8VQGg
提取码:gcck
复制这段内容后打开百度网盘手机App,操作更方便哦

2. 思维导图建议归档

思维导图是属于功能概设方面的内容,是我们产品的整体框架。在后期来说,我们会根据思维导图来建立功能视图,这也是需求接收方(开发、测试、运营)了解产品的第一步。

3. 流程图、用例图需要归档

需求变了,方案变了,我们的流程图、用例图肯定也会改变。如果不对这些内容进行归档,难道我们还一个个地重新画一遍?(就算不累死,也会因为延期被领导祭天…)

4. 产品原型归档

Common sense,无需解释,如果有疑问或者异议的,建议转行……

5. 需求文档归档

Common sense,无需解释,如果有疑问或者异议的,建议转行……

6. 模板文件归档

所谓模板文件,是指系统中可能存在的导入模板、导出模板这些内容。归档一下,后期肯定能用的到。

7. 测试文档归档

产品上线之前,一般都会由产品汪测试验收的。这份测试文档可就重要了,从公司层面来说,产品汪需要保证开发出来的产品按照原先的设想进行实现;从个人层面来说,这不就是开发们的小辫子么,让我们产品汪抓住了,我们就嘿嘿嘿……

8. 参考资料归档

我们在思考设计的过程中,肯定会或多或少地对一些其他内容进行参考借鉴,这些内容可以归档保留一下,归档的方式也很简单,往这个文件夹里面塞即可……

归档管理的方式方法

归档管理的核心要素包括两点:通过建立文档目录控制分类,通过设立命名规范控制版本。

还有一个横切面也需要注意一下:也就是我们待评审的内容和需求评审通过的内容,这个也需要区分开。

文档目录控制分类

不废话,直接上图:

命名规范控制版本

我们逐个列举以上内容的命名规范,如有异议,欢迎探讨。

需求:

格式:系统名称/项目名称-需求名称-时间-需求源

释义:需要从文件名称上面可以直观地看出来,这是哪个系统或者项目的什么需求,是什么时间,谁发送给我的。

示例:用户管理-动态标签-20190520-人名

思维导图:

格式:系统名称/项目名称-功能结构图-时间

释义:功能结构图一般改动起来比较简单,命名规范能达到便于检索的目的即可。

示例:用户管理-功能结构图-20190520

流程图:

格式:系统名称/项目名称-(功能模块-)时间

释义:一般情况下,我们的文档是在原型完成后进行编写的,所以好多时候不同模块的流程图就在同一个Visio文件中完成了。此时我们在文件命名时,只需要命名到系统名称/项目名称即可,关于功能模块的列表,可以在Visio中进行区分。

格式:用户管理-(登录模块-)流程图-20190520

用例图:

同流程图

原型:

格式:系统名称/项目名称-产品原型-版本号-日期

释义:RP文档也会有不同的分类,例如交互原型,所以对于我们产品汪来说,“产品原型”几个字还是需要标注一下的。因为这些文件最终还需要上传git或者svn,可能会跟其他部门的文件混淆。

注意将未评审和已评审的文件放在不同的文件夹中。

示例:用户管理-产品原型-V1.0-20190520

PRD文档:

格式:系统名称/项目名称-PRD文档-版本号-日期

释义:注意将未评审和已评审的文件放在不同的文件夹中即可。

示例:用户管理-PRD文档-V1.0-20190520

测试文档:

格式:系统名称/项目名称-测试文档-版本号-日期

释义:我们都是以版本为单位进行测试的,此处只需留存底稿即可,因为该类文档,基本上不会存在来回修改的情况。

示例:用户管理-测试文档-V1.0-20190520

结语

好了,这就是笔者今天分享的内容。每个公司环境不同,每个人的习惯也会不同,笔者这篇文章的重点在于说明一下,资料的归档管理对我们大家很重要。

如果对大家有所帮助的话,也希望大家能够点赞打赏一下,笔者在此叩谢。

还是借用我特别喜欢的一句话结尾吧:“一个人能够走多远,关键在于与谁同行!”

 

本文由 @晓庄同学 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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评论
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  1. 需求都在tapd上 还要归档吗

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    1. 是的,任何公司的团队都会有自己的文件管理工具,但一般上传的内容,都是工作的阶段性成果。本文只是表达,在工作的过程中,或者说是在自己的电脑上面,也是需要整理一下滴。 ;-)

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  2. Common sense,这个我真不清楚是什么?

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    1. 常识

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    2. 我还以为是个管理软件 :???:

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    3. 这位兄台,资料给你发过了啊…我要继续准备我的第八轮面试了…希望自己还能留在这个美丽的世界…

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    4. 常识,常识,曾经考研的时候,老师经常讲,一些知识点是common sense :arrow:

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    5. 理我啊 哥 我需要你的PPT

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  3. 我重新发布了一下,还在审核中,大家稍安勿躁哈~

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  4. 小编又排版了一下,看着不错,第一个赞给小编,哈哈哈。

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  5. 百度网盘打不开 :sad:

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  6. 百度网盘打不开

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  7. 网盘打不开

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