番茄工作法——提高工作效率

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今天想和大家分享一下“如何提高工作的效率”,无论做什么岗位,运营也好产品也好,都会对自己的工作效率感到头疼,首先我们先看看下面的场景是不是很熟悉。

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  1. 看到朋友圈的小红点,然后刷一刷你觉得反正就一两分钟的事情,无所谓了。但是,你的十分钟里有多少个一两分钟?
  2. 突然被乱七八糟的东西打乱了计划你觉得这都是别人傻逼,突然增加了你的工作量。但是,是不是你没有规划好呢?
  3. 做一件事的时候突然想起另一件重要的事你觉得哪个的紧迫程度更高,得先做那个,反正都一样。但是,你有没有考虑重新启动的时间成本?

任务的重启需要耗费许多额外的时间成本,如果不停地在多个工作任务之间来回倒腾,就会无形中浪费很多的时间。如果只做一件任务,就不会有此损失,这就是为什么专注的人比不专注的人时间利用效率高得多的原因。大脑开始一件任务的时候必须要有一定时间来“热身”。

举个例子:

你工作了一会之后,忽然感到一阵无聊,忍不住打开手机,五分钟后你想起来还要继续工作,但要回复到当时理想的状态,却需要一段时间来重新集中精力,把大脑里中相关的板块激活起来。而因为你玩了十分钟手机之后这些板块已经被抑制了。如果你的这个“热身”状态需要十五分钟,那么看似五分钟的上网闲逛其实就花费了二十分钟了。

机智在这里想推荐给大家一个方法,也就是很著名的番茄工作法。

能够提高工作效率,提高你的专注度及避免工作被打断。

首先先说说番茄工作法能带来的益处。

1、时间分块

番茄工作法让时间的慨念从“点”变成“块”,让我们对时间的分配变得有迹可循。使用番茄工作法可以提高对工作量的预估能力,知道“这个任务要几个番茄完成”,而从消耗的番茄时能够明确的能看出自己的工作效率。

2、保持专注

你会发现每个宗教都会有一个仪式感,通过仪式来增加人们的虔诚度,而番茄工作法的开始记时和结束计时也同样,不过换个说法——专注度。仪式开始后会变得很容易专注,时间到就停下休息;休息时间结束,就继续刚才的工作。劳逸结合的同时,即放松大脑也跟进了时间。

3、主动抗拒干扰

番茄工作法的工作规律刚刚说了它就是“仪式”,仪式开始直到结束,什么都不能打断你。通过仪式你会对时间更敏感,更尊重。番茄钟内的时间只能专心做目前的任务,尽量去掉干扰源,微信、QQ或邮件统统不看。同事有事找你,让他先等着。不仅如此,还应该要求对方做任何事情将问题和意见一次性收集和提交,碎片化他人的时间是慢性毒药。

4、提高你的规划能力

如果你总是被打断,你可能需要对自己反省,到底是否真的是突发事件?看一看活动清单中标为“U”的活动和今日“计划外紧急”区内的活动。透过这些条目,可以看出你在规划阶段有无规划好活动的类型和数量,以及预估的工作时间。计划外活动越多,预估的错误越多,通过每天的记录你就能慢慢知道你有哪些地方考虑不足,然后思考问题的角度也会慢慢的变得完整。

那么什么是番茄工作法呢?

番茄工作法的根本目的是使人保持专注,如果你觉得自己学习某种知识或是做某项工作不够专注时,就可以用番茄工作法,反之则不用。

准备工具

一个番茄计时器(一个计时的东西就行)

一张to do today 工作计划表

每天开始时填写以下事项:

  1. 小标题,包括时间、地点、人物。
  2. 清单,包含今天要做的事情,并按先做和后做的顺序排列。
  3. 表格中一部分留给“计划外的紧急事件”。这些事件是不可预期的,但又必须 要处理的,当他们出现在表格中时,可能会推翻全天的计划。

一份activity inventory 活动清单由以下两项组成:

