脱水版《谷歌与亚马逊如何做产品》:产品经理如何优雅地沟通

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goutong

谈到沟通,大部分人首先想到的可能就是当面形式的一些沟通,比如1对1交谈、会议、汇报演示等,而实际上除了我们所熟知的这些沟通方式之外,还有很多其他形式的沟通也贯穿着我们工作的始终,比如邮件、PRD文档等等。既然沟通如此之重要,那么问题来了,作为一名产品经理,该如何掌握沟通这门卓越的技能呢?Chris Vander Mey在他的这本《谷歌与亚马逊如何做产品》中以会议作为切入口,阐述了他的一些观点。

会议,对任何一家公司而言都是一种极为常见的沟通方式,而对于一名产品经理来说更是家常便饭,需求评审会、需求优先级排序会、项目排期会、客户访谈会、公司例会、部门例会……大多数产品经理似乎每天都被各种无休止的会议所缠绕,然而,大部分的会议效率是如此之低下或者毫无意义,但大把的时间不得不耗费在里面。那么,面对这样的一种窘境,作为一名产品经理又该如何应对呢?对于这个问题,作者Chris提到了一个关键技巧:尽可能少开会,但不能不开会。会同笔者的一些实际经验,我将Chris的观点整理如下:

第一步,当不是必须要开会时,学会用邮件替代效率低下的会议

工作中有很多的事情,其实根本不必开会,一封好的邮件有时候可以替代好几场效率低下的会议。既然邮件如此重要,那么问题来了,产品经理要如何写好一封邮件?Chris在书中提到了以下五点:

像记者写新闻一样写邮件

优秀的记者,会将他们想表达的最重要的事情放在文章的开头。因此,对于邮件而言,拙劣的邮件会将理由和辩解放在前面,匆匆扫过的阅读者永远不知道你在为什么而道歉。

使用精确的增量表达法

将某个变量增加或减少xxx(差值),即从(开始值)增加或减少到xxx(结束值)。例如:我们不得不将发布日期延后2周,即从8月7日延后至8月21日。

分点阐释原因

优秀的发件人将他的逻辑依据从视觉上划分成多个点进行阐释,从而人们可以轻松地发现要点。另外,各点之间的行间距是很有意义的,适当的留白能帮助你清晰地分隔出邮件中重要或特殊的部分。

立即停笔,你已经写完了这封邮件

到这里你的邮件就写完了。或许你还想给你的逻辑一句再添加一点数据,或许你还想通过其他内容来证明你的逻辑多么真实,但是,真的不需要这么做,因为忙碌的高管可能会在他的手机上阅读这封简单的邮件,然后迅速转到下一封,他们根本没有那么多的时间去读你的长篇大论。

设法用建议替代质疑

建议更容易被人接受,因为建议能让他人挑挑刺,而质疑是直接冲着他人的,会加剧他人的抵触情绪。

考虑受众的感受

考虑他人的感受不是一件轻松的事,但很有必要。如果你作为管理层写邮件给你的下属,你必须将邮件写得善解人意。

第二步,当不得不开会时,你需要学会有效应对五种不同类型的会议

团队会议

  1. 频率:一周一次,每次30-60分钟,提前发布议事日程;
  2. 目的:促使团队坚守使命,并就当前一些悬而未决的问题达成共识;
  3. 切记:团队会议开比不开好,哪怕这个会议超级简短,因为它使得团队有机会以一种不同的方式聚集在一起,它还提供了喘息的时间。

站会

站会往往快捷、高效,因为每个人离开了他们的电脑,并没有那么舒服地站着,因此会议不得不尽快开完。每人汇报三件事:

  1. 昨天做了什么
  2. 今天要做什么
  3. 遇到的问题

 1对1会谈

1对1的会议非常适合主管之间一起坦率的进行交流并公开问题,在会议过程中完成工作是1对1会议的精髓之一。请安排每周或两周与所有主管开一轮1对1的会议,即便及觉得没有必要。

产品评审会

评审会大多有大老板参加,而对于产品评审会,首要目标就是让老板们认可你的产品方向,让他们知道你的最新进展并提供给你反馈。会前先想清楚你要传递的确切信息,然后尽可能清晰、简洁地传递出去。由于这些与会者大都很忙,最好将你的会议控制在30分钟之内。

