协同OA平台:传递头脑意志的神经网络

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本文介绍了OA的概念、发展历程、平台的结构,与大家分享。

由于刚接触OA时,对OA的概念较为模糊,市面上也较少相关的说明资料,只能在工作中不断摸索。

因此决定整理工作过程中对OA的认识,从整体上对OA平台进行简单介绍。

一、什么是OA

1. 什么是OA系统?

引用王泉老师的解释,从广义上看:OA是企业除了生产控制之外的信息处理与管理的集合;再形象一点形容,如果一家企业的组织架构是骨架,员工是肌肉,管理者是大脑,那OA就是传递头脑意志的神经网络;因此面对不同层次的用户,OA就有着不同的价值体现:

1)对高层领导

OA是决策支持系统;OA以企业内/外部信息为基础,通过各种统计模式,为领导提供决策参考。

2)对中层管理者

OA是信息管理系统;OA利用业务各环节提供的数据,提炼出所需的管理信息,以把握业务进度,降低管理成本,提高管理效率。

3)对普通员工

OA是事务/业务处理系统;OA为办公室人员提供便捷明确的办公手段,提高员工工作效率。

2. OA的发展历程

OA系统起源于国内政府的公文和档案管理,大体划分为4个时代:

1)原始OA时代(20世纪80年代~20世纪90年代)

以office软件处理文档,传真机、打印机、复印机开始应用。

2)办公OA时代(20世纪90年代~21世纪初)

以政府机关、事业单位、大型国企为使用重点,以Domino/Notes为技术平台,公文管理、会议管理、用车管理、档案管理、电子邮件等为核心应用,通过网络(LAN/WAN)完成数据传输和共享;但功能模块较为独立,缺乏统一管理思想。

3)协同OA时代(21世纪初~现今)

以工作流为核心,从“紧密围绕办公管理”开始转向与企业业务管理相结合,手机短信、电子签章、移动办公、单点登录、门户等技术逐渐普及。

4)移动OA时代(3G开始普及后)

智能手机终端(包括平板)成为主要接入和使用设备,结合手机二维码、移动地图定位、各类通信软件的即时沟通,共同构建协作平台。

3. 协同OA的定义

如果说OA还只是一个工具系统,那协同OA是包含着管理思想和管理理念,通过信息化手段规范、提升企业管理的软件体系。

二、协同OA平台的结构

协同OA结构大致如下图所示:

用户通过PC、移动端或者其他应用终端(如营业厅自助服务终端)进入门户首页,门户根据用户身份提供应用服务。

业务应用主要为用户提供业务服务;按照类型大致划分为6个分类并简单列举了各分类中的应用,实际上OA系统可以接入各种业务系统,为用户提供服务。

应用支撑层主要为业务应用服务;例如工作流引擎和表单设计器支撑流程的个性化配置,门户平台工具搭建系统门户,统一用户中心对组织架构、用户信息、系统权限等进行管理,甚至控制第三方应用的使用权限。

最底层的基础设施,用于保障系统的正常运作,为系统的稳定、安全提供保障。

下面简单介绍一下几个比较常见的平台应用。

1. 统一用户平台

统一用户平台主要对各业务系统的用户体系进行统一管理,是实现单点登录的前提;实现统一用户管理,通常需要第三方应用提交注册申请,由平台提供标准服务接口完成接入,接入后在统一用户平台管理应用的使用权限。

1)用户管理

用于管理每个用户的基本信息,例如姓名、电话、证件、部门、职务、出生年月等;除了基础信息之外,还会承载密码管理、排序、应用使用权限等功能。

2)组织架构

组织架构是企业流程运转、部门设置及职能规划最基本的结构依据。一般按照单位-部门-人的层级进行划分,如果是大型企业或行政机构会更加复杂。由于存在一人多岗的情况,规划需求时需要注意判断这个业务功能是按组织架构身份进行划分,还是只是以人的维度进行划分(例如采购审批时必须使用采购部门下的身份进行审批,而填写和查看日程时则只需要按人进行划分)。

3)角色管理

角色是连接权限与用户的桥梁,通过创建角色并分配用户与权限,使用户得以管理或使用某些应用;除了权限分配,角色还用于流程的绑定,再向下细分甚至需要区分角色类型、考虑不同角色叠加的逻辑。

4)权限管理

权限管理是每个业务系统都要重点考虑的问题,基本分为菜单权限、数据权限、操作权限;菜单权限直接管理目录;数据权限除了基本的数据范围(例如单位、部门、个人),还有列表、表单字段的控制等;操作权限主要控制当前查看数据的操作。

另外权限还有互斥需求;与具体的角色或用户解耦,根据业务需求灵活配置等要求。

5)接入管理

接入管理主要用于第三方应用接入时提交申请,用于对应用的名称、地址、端口等材料的审核,实际上也可能直接通过邮件完成申请的接入。

6)应用管理

对于已接入系统的应用,管理员需要跟踪应用的接入状态,根据业务需求调整应用的使用范围;普通用户则需要查看可用的应用系统,甚至同步至门户首页。

2. 门户平台

门户是一个聚合多个信息源,并可让用户自定义所需内容的界面;门户上的信息可能来自系统内各个业务模块,也可能来自其他应用系统。但门户除了信息聚合以及个性化设置之外,通常还需要统一用户平台以及单点登录的支撑。

