产品经理必须学会的会议管理技巧

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在一个产品项目启动的时候,身为产品经理经常需要和各类相关人员(设计、开发、测试等)进行沟通,一个项目启动会议的召开很有必要,有利于让所有相关人员对项目有一个整体的了解,认识项目组的各相关配合人员,明确各自将展开的工作。那么,一个简单迅速的项目启动会议需要如何进行呢?

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明确会议内容

在启动会议开始前,产品经理需要明确会议将要讨论的内容。通常,只要我们明确了会议将要讨论的内容,就可以确定需要参会的人员。

在上周,我就已经确定了这次会议要进行的3个内容:

  1. 介绍这个项目的背景、整体情况
  2. 项目开发阶段,项目成员的沟通方式
  3. 进行初步的需求评审

因此,这个项目所需要的参与人员就是设计、开发及测试人员。明确好会议内容后,我们需要做的就是通知所有相关人员到会。

会议通知

会议通知的方式一般可以有口头通知、邮件通知、聊天工具通知(QQ群、微信群),最好的通知方式是通过口头或聊天工具通知后,再次发送邮件通知。确保所有相关人员收到通知。那么,一个有效的会议通知需要包含三个要素:时间、地点、主题。

时间

确定会议召开的时间,这个时间的确定通常我们需要协调参会人员的时间。个人认为时间最好选在上午上班后的1个小时,通常是10点左右。这个时间点,有利于参会人员提前做好准备,并且也是进入状态的一个较好时间点。

地点

地点的确定主要是一些大公司的会议室往往很多人使用,可能需要提前预定会议室。

主题

确定会议将要讨论的主题,列出主题的要点。这有利于让会议相关人员做好准备。

当然,会议通知还可以包括其他要素,例如会议名称、会议主持人员、提醒事项等。

下边是我编辑的一个简短的会议通知例子:

会议时间:10点30

会议地点:会议室

会议内容:

1.需求技术评审

2.后续的工作沟通方式确定

3.项目整体介绍

这是一个很简单的QQ群通知,如果是要稍微正式一点,可以通过发送会议邀请邮件,并且内容的措辞也需要注意一些。例如下面的例子:

HI,

各位,我们将在2016年5月9日(今日)上午10:00召开项目启动会议,

会议主题:项目整体介绍及需求初评

会议内容:

1.介绍本项目的整体背景

2.确定项目开展后的沟通方式

3.需求初步评审

会议主持:可飞

会议参与人员:小明、小红、小绿、小白……

友情提示:请携带好笔和笔记本进行记录。

可飞

2016-05-09

会议开始前的物品准备

会议开始前,组织者需要提前准备好会议需要的物品,例如会议开始需要的电脑、投影仪、资料、白板和笔等。当然,有的公司可能还会准备些食品糕点之类的。这样,可以保证会议开始后,不会因为临时需要,浪费时间再去进行准备。

会议过程严格按照内容进行

会议召开的的过程中,我们需要保证会议进行的过程中没有偏离会议的主题,或者在一些不重要的问题上浪费太多的争论时间。当然,这并不是绝对的,如果是需求评审会议,我们首要的目的就是解决会议中大家发现的一些需求不明白或有争议的地方。保证会议不偏离主题的原则:

严格按照事前的会议通知主题纲要进行

确定每个议题大概需要的时间,如果某个问题在该时间范围内未能达成共识,则记录下来跳过,后续相关人员在会后自行沟通

确保会议有结论、有记录

今天的会议,基本上按照我事先明确的会议内容展开,这里主要提下我认为不足的地方。在介绍项目的整体背景时,没有准备该部分相应的PPT,仅仅是我用语言描述,导致效果不是特别好。参与者很难集中注意力,随时跟进你的表述,有一个PPT的介绍,可以达到更好地介绍效果~

另外,开会的目的,一定是为了解决某些问题,或者达成某些目的。因此,我们需要记录会议过程中发现的将在会议后寻求解决的问题,会议中决定的某些问题等。

会议结束后的总结

会议结束后,我们需要将本次会议记录发送给所有参会人员,有时也需要抄送相关的领导。这样做的原因在于:

确保会议有结果、有产出,便于会议决定的后续工作的展开

让未能参会的人员了解本次会议主要的决定

在需要时,能够溯源跟踪事情的起源

下面是我会议结束发送的总结邮件:

Hi, all

本次会议沟通内容如下:

1.项目整体情况介绍

该项目为集团目前重点项目,目前产品和技术的主要任务是在8月份,确保项目的Web端、移动端(IOS、安卓)、微信服务号的多平台上线。

如果你想对项目有一些基本了解?可下载附件内容(或至svn查看,地址:\svn\xxx\文档,主要是项目的业务逻辑和我们所做的一些调研。

2.确定项目的沟通方式

2.1 从2016年5月9日起每周三上午10点进行项目的例会沟通(所有人员参与)

2.2 每次会议沟通完成后发送邮件对沟通进行总结

2.3 产品对文档等的修改记录要及时通知技术,并且每次口头的沟通改动需要立即在原型上体现,确保后续可以追溯,以免忘记

3.项目的用户端(WEB、管理后台)的原型评审,移动端等原型完成后会再次进行评审

3.1 管理后台缺少日志管理和内容管理部分

3.2 梳理商城的逻辑,主要是多人购买下单对物品的锁定处理方式

4.确定项目开发进度的时间节点

7-20 WEB端开发完成

7-30 WEB端测试完成

移动端开发完成

8-30 移动端测试完成

From:XXX

2015-05-09

以上是我对产品经理关于会议组织的一些个人经验和看法,会议管理方面还有很多需要学习和提升的空间。

 

本文由 @可飞(微信公众号:abckefei) 原创发布于人人都是产品经理 ,未经许可,禁止转载。

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