头脑风暴会

它的目标是收集尽可能多的想法,遵循4个基本规则,让会议带来更多创造性的效果:

  1. 不要在头脑风暴过程中批评他人的想法
  2. 说“是的,嗯……”
  3. 通过结构化来促进讨论
  4. 在头脑风暴结束时明确告知大家头脑风暴结束了

第三步,当需要你来组织时,学会如何组织好会议

允许改变开会的目的

开会有三大目的:解决问题、搜集信息、传递信息。一般会议都只为其中一到两个目的。开会的目的是可以改变的,千万要记住这一点!

拒绝在团队会议中发泄负面情绪

所有的危机都是最好的教育机会,比如当团队成员开始抱怨的时候就是一个机会。当某人在团队会议中散发出强烈的负面情绪并完全不顾及他人时,你需要眼里批评这种态度,但允许他在1对1的会议中发泄情绪。

使用鱼骨图等工具来解决问题

在团队会议中,当试图解决一个问题时,最有效的方法就是持续不断地问“五轮为什么”,直到找到根本原因,而鱼骨图就是最好的工具。

会后立即发出主题纪要

超过5个人参与的会议最好都在会后立即发出会议纪要,因为这样它的作用才能最大化,你的团队餐能感觉到他们是会议的参与者和下一步计划的执行者。不要过于担心纪要的准确性,因为人们会纠正你的错误的。

第四步,当需要演示时,学会如何做好一场演示

将演示时间控制在15分钟内

即便你幸运地被安排了1个小时或更长的时间,也一定记住对于一贯忙碌的高管来说,每个会议他们只有15分钟专注于你所讲的内容。30分钟内完成一次陈述一般遵循如下时间线:

  1. 第0-5分钟:等待,似乎每个会议都有5分钟左右的延迟
  2. 第5-15分钟:进行演示
  3. 第15-25分钟:讨论、答疑
  4. 第25-30分钟:重述结论和重要反馈,并就后续计划达成共识

 永远传达且只传达一个信息

三大理由证明你为什么应该每次会议只传递一个信息

  1. 试图传递两个信息可能会导致彼此混淆;
  2. 在讨论过程中,你的脑海中会有两个想法左右互博,兼顾两个信息的传递会让你难以掌控会议;
  3. 你只有15分钟进行演示,你没有时间传递更多的信息。

讲故事

人们喜欢听故事,故事有代入感,能将你要传递的信息与真实的生活链接起来,配合故事演示,往往能取得更好的效果。讲故事可以帮你实现五大效果:

  1. 将创意与个人生活关联起来,从而是听众产生代入感。
  2. 让观众跟着你的节奏走。
  3. 提供了一个人们都能理解的具体的例子。
  4. 描述了你将要解决的问题。
  5. 描述了你的解决方案将如何提升用户的生活品质。

制作“综述单页”

综述单页包含了你所要演示的关键因素,通常是演示文稿的第一页幻灯片,它应该包含四大块内容:

  1. 你想讨论的东西是什么
  2. 机会在哪里
  3. 提供的解决方案
  4. 成本和实施时间表

重点演示用户体验

重点演示原型图,为了从外部用户的角度来描述你的原型,请首先说明首要用户目标而非描述特性,然后你可以指出用户体验是如何满足这个目标的。

极度专注倾听

如果到目前为止你都是按照流程走下来的,那么只剩下最后一个不可或缺的工作了——倾听。你需要注意分辨反对意见的细微差别,看看哪些是不可通融的,哪些又只是抱怨。

后记:

打从担任产品经理的第一天起,就感受到了产品经理这个职位所面临的巨大挑战,在实战中不断地历练自我的同时,要想更快地成长,还需要磨两把刀:第一把刀就是“学习”,第二把刀就是“思考”。得益于网上众多圈内人士的推荐,我很轻松地筛选并购买了一些经典的书籍进行学习,《谷歌与亚马逊如何做产品》就是其中一本,全书干货很多,我把我所学到的一些感触比较深的内容做此梳理,希望可以引发各位看官的一些思考。

 

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