当你的文档一团糟时,也许你该想想是不是没做好文件管理了

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这篇文章通过需求分析这个角度去描述另一个主题,也算是另一种总结的写法尝试…

wenjianguanliceshi

上周周末的时候,重新翻了一遍自己做第一个产品时的一些产出内容,包括:竞品落地方案的对比、新产品形态、新产品E-R图、各个用户故事的分析等等,每个文件都有好多版本:

屏幕快照 2016-08-20 22.21.43

以现在的眼光,一个个文件,重新复盘了一遍当初做的东西,收获颇多。

很庆幸找回了这些工作上的文件,不然也无法向过去的自己学习。同时,也又是意识到了一件事,那就是:

文件的良好命名和版本留档真的非常的重要,甚至,关系到了每个人的自我成长。

在阐述为何重要之前,大家可以先尝试回答下面的两个问题:

1、什么叫文件的良好命名?

  • 需求列表
  • 3.5需求列表
  • XX产品的需求列表
  • XX产品的需求列表-1
  • XX产品3.5版本的需求列表
  • XX产品3.5版本的需求列表-8.18
  • XX产品3.5版本的需求列表-8.18:增加个股页优化功能

以上都可以是同一个文件命名,想一想,选出你觉得比较好的。

2、什么叫文件版本留档?

– 情况1:

  • XX产品的需求列表

– 情况2:

  • XX产品3.1版本的需求列表
  • XX产品3.1版本的需求列表
  • XX产品3.2版本的需求列表
  • XX产品3.3版本的需求列表
  • XX产品3.4版本的需求列表
  • XX产品3.5版本的需求列表-8.10
  • XX产品3.5版本的需求列表-8.11
  • XX产品3.5版本的需求列表-8.12

以上也都可以是同一个产品你看到的留档方式,同样想一想,再选出你觉得比较好的。

…假装过了10秒…

大胆揣测一下,我觉得有很多童鞋会想当然的认为,越详实的命名越好,版本留的越多的越好。

其实不是的,以上的两个问题都没有一个统一的答案。为什么呢?

很简单,因为做任何事情,都存在“需求”两字,即使细小如文件命名和留档也一样。需求不同,又如何以一个统一标准去评判好与不好呢?

想要说清楚这个问题,下面就要结合具体的场景啦:

一、基本需求:识别和找到文件

能够被识别和找到,这是文件存在的最基本需求。

那如何判定为“被识别”呢?举个例子:

屏幕快照 2016-08-20 17.55.47

  • 左边是大头虾先生的方式:系统自动命名,只用123来做区分;
  • 右边是细心小姐的方式:清晰表达文件内容;

虽然右边确实“看起来”比较好一些,但是这样就可以说左边的命名一定比右边的不好吗?未必。我们给这个例子加一个具体的用户使用场景:

某天,大头虾先生和细心小姐两个人同时接收到一个任务:分析产品的3.3.0的数据。于是,他们就从第三方统计平台上下载了他们需要的数据,进行统计计算。但是,这个第三方平台有个特别不好的地方:它无法一次性下载所有需要的数据,得一个个case的下载,因为这一点,他们俩下载了一堆的case数据。然后再一个个case计算,把最终的结果一个个填写到汇总的表格里。

在这种场景下,很多文件都是一次性或者临时使用的,并不会长久留档。这样的话,左边这种默认命名的方式是不是就更加高效了呢?至少省掉了重新取名字的时间。

因此,对于那些生命周期特别短暂的文件,文件命名要求是什么呢?

“新建文件n.xlsx”即可。

二、效率需求:快速找到需要的文件

这个需求就可能存在两种情况了:

  • 用户在文件创建不久的一段时间内能够快速找到它;
  • 用户在文件创建相当长的一段时间内还能够快速找到它;

举个类似上文的例子:(右侧不同了)

2

  • 左边是大头虾先生的方式:系统自动命名,只用123来做区分;
  • 右边是细心小姐的方式:清晰表达文件内容;

如同上面一样,我们附加一个使用场景:

另外的某天,大头虾先生和细心小姐的Boss说,“给我一下产品3.1版本的数据分析文件,我想回顾一下历史的数据情况怎么样。”细心小姐很快就把文件找到了,而大头虾先生还在各种新建文件夹.xlsx中挣扎。

在这种场景下,文件是长久需要被使用,会留档的。如果依旧采用左边这种自动命名的方式的话,在某个需要用到文件的时刻,你可能就会遇到所有的文件都是“新建文件n.xlsx“的尴尬情况了。(千万不要太自信于自己的记忆力)这个时候右侧的命名就能够很好的解决了我的问题,帮助我更有效率的找到想要的东西。

因此,对于那些生命周期比较长的文件,文件命名要求是什么呢?写清楚文件承载的内容。

“XX产品3.3.0数据分析.xlsx”即可。

三、社交需求:通过文件和他人进行沟通

产品经理嘛,这种情况再正常不过了,一般都需要:

  • 给开发们文档啦
  • 给运营产品上架资料啦
  • 给第三方合作文件啦
  • 给其他产品经理方案啦

在这些情况下,虽然说文件里面的内容才是最重要的,但是良好的文件命名会让他人对你有个好印象的同时更方便他人留档文件。

还是举个例子:

细心小姐:“大头虾先生,能把我们3.3.0版本的数据分析文件传给我吗?”

