产品设计对完整场景考虑的重要性

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我们在做产品设计和规划时如果仅仅聚焦于产品本身,那么在体验上的提升是有限的,必须要考虑产品被使用的完整场景。要有横向和纵向的思考,横向即可以打通周边的资源或模块,纵向则是对一个场景的深度分析。

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前一段时间产品经理在讨论如何提升语音会议这个产品的体验,他们提到的点无非是提升语音质量,增加更多接入方式,更明显的会议提醒,会议过程中的控制等等。其实说来说去都还是聚焦于语音会议本身,虽然语音会议的核心领域有很多可以提升的地方,但是总会有个极限。就拿语音质量来说,假如团队使足了力气把语音质量提升到了人耳无法再区分的优秀音质后,还要怎么提升呢?就像手机屏幕分辨率一样,提升到人眼已经无法识别的精度后,再做投入收效也不会很大。

语音会议这个产品如果单从产品本身来看其实在体验方面的提升会比较有限,而且也很容易被诸如Skype、QQ电话、微信语音聊天替代。所以语音会议体验上的提升要拔高到会议的高度,把语音会议只看成其中的一个环节。

如果从会议的角度来考虑,那么就可以将体验过程分为三个阶段,即会议前、会议中和会议后。产品在做设计时也可以分别针对会议这三个阶段来做完整的场景考虑。

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会议前这个阶段就涉及到会议资源的预定、与会人员时间的协调、会议通知的发送、会议接入方式的确认,可能还会涉及到会议室的准备、督促与会人员按时与会等。这个阶段有些事情的确只能靠人来完成,其中也不乏很多痛点,单是重要与会人员时间的协调可能就十分麻烦。

所以一个好的会议预定系统它首先要能跟公司的会议资源预定系统关联起来,比如它可以直接选择会议室、选择时间段、预定投影仪、会议终端、甚至是音响、话筒等。如果是小公司没有会议资源预定系统,那么管理员也可以在后台做一些简单的会议室配置,这样不同的人预定会议时可以很容易看见哪些会议室被占用。

除了会议资源的预定还可以比较方便的选择与会人员,如果能跟公司员工的组织架构、团队日历、考勤系统关联起来就更好了。这样就可以很容易看出选择的会议时间段有没有时间上的冲突,如果与重要与会者的日程安排上有冲突,马上可以给出推荐的时间。

很多会议还会有一些背景材料需要与会者提前阅读,那么这个会议预定系统也要方便的关联文件系统、网盘等,可以将相关会议材料附上。

预定完成后也可以一键发送出会议通知,与会人员可以接收到会议通知的邮件或者移动办公系统中的推送消息。大家都能清楚的看到会议时间、地点、其他与会人、接入方式等等。在会议开始前15分钟会有再次与会提醒。如果是语音会议接入的与会者,也可以在会议通知中一键接入语音会议。

可以看得出来仅仅是会议前这个阶段就有很多事情要处理,如果只是聚焦于语音会议本身,结果会议的组织让人头痛无比那么在体验上也是不完整的。

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会议一旦开始,就属于会议中这个阶段。在这个阶段首先要考虑的是会议形式,如果考虑到要结合语音会议,简单来说至少有三种会议形式。

第一种是会议所有的与会者都不在同一个地方,即大家都是语音会议接入。这种场景下不同的与会者可能都是用手机接入,所处的环境可能是在任意地点,可能在办公室,可能在家里,可能在车上,可能在户外,可能在走路,可能网络信号不好。这个时候要考虑的就是如何做到背景音的去除,如何在网络不好的情况下转换到普通电话,有人掉线了要如何提醒其他人等。

第二种是一部分人在会议室,另外有人在其它地方以手机上的语音会议接入。这种场景下显然在同一个会议室的与会者不可能都用自己的电话接入会议,这时就需要一个公共的会议终端来接入,这样在场的人才能听清楚。这个时候可能还需要展示会议材料,那么还有投影仪、电脑的连接等情况需要考虑。

第三种是一部分人在一个会议室,另一部分人在外地另外一个会议室。这种场景下肯定两个会议室都是以公共的会议终端来接入。如果这个时候有会议材料需要讲解,那么就要考虑两个会议室的屏幕共享和同步了。

可以看到不同的会议场景在需求上也是有差别的,产品设计也要考虑到不同会议场景下的诉求,否则一旦遇到不能覆盖的场景,那么体验就会打折扣。

会议过程中还会涉及到会议控制,比如把临时的与会者呼入进来,将某个与会者静音,手机接入时还要防止有私人电话呼入。会议中还会遇到诸如投票的环节,那是不是可以利用语音会议给大家发送投票和统计呢?这也是可以考虑的。如果之前的会议通知里本次会议里有多个议题,每个议题都有时间,那么在超时的情况下还可以有提醒,防止讨论过于发散影响会议效率。

有的会议室的投影是直接为一个智能电视或机顶盒,那么语音会议系统是否能快速搜索到并连接起来然后播放文件?对于用手机接入的与会者是否也能在手机上看到材料的播放?这些材料是否可以很方便的从消息会话组、文件库、网盘、之前的会议通知中打开?

可以看出即使会议中这个环节如果仅仅考虑通话音质也是不够的,有很多场景可以提升会议的体验。

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会议结束后也是有很多地方需要考虑,这个阶段就是会议后。首先可能就是会议纪要的输出。会议纪要通常需要某个与会者手工记录一些内容,但是可以从会议通知中生成一个模板。这个模板包含会议的时间地点、与会人、会议议题、背景材料等,这些信息都是现成的。同时如果会议过程中有投票和其它展示材料都可以附带上,这个在会议过程中产生的,完全没有必要让做会议纪要的人到处去统计和寻找。

会议过程中可能还会产生一些工作任务,那么录入的会议纪要内容是否可以方便的生成一个工作任务并分配给指定的人?当下次有相关的会议时,这些跟踪任务又可以被很方便的调出来供与会者查看?

通过会议通知生成的会议纪要模板,只需要填入一些手动录入的信息,然后就可以一键发送给与会者了。不仅有会议上的共享文件,投票记录,还有工作任务的分配,这样的会议纪要肯定要比普通的文字记录要专业有效得多。

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(图片来自网络)

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所以我们在做产品设计和规划时如果仅仅聚焦于产品本身,那么在体验上的提升是有限的,必须要考虑产品被使用的完整场景。要有横向和纵向的思考,横向即可以打通周边的资源或模块(如语音会议跟会议预定、会议通知、组织架构、文件网盘的打通),纵向则是对一个场景的深度分析(如语音会议的三种不同形式)。

这就如同假如微信仅仅有消息聊天,没有朋友圈、红包、支付、理财、游戏等,也就不能支撑“一种生活方式”的理念一样。只有考虑了完整场景下的体验,用户的感受才能够完整,对产品的依赖性才会更强。

 

作者简介:邓俊杰,金蝶云之家首席用户体验架构师

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