标题:人物,事件。

想到要做什么就记什么,随处随记。一份记录表,用于记录原始数据。通常情况,记录表中包含数据、摘要、完成任务所需要的番茄时间。

规则

  1. 一个番茄钟由25分钟工作+5分钟休息组成
  2. 每4个番茄钟一组,之后有15-30分钟休息时间
  3. 番茄钟不可分割。没有一半或四分之一番茄钟
  4. 一旦番茄钟启动,就必须走到响铃
  5. 如果番茄钟被明确地打断——即中断不可控——则番茄钟视为无效,和没开始过一样,不能标记X,完成一个番茄钟标记X。
  6. 如果番茄钟开始后,一项工作提前完成,继续检查同一个活动,直到番茄钟响铃
  7. 保护番茄钟。有效告知、快速协商、重新安排中断,遵守约定,回电给中断者。
  8. 超过5-7个番茄,就拆分。复杂的活动应拆分为几个活动。
  9. 不够1番茄,就合并。简单任务可以合起来做。

流程

  1. 计划;在每一天的开始,从Activity inventory 活动清单中选出你今天要完成的任务,优先考虑他们,并把他们记在to do today 工作计划表中;
  2. 追踪;按照to do today 完成任务,加上计划外的紧急事件(当日需要做的),记录每项任务所耗用的番茄时间;
  3. 记录档案;每天的结束时,把已经完成的任务记录在档案(自己建,可以用书本,也可用电子表格)中。
  4. 分析;“你要跟踪和记录什么,取决于你要观察什么”

进阶过程

第一阶段:弄清任务时间,把“下一步动作(计划任务)”详细些(路径划)。例如:不是“看一本书”而是“看某本书到第几页或者某章”。

第二阶段:减少被打断的次数

内部中断 – 我们打断自己

  1. 使这些中断清晰可见;每当潜在的终端出现时,标一个撇号(‘)在工作表上要记录番茄的位置。然后执行下列操作之一:
  2. 假如这事确实迫在眉睫,不可拖延,把他标记在今日待办表格的“计划外紧急”区。
  3. 将这事记在活动清单里,标上一个U(计划外),如果需要的话给他定一个期限。
  4. 强化你的决心,完成当前番茄钟。在标上撇号后,继续完成给定工作,直到番茄钟响铃。

那些计划外紧急事物,可以有下列处理选项;

  • 他们可以在下一个番茄钟完成(但仍然以番茄衡量),顶替其他活动位置。
  • 他们可以重新安排在今天某个时候完成,顶替其他活动位置。
  • 尽可能地将它们的番茄钟向后排,这样有助于学习识别,什么才是真正的紧急,同时增加这些活动的可控和可计划程度。

外部中断 – 我们被人打断

根据经验来说,一般所谓紧急的活动,通常可以推迟25分钟到2小时(4番茄)。按照你的方式完成活动,并且安排紧急任务。使这些中断清晰可见

  1. 每当某人某事打断了番茄钟时,画一个(-)在记录番茄的位置旁边。然后执行下列操作之一:
  2. 在今日待办表格的“计划外紧急区”,记下新的活动,并填上与对方商定的最后期限。
  3. 在活动清单表格记下它,标一个U(计划外),如果需要的话给他定一个期限。
  4. 强化你的决心,完成当前番茄钟。在标上减号后,继续完成给定工作,直到番茄钟响铃。
  5. 每天拨出1个番茄钟(或更多,如果需要的话),来处理紧急中断。

写在最后

番茄工作法仅提供参考,不一定适合每个人,可以挑选适合自己的那一部分来进行使用。比如说调整每个番茄钟的时间,对于我来说25分钟太少了,所以大家也可以根据自己的工作效率来调整。由于本身的专注程度和工作效率就很高,所以我只是摘选了其中的工作规划来提高自己的规划能力。最适合自己的才是最好的,希望你能借着番茄工作法给你些灵感。

写在最后的最后

番茄工作法不适用于思维需要突破天际的工作,又或者说阅读之类需要持续性的工作。因为我刚刚在最开头提到过,任何工作都是由重启成本的。对于思路和创意来说,一旦被打断要再爆炸一次就很难了。

 

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