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3个步骤,做好SAAS选型

产品人晓明
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SAAS产品选型是互联网企业常常会面临的一个难题,本文作者从自身工作经历出发,结合案例分享了SAAS产品选型的相关步骤以及需要注意的问题,希望对你有用。

无论互联网企业,还是信息系统主要依赖外购的其它企业,经常会面对SAAS产品选型的问题。我服务过ERP厂商,也在互联网公司主导过SAAS(Software as a Service 软件即服务)选型,本篇结合自己的经历,以SAAS部署的ERP为例,谈谈SAAS产品选型的步骤策略,以及应该绕过哪些坑、哪些雷。

一、知己

“知己知彼,百战不殆”,在SAAS选型中,企业首先需要有清晰的自我认知,清楚自己的管理现状、信息化的目标与背后动因等等。

1. 企业的管理现状

企业在进行SAAS选型前,需要从管理现状出发,思考什么样SAAS化的ERP才能满足本企业的管控模式与业务特点。比如:多元化产业集团、单一产业集团、单体企业的管理诉求不同,导致他们的需求也不同。多元化产业集团可能侧重于战略管控或财务管控,那么在选型时,就需要关注是否支持集团财务管控、是否支持多行业、是否支持多级集团等。

单一产业集团可能是财务管控或业务管控,这在选型时,就需要重点关注是否支持多组织委托关系、是否支持多账簿等。对于单体企业考虑的不是这些,因为现在SAAS化的ERP对单体企业的支持比较成熟了,可能会重点考虑每年SAAS的使用成本。

除管理现状之外,企业还要多少考虑可预见的企业变革与发展,以便SAAS能够支持企业未来的发展需要。

2. 选型的共识目标

说企业ERP选型,没有目标肯定是不对的,但是很多企业在ERP选型前没有达成企业层面的共识目标;这是最要命的。

套用一句老话“ERP是一把手工程”,因此,ERP选型共识目标的达成,一定是站在企业全局层面上的,一定是企业主与高层管理团队共同认可的。所以,企业在进行ERP选型时,企业的高管们需要通过讨论、正式会议,形成ERP选型的共识目标,它会对ERP项目的成败具有旗帜性的引导。

并且,选型共识一定是从提升企业管理角度出发,而不仅仅是诸如此下的这些理由。比如:打破原有多个信息化系统间数据不共享的问题,解决老系统架构陈旧、易用性差的问题,等等诸如从原信息化系统出发,而形成的所谓的“共识目标”。

3. ERP选型的“非阳光”驱动力要不得

ERP选型的共识目标非常重要,但是有时候它是冰山上面的东西,与冰山下面见不到阳光的东西并不一致,这是万万要不得的;因为冰山水面之下的东西往往能够左右ERP选型是否真正成功。因此,在ERP选型时,企业主需要综合评估,本次选型有没有如下这些“非阳光”的背后驱动力。

比如:ERP项目是某领导的政绩工程,想通过ERP项目做权力的再分配,ERP选型是为了申报科技创新基金等等。若企业ERP选型中,背后有诸如此类的驱动力左右,一般情况下ERP选型后项目很难成功,因为选型时脑子就歪了。

二、知彼

SAAS化ERP选型,企业了解自己重要,了解ERP厂商更重要。原则上对ERP厂商的了解越多越好,但是也可以分为“必须课”与“选修课”;笔者认为如下4方面是“必修课”。

1. 要了解ERP厂商的综合实力、交付与服务模式

企业在ERP选型时,期望找的是一个值得信赖的长期合作伙伴;因此,要了解厂商的综合实力,比如:厂商的研发能力、SAAS产品的成熟度、产品创新能力、交付能力等,以及业务是否聚焦。以免项目实施后,ERP厂商倒闭或转行了;或者,售后服务响应慢,因为很多时候ERP出问题,需要看“急诊”。除了综合实力之外,还要重点了解厂商的交付模式。比如:厂商是通过本地化的分支机构交付,是通过实施伙伴交付,还是厂商总部直接交付等等。同时,还要了解厂商SAAS上线后的服务细节,比如提供哪些服务、怎么收费、服务方式等。还要重点了解一下是否提供上门服务,以及收费标准。这些信息在ERP选型前都需要了解清楚。