大头虾先生:“当然没问题啦,马上传给你。”

…10秒钟后…

您已收到大头虾先生的“baoer第三春.xlsx”文件

细心小姐:内心OMG,然后把文件修改成“XX产品3.3.0数据分析.xlsx”

觉得这个例子不接地气?日常不会发生?看下图选中的部分:(我真的不是黑程序猿们)

2

哈哈哈哈哈哈,要知道,即使原则一致,但每个人仍有可能“任性”的在原则正确的大前提下按照自己的方式命名。

那么,这个时候的命名要求又是什么呢?根据大众的接受情况,写清楚文件承载的内容。

还是 “XX产品3.3.0数据分析.xlsx”即可,只不过这次是给他人看的。

四、留档需求:自我(或者他人)需要历史文件

相信大家工作中也可能会遇到以下对话:

大头虾先生: “可不可以给我一下这个素材呀?”

细心小姐: “好呀,不过之前给过你几次啦”

大头虾先生:“哎呀,我又忘记存了”

细心小姐:…

如果这种对话经常发生,那么是不是很有问题呢?

  • 对于大头虾来说,总是问别人要同样的素材,一方面影响自己的工作进度,而另一方面也容易让其他同事对你的印象不好;
  • 对于细心小姐来说,经常被别人要同样的素材,一方面被影响了工作进度,另一方面,长年累月来看,也会对个人的脾气产生一定的影响;

那么,文件要留档,怎么个留法呢?

留下一些工作客观上需要的固定文件:

  1. 每个版本的产品迭代文件,包括:需求池迭代、需求分析、原型图;功能设计稿、标注稿、欢迎页、新功能引导页;应用商店宣传图、更新文案;产品数据分析等等;
  2. 每个版本的运营计划和效果(如果可以获得的话)
  3. 和第三方合作、对接涉及的文件;
  4. 自己纪录的其他文件;

留下一些自己主观想留下的文件:

  1. 过去自己做的内容的各个大版本;
  2. 现在手上在进行的内容的各个小版本;

客观的固定文件尽量都留档下来,指不定哪天就会用到,而更加具体和主观的文件留档,每个人都阔以结合第五点进行摸索。

五、自我(产品)复盘需求:进步与否一眼看穿

前面的几点内容,其实都是常识,差别在于有人做的比较规范、而有人不规范。

通过留档文件的自我复盘,才是我想重要讲的东西,也是我认为很多产品经理并没有意识到的。

互联网是个节奏快、竞争大的行业,如何才能不out呢?那就只能靠自己不断的in…into…

如何评判自己进步的程度呢?最粗的两个维度:

  • 横向:和同行对比;
  • 纵向:和自己对比;

和同行对比其实比较虚,为啥呢?产品经理这个岗位,泡沫还是比较大的,能吹的空间也是比较大的,不到真正一起工作,你可能都无法评判这个人到底真的厉不厉害。

而和自己对比就简单并且公允很多。自己做的东西,可以非常直观反映很多事:

  • 从基本功上:哪里进步了,哪里退步了;
  • 从思维上:以前怎么考虑问题的,现在又是怎么考虑的;
  • 从意识上:以前觉得什么重要,现在觉得什么重要;

工作日的时候,可能一直在打仗,没有时间去做这样的自我复盘,但是到了周末,或者空闲的时候,就该静下来,回顾一下这段时间自己的工作情况,发现一下自己到底是进步了,还是哪里退步了。

一个产品,和人也是一样,一样需要回顾每个版本做了什么,做的好不好,哪里好、哪里不好。(这个话题太大,有机会下次再写。)

因此,没有良好命名的留档文件,你怎么找到过去的自己呢?

所以,这个时候的要求又是什么呢?

无论你是:

  • “XX产品3.1版本的需求列表.xmind”
  • “XX产品3.1版本的需求列表.xmind”
  • “XX产品3.2版本的需求列表.xmind”

还是:

  • “XX产品3.5版本的需求列表-8.18.xmind”
  • “XX产品3.5版本的需求列表-8.19.xmind”

抑或是:

  • “XX产品3.5版本的需求列表-8.18-增加个股页优化功能.xmid”
  • “XX产品3.5版本的需求列表-8.19-增加首页优化.xmid”

都是正确的,差别就是看你想自我复盘的多仔细了咯。自我复盘,又是一个大话题,希望以后有机会讲讲。

#专栏作家#

killifer,微信公众号:killifer,金融资讯&工具类产品经理。脑洞大、笑点低、间歇性“有毛病”的理工科实力逗比少女。

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评论( 3

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  1. 详细的命名不仅是为了复盘与整理,更重要的是………………………………………………我是强迫症呀

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      发现了…哈哈哈哈哈~不过我觉得这种偏执很可爱啊!

    2. 回复

      哈哈哈哈,没点偏执也做不了产品了 :idea:

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