干货 | 你的产品团队如何实现信息共享?

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互联网产品相对于传统软件产品,最大的区别是需要快速迭代。团队信息共享是帮助产品快速迭代的一大法宝:可以减少团队沟通成本、增强成员团队意识、推动开发流程闭环等等。相反,信息不透明,会增加团队成员之间的不信任感、增加“等待”时间,是一些产品延期和失败的重要原因。下面从线上线下两个方面介绍一些常用的产品团队信息共享工具和方法。

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一、线下常用共享工具

下面是产品团队常用的一些线下信息共享工具。线下信息共享工具的好处在于极强易见性,团队的成员抬头就可以看到这些信息。缺点是需要专人实时维护、一次可共享数据信息量小。

1、故事墙 | 共享开发任务、进度——>开发驱动型信息共享工具

凡是做敏捷开发的都会听说过“故事墙”,但我们这里想介绍的是《腾讯方法》一书中介绍的腾讯故事墙。腾讯故事墙分为“计划”、“开发”、“测试”、“完成”四栏,通过让需求卡片在在四栏中流动,让团队成员可以很清楚的看到整个项目的开发进度。需求卡片分为三种颜色,黄色代表功能需求、蓝色代表技术需求、红色代表Bug。需求卡片的内容上包括任务、执行人、工作量和需要完成时间。需求卡片在需求墙上的位置越高代表需求优先级越高。

除了“开发进度”等显性的信息,故事墙也“共享”的一些隐性信息 。当“计划”区的需求卡片很少时,这说明产品给出的需求的数量和速度滞后了,需要及时补充;当某一个需求长期停留在某一栏,说明这个需求遇到瓶颈,应当与相关同事沟通了解是否需要增加支持或者精简需求。产品策划人员可以通过这些显性和隐性的信息来驱动产品的开发迭代。

腾讯方法一书中的数据墙截图

我根据自己的经验和理解对需求卡片进行了重新设计,突出了需求执行者,方便在故事墙上查找自己需要执行的需求。样式如下:

需求卡纸

2、数据墙 | 共享产品数据——>运营驱动型信息共享工具

如果说故事墙是开发驱动型信息共享工具,数据墙就是运营驱动型信息共享工具。数据墙上应该包括团队成员最关心最能反映产品运营状态的参数,例如“日新增”“日活跃”“次日存”“三日留”“均停留时长”等等,根据产品类型和所处阶段的不同来决定放哪些参数。

简单数据墙可以是简单的二维(参数、日期)数据表,并用箭头表明数据是增加还是降低,用加减表示数据是否达到目标。在关键日期上还要打上标签比如:v1.3版本上线。这样在看数据墙时我们就会特意去对比关键日期前后的数据,分析改版效果。通过数据墙的易见性帮助团队成员培养关注产品数据的习惯、增强数据分析的能力,明白当前产品的困难点、突破点在哪里。

当然数据墙上的参数也不一定要一成不变,在实际运营过程中发现新的关键参数,也需要在数据墙上展示出来。例如某次改版,有一些新的关键参数可以用来评估改版效果,一定要将该参数加到数据墙上去,并且要补充改版前这些数据的表现。

3、站立会议 | 共享工作内容——>团队驱动型信息共享工具

每日站立会议是敏捷开发Scrum方法中一个经典环节,从Daily Scrum Meeting每日站立会议的中文含义就可以对窥见一斑。 相比于敏捷墙(这里指故事墙与信息墙)无声的共享信息,站立会议带有更加明显的强制性和广泛参与性,可以用于打造团队意识。

站立会议上,团队成员可以结合故事墙上的“需求卡片”,向团队其他成员共享前一天工作内容、今日工作计划、工作中的难点、需要他人提供的支持和分享经验等等信息。产品策划人员可以反馈数据墙和故事墙上面表现的一些问题。为保证效果站立会不能拖沓,需要控制在每次15分钟左右。这也就决定了站立会议不是解决问题的场合,应该等到会议之后再拉上问题相关的成员讨论解决。

站立会议的进行形式有两种:一是围绕“ 需求卡片(代办事项)”依次阐述,二是每个团队成员轮流发言。前者更看重任务执行,忽视个人(有的人可能没话可说);后者注重个人(每个人都有话说),但需要去组合大家的发言才能知道一个涉及多人需求的进展情况。

二、线上常用共享工具

线上信息共享工具的优点在于可以共享的信息量大,方便自动化维护(如通过管理后台),而且可以设置查看屏障,很多移动端APP也使得线上共享信息可以随时随地看到。但线上数据需要团队成员主动去查找。

1、邮件 | 会议资料、会议总结——>轻量级的及时信息共享工具

我使用邮件共享最多的信息是会议资料和会议总结。邮件不会像企业QQ那样容易被消息的洪流淹没,也能做到一定的及时送达,而且不对对方造成太强的干扰。相比于QQ,邮件适合传递和共享信息量稍大且需要对方引起重视的信息。给对方发送邮件之后应当通过企业QQ或其他及时通讯工具提醒对方查阅。

团队成员有必要给同种类型的邮件约定一个统一格式的主题,如所有会议资料邮件主题都设置为“【会议资料】XXX会议讨论资料”。这样,团队成员可以通过设置“收件规则(邮件过滤)”将邮件归类处理,从而提高邮件处理速度。

2、tower | 线上数据墙——>中重度信息共享工具

tower是一个被广泛使用的团队协作工具,可以发起讨论、设置共享文件、任务提醒和强大的搜索功能,对小团队来说是一个极好的信息共享工具。

另外,tower的看板模式也可以制作成线上的故事墙:在看板上设置四个清单,在每个清单上添加任务;任务可以指定完成成员并设定截至时间,也可以在各个清单之间拖动。但当需求足够多时,看板上就没那么方便去展示了。

Tower版故事墙

3、共享文件夹 | 设计稿原件或者——>重量级文件共享工具

共享文件夹适合放置一些占存储空间很大、不方便在线上工具上修改操作的文件。占存储空间大的例如:设计稿的PSD原稿、视频文件、渠道包等。不方便线上编辑的文件例如:共同维护的Excle表格、word文档电子版等。

这类文件对团队成员来说属于最不经常使用到的文件,可以放在共享文件夹存档备用。使用共享文件夹的最大缺点在于:离开局域网环境后就不能访问共享文件夹了。

 

作者:马成宇(微信号happymcy),有米科技产品经理。

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