在信息来源基础上,通过权限的控制,为不同角色的用户提供不同的门户架构与系统信息,用户根据自己可调整的门户架构以及信息来源,设置个性化门户。

1)信息源管理

门户对各业务系统的信息进行聚合,信息来源包括各业务系统的应用消息(例如待办消息),信息发布平台的文章(例如通知公告、知识分享,甚至文档管理等),还有第三方应用的使用管理。

2)排版管理

门户平台在搭建门户时,实际上是一个建站系统,提供框架及组件的支持;管理员通过各种组件搭建出门户的框架,再通过数据源的控制完成门户信息的填充。如果要考虑用户的个性化排版,为了便捷、高效以及美观,建议只在管理员搭建的框架下调整。

设计符合客户使用的门户,难点在于调研清楚客户的管理模式;部分业务需要按组织架构设计多层级门户,也有按业务类型设计门户结构的场景;另外对于不同角色的用户,可调整的门户区域、可设置的信息来源、可查看的信息范围都不一样。

3)提醒方式

OA系统其中一个重要机制是消息不间断机制,其目的是让用户在任何情况下都有途径获知OA中的信息。因此OA系统有多种消息提醒方式,业务系统在设计时也要注意与OA消息提醒渠道做好对接。

3. 工作流引擎

工作流是OA的核心,配置工作流的过程就是将企业各种事项的流程通过计算机软件规范化实现的过程。本文把工作流引擎简单分为7个模块,以下说明各模块主要满足的场景:

1)表单绑定

流程流转过程中需要在表单上完成审批意见,最基本的是一条流程一个表单;但也存在审批流程可能需要绑定多个表单的情况(例如生产过程中不同部门办理时需要不同单据),此时除了引擎与表单的关系之外,还需要考虑表单之间的关联。

2)步骤类型

步骤类型大体概括分为开始步骤、标准步骤、流程网关、结束步骤4种类型;标准步骤是用户在进行流转审批时的办理步骤,场景细分还包括办理和阅办;流程网关主要用于流程分支与合并,甚至触发子流程。

3)步骤权限

步骤权限主要管理经办人在当前步骤可操作的权限,包括表单可填写区域、附件增删改查以及部分业务功能,例如业务要求只有在特定步骤才可以删除附件,或在某一步骤需要清空表单等。但是为了避免与业务系统过度耦合,引擎的步骤权限一般只管理表单相关的部分,其余限制由业务系统自行管理。

4)经办人配置

用于配置此步骤的办理人,主要根据配置具体的人、条件(例如某一步骤经办人为此步骤经办人)、角色、表单字段等逻辑完成配置。除了配置经办人,还需要确定此步骤的办理逻辑,例如是否需要多人办理,是逐个审批还是协同审批、由谁决定流程走向等各种业务场景。

5)动作配置

步骤与步骤之前需要通过动作进行连接,根据不同动作流转至不同步骤,因此动作的意义主要是给用户指明流转方向;但是在审批过程中,也存在不同动作流转至同一步骤但触发不同结果的场景(例如请假审批流程,同意或不同意请假流程都会走向办结,但同意时可能还需要记录请假日期,自动扣除此用户请假天数)。

除此之外,动作可能才会承载某些特殊条件的触发,例如经过某个动作后,需要计算审批时间。

6)版本管理

随着企业的发展,审批流程也需要不断的优化,但是流程调整难免会影响正在审批的业务,因此需要通过版本管理区分新旧流程,避免影响正在审批的业务。

7)权限管理

权限管理可以分为管理权限以及使用权限;管理员对流程进行增删改查,再通过使用权限分配至对应业务部门使用。

8)后续跟踪

以上主要是流程配置以及管理的简要介绍,但是流程在审批时,还有对流程各维度的监控;例如对每个步骤的监控,可及时催办、疏通审批流程,提高环节处理效率;对流程全过程的监控,可为企业优化流程、调整绩效考核提供参考。

另外对于审批过程中产生的信息,最终还可以汇聚成大数据进行统计分析,搭建领导驾驶舱,直观展示企业当前运转情况。

4. 表单设计器

表单与工作流往往相互配合,工作流负责审批流转,而表单负责数据的采集、计算与展示;但表单设计器除了负责审批过程的数据采集,还有非流程的业务需求,例如问卷调查、投票等,因此表单设计器需要独立于引擎。

设计表单相对简单,主要通过各种控件(如单行文本、多行文本、下拉框等)完成表单样式的搭建,再设置每个控件的属性、样式,即完成表单的设计。如果要考虑搭建的便捷性、规范性问题,可以通过表单模板快速导入实现高效配置。

三、写在最后

在OA系统结构中展示的,只是OA系统的骨架,而将每个细分的平台或业务系统剖开,都是一个值得我们仔细品味与了解的世界;而这些世界之间通过不断的数据交流,最终协同完成办公的任务。

另外,我们在规划一个如此庞大的平台时,除了关注系统功能的规划,还需要加强企业管理理论的学习,了解客户的管理模式,从更宏观的角度观察整个业务的布局。

OA系统要真正解决客户问题,必定需要了解客户的管理理念,在客户旧有理念与OA全新管理理论中寻求平衡,才能搭建出符合客户需求的、可以真正落地执行的业务平台。

以上是本文内容,希望本文可以让大家对协同OA平台有大致概念的认识;如有理解不到位的地方,欢迎交流补充~共勉!

 

本文由 @庞庞  原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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