产品需求:“重要”和“紧急”,到底先做哪个?

12 评论 7526 浏览 66 收藏 14 分钟

重要紧急四象限,很多人都不陌生甚至广为普及。那么究竟有哪些通用的原则可以运用到我们的生活和工作中,这里通过对时间管理、任务管理以及需求管理进行阐述和理解。

四象限管理法则,常用于时间管理的规划方法,不管是自己在日常生活中的个人管理,还是在工作中的任务管理,很多人都会结合自己的实际情况运用。各行各业的专业人士都根据自己需要,整理出适合自己的模型,同时也通过这个管理方法受益良多,让自己的生活和工作井井有条和高效。

一、时间管理

通过使用四象限管理方法,个人可以用来规划日常生活计划或工作任务优先级。具体的优先级策略,引用百度百科内容如下:

  • 马上做:如果你总是有紧急又重要的事情要做,说明你在时间管理上存在问题,设法减少它。
  • 计划做:尽可能地把时间花在重要但不紧急(第二象限)的事情上,这样才能减少第一象限的工作量。
  • 授权做:对于紧急但不重要的事情的处理原则是授权,让别人去做。
  • 减少做:不重要也不紧急的事情尽量少做。

单看方法论说明还是比较容易理解的,整个管理方法的核心就是区分重要和紧急的事项。

道理都懂,但在具体执行时如何区分哪些任务是重要的,哪些是紧急的,哪些又是重要且紧急的…还需要结合自己的具体情况做出规划和选择。

下面以疫情期间去药店采购防护用品为例,对重要、紧急进行理解和区分,同时如果分别对应到四个象限的策略里,就可以采取相应行动来规划任务。

受疫情影响,很多人都积极采购防护用品,满足当下疫情中人们日常生活所需,然而自己所在小区附近的药店里,口罩、一次性手套等防护用品快要售完:

情境1

如此时自己家里的口罩也仅剩一两个,如果不出门去买之后很长一段时间可能就供不应求,从而给自己日常防护带来不便,因此需要立即采购,那么当下对于自己来讲,“出门去药店购买口罩”等防护用品就是重要且紧急的事情;

  • 因为购买口罩是自己的核心需求,需要优先解决,而且当前时间段购买口罩有时间限制,去晚了很可能就卖完了,因此会比较着急;
  • 此类事件可归类到第一象限“重要且紧急”事件,这类事情因同时具备重要性和紧急程度,因此通常都需要马上去做。

情境2

如果发现家里口罩还有好多,甚至还有很多一次性手套,只是酒精、消毒液没有,那么此时“出门去药店购买口罩”就是重要但不紧急的事情。

  • 因为本身准备口罩这件事是很重要,但是因为自家储备比较充足,不需要再浪费一个口罩出门采购,如果剩余防护用品足够使用,可以暂时不用着急出去采购;
  • 此类事件可归类到第二象限“重要但不紧急”事件,这类事情因具备重要性,但紧急程度较弱,因此通常可以先规划好再有计划地去完成。

情境3

以口罩储备充足为基础条件,如果此时药店发出广播通知,药店里的口罩、手套限时销售,下午六点之前再不来买就没有了,可能得过段时间才有货,那么此时对于自己来讲,“出门去药店购买口罩”就是紧急但不重要的事情。

  • 因为口罩快要卖完这件事本身比较紧急,过了今天就不知道啥时候会再有,只是因为自己储备充足,所以对于自己来讲就不是太重要了;
  • 此类事件可归类到第三象限“紧急但不重要”事件,这类事情因具备紧急程度,但因为对个人而言并不太重要,因此通常可以授权他人或协调分配去完成,比如可以找去药店的人帮忙捎几个口罩带回来。

情境4

如果过了一会药店又有广播通知说,药店内所有防护用品都销售完了,但是还有很多双黄连口服液、板蓝根冲剂,那么此时“出门去药店购买口罩”对于自己来讲就是不重要也不紧急的事情;

  • 因为药店内没有自己急需的东西,而且剩余的药品对于自己来讲并非核心需求,也无需太着急去购买,因此就无需多虑了;
  • 此类事件可归类到第四象限“不重要且不紧急”事件,这类事情因既不具备重要性,而且紧急程度也比较弱,因此可以忽略并寻找其它重要的事情去完成。

我们在日常生活中应多计划第二象限的事情,同时通过合理规划、未雨绸缪来减少第一象限的事情,同时警惕被第三、第四象限的事情冲昏头脑、扰乱计划,最终导致本末倒置。

二、任务管理

我们在日常规划工作任务时,会侧重于“重要”导向,鼓励我们优先完成重要且紧急的事情,同时着重规划重要不紧急的事情,而其他两种类型的任务可以选择合理分配、快速处理或直接忽略。

以“重要的事情”为导向的优点,是可以帮助我们适当地停下来做思考,去寻找和规划可以提升自己工作价值的任务,而不是一直在做“紧急救火”的事情。

经常性“救火”,久而久之会让自己陷入“我很忙”的假象节奏,到头来,很多重要的事情没有忙到点子上,领导交给的任务没有达到预期,同事找帮忙的事情还没开始做。自己觉得很充实,但其实是做了很多本末倒置、费力不讨好的事情,因此也不会产生太多的价值。