2. 要了解ERP厂商在本企业所在行业中有哪些成功客户

通用的ERP应用,基本是一个“721”关系,即:70%是通用功能,20%是行业特性,10%是企业个性化应用。甚至在某些行业中,ERP的通用性还要远远低于70%,需要通过行业专版解决。因此,企业在ERP选型时,务必了解清楚ERP厂商在本企业所在行业中有哪些成功客户,以及具体使用了ERP的哪些模块,二次开发工作量有多大?甚至,是否有样板客户,样板客户是否具有典型的代表性等。

3. 产品能否支持企业变革及能否满足未来应用的扩充

前面也简单提到,ERP要能够支持企业变革。企业都是处在动态的发展变化之中,在变化中经常会涉及到管控模式变化、多元化发展、组织结构调整、业务流程调整等;ERP是一个企业管理软件,因此ERP选型中需要重点考虑其对企业变革能力的支撑。同时,很多企业选型ERP后,未来可能还选型OA、CRM等,信息化的一个非常重要的作用就是打破信息孤岛。因此,ERP选型时,要考虑它与其它信息化产品的集成能力,能否满足这些应用的集成,以保护已有的信息化投资。

三、如何选?

“知己知彼“之后,ERP选型中有很多套路,笔者也难以一一陈述,仔细总结一下,如下几个关键点需要重点注意。

1. 尽量选择原ERP厂商

有些企业已经使用了ERP,现在选型更多的是往SAAS方式迁移或扩充模块。因此,如果能选择与原ERP厂商合作,尽量选择原ERP厂商。这样的好处是,最大可能的保护已有的信息化投资、降低选型风险与新系统的学习成本。

2. 需要产品演示

在ERP选型中,要看到本企业的需求是通过ERP如何落地的,这就需要厂商演示产品。这点儿,对降低需求落地风险,具有重要作用。当然,若是做为原型用户的新产品,该环节是可以省略的。

3. 参观样板客户

其实,有无样板客户也是衡量ERP产品是否成功的标准之一。

客户说好的产品,才是好产品。样板客户,一般能够代表ERP产品的最高应用水平;通过与样板客户的交流,能够直观的感受到ERP产品的应用状况。同时,通过样板客户可以简单对标,以明确本企业ERP选型的目标。因此,在ERP选型中,一定要参观ERP厂商的样板客户。

4. 面试实施交付团队

业内有句话“三分软件,七分实施”,因此,ERP项目能否成功,实施团队的经验、能力非常重要。实施团队的能力是软性的,ERP厂商实力强大,但并不能保证每一个实施顾问的能力强大,在ERP选型的签约阶段,非常有必要通过面试甄选ERP厂商的实施顾问。面试完毕,最好把实施团队顾问的名单签在实施服务合同中,必要时也可附上实施顾问更换条款。

5. 细化交付合同付款方式

SAAS产品虽然按年收取产品使用费、运维服务费,但是上线前,还是要支付实施交付费用的,并且实施交付影响到项目的成败。为了充分保护双方的权益,建议在ERP签约合同中,把实施付款阶段划分的细一些,这样也避免双方背大的包袱,更重要的是给选型方更多的保护。比如:在需求调研完毕、实施方案确定、上线数据准备、试运行、项目验收各个阶段尽量按照“前少后多”的比例方式进行付款。

四、总结

SAAS选型说复杂也复杂,说简单也简单。复杂在它涉及面广,简单在它和企业其它选型无本质区别,即:选型前“知己知彼”选型中把控好几个关键点。笔者希望通过SAAS化的ERP选型为例,帮助企业掌握选项方法,帮助企业选择一家可以信赖的长期信息化合作伙伴!

 

作者:产品人晓明;微信公众号:产品人晓明

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