但回到现实工作中,我们真的可以按照这种理想的节奏来工作吗?在实际工作中,大多数人应该是做不到的,往往因为领导的一句“这个尽快完成,我一会儿要”,就会打乱你的所有工作节奏。

因此在职场中,对于职责内的工作任务,还是需要优先满足领导预期才行。当然也没有任何事情是绝对的,还需要根据实际情况来规划完成。

  • 对于领导明确要求要快速产出的任务要考虑优先做,此类任务会在较长时间得到领导关注,如果领导安排的任务与现在手头任务有冲突,不妨重新思考一下究竟应该规划到哪个任务象限;
  • 如果领导安排的任务并不着急,就可以计划抽时间做一些准备工作,争取完成度可达到甚至超出领导预期;
  • 如果是一些常规的任务,自己有能力分配给其他人,或通过协调可完成的任务就可以暂时交给其他人处理,但要求自己需对任务结果可控;
  • 日常八卦聊天、攀谈等跟自己工作无关的事情,就考虑应尽量避免在工作时间安排此类任务,既不讨喜对自己也没有价值,纯属消磨时间,还会打乱其他重要的任务计划,直接影响工作效率。

三、需求管理

现在在很多互联网公司,除了将四象限法则作为任务管理方法,还经常用来评估产品需求优先级。产品经理在实际需求管理中,评估需求时会将需求分类然后分别对应四个象限,最后得出需求优先级排序,并按照P0、P1、P2、P3依次标注。

1. 重要且紧急的需求

通常是线上产品故障,当前问题已影响用户正常使用需紧急修复,以及产品上线后与政策冲突,宣传文案与产品定义违背扭曲,产品监管有漏洞等严重影响公司品牌和产品利益的事情;

比如在放假期间,经常会看到微博因明星热点爆发导致服务器崩溃;受疫情影响,远程办公软件钉钉因高并发出现使用故障等,严重影响用户使用的事情,通常需要紧急优先处理。

2. 重要不紧急的需求

可以是对产品有重大改善的机会,甚至引领竞争对手的重大决策,也可以是一些对产品可以有显著改善的需求,可以增加产品亮点的需求;

但是因为市场上有竞品做类似功能,我们做了固然可以锦上添花,提升产品竞争力,但此类需求通常需要花费投入一定时间和精力,不会很快就上线,因此建议可以着重规划。

3. 紧急不重要的需求

可以定义为是用户在当下使用产品时遇到的一些小问题,可以快速解决,但又不足以影响他完成整个任务的且影响范围较少的需求点。如非功能性优化卡顿、信息流显示加载慢等,虽然在当下没有达到完美的操作预期,但是想想似乎又对整个产品造成的影响很少;

此类需求应根据实际情况安排计划完成,但不应作为需求规划的重点去重点关注,对于产品经理来讲,还是需要去挖掘和发现真正可以带来产品和用户价值的需求。如果现实中此类需求较多,可合理分配给团队成员或产品助力专员去跟进,同时自己要为结果负责。

4. 不重要且不紧急需求

此类需求既不影响正常功能使用,又无需现在立即完成的任务。如视觉排版略不完美、极限条件下发现的产品性能、交互问题,且同时没有用户反馈的需求点。

此类需求并不是说真的不重要,而是相对以上几种,这类需求优先级要靠后。因为对于用户来讲,产品可以实现的价值是可以为他们解决实际问题,因此他们更关注产品的可用性和易用性,因此此类需求可等到团队人力、资源充足时再安排跟进。

四、最后的话

很多时候产品经理的需求往往来自老板、领导上级,这类需求自带十万火急的属性:“这个需求要赶紧上,怎么实现我不管”,那作为产品经理而言,到底是需要按照方法规范严格计划,还是按照领导指令立即完成?最终在执行时还是需要依靠自己的智慧去分解规划,实际情况具体分析。

回到生活中,也经常会有突如其来的意外,打乱自己辛辛苦苦建立起来的幸福计划,此时不妨静下心来思考,哪些事情是重要的,是对自己有长期意义的。通过建立事情的“重要”导向意识,让自己的生活和工作更高效有序。

 

本文由 @王曙 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

给作者打赏,鼓励TA抓紧创作!
更多精彩内容,请关注人人都是产品经理微信公众号或下载App
评论
评论请登录
  1. 能否修复返回文章顶部无法停留的bug

    回复
  2. 有几个产品能做的了主,还不是老板排
    拍板吗?其实和搬砖一个吊样。但和领导走得近啊,哎 真香

    回复
    1. 你这个说的太对了基本都是老板拍板,如果不直接面对老板,上面还有领导,他在搞不清楚什么是紧急,更加麻烦,全是产品的锅

      回复
  3. 有没有类似于四象限的工作软件吗?

    回复
  4. 以前不觉得,现在事情多了,其实真的应该理一理,四象限方法真的很好用,很实用。感谢作者!

    回复
  5. 情景4应该是第3象限?

    回复
  6. 领导交代的事情十万火急,领导布置的工作超乎预期完成,前提得是领导的决策大伙觉得靠谱

    回复
  7. 常常因为救火,工作看起来很忙,回头看一点有用的成绩都没有

    回复
  8. 不重要切不紧急应该在第三象限啊

    回复
  9. 最后一段说到心坎里了

    回复
  10. 讲的不错

    回复
    1. 🙂 谢谢。

      回复