初级产品经理如何进行需求通气会?

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编辑导读:需求通气会指的是邀请需求相关方参加,向需求相关方透露接下来准备开展的需求,并请求各位相关方在开发过程中予以支持的会议。对于初入产品坑的新人PM来说,需求通气会全流程该做些什么?本文作者对此展开了梳理总结,与大家分享。

相信很多和我一样的产品小白都会面临这样的困扰,需求通气会自己一顿讲解,但是下面的技术大佬们一脸茫然,然后针对需求中的细节连环追问,会议被迫停止N次才继续讲解。

那么对于初入产品坑的我们,怎么能让自己的需求通气会更高效、更条理、更顺利呢?今天就要把我leader传授我的方法,加上自己经验和理解,一起分享给大家~

什么是需求通气会?

想要准备好需求通气会,首先要明确通气会的含义。“通气会”是指单位邀请媒体参加,向媒体透露该单位已开展或准备开展的工作,请求媒体在新闻宣传上予以指导和帮助的活动常称为通气会。

而将“通气会”和产品工作放在一起称之为“需求通气会”的目的,在于邀请需求相关方进行参加,向需求相关方透露接下来准备开展的需求,并请求各位相关方在开发过程中予以支持。

既然明确了需求通气会的含义,那么作为产品经理,需求通气会的全流程该怎么做呢?

本文主要从会议前、会议中、会以后的全流程进行介绍。

一、会议前:打有准备的仗

作为初级产品经理,我们自身经验不足,所以说“打有准备的仗”是我们一定要做的。

那么在会前我们需要做哪些准备呢?

1.1 需求调研

“需求通气会”的前提是产品经理需要把需求调研清楚,这时候的调研清楚不是说一定要把产品原型图、产品需求文档全部写完,写的很详细,而是重点强调对需求背景、需求目的、需求价值的调研。

如果产品自己都不知道整个需求的来龙去脉,无法准确把握需求的业务场景,那么在会议上就会一败涂地。

1.2 需求资料整理

会议上纸上谈兵,却没有相关资料的展示和讲解肯定是不行的。所以,我们需要将调研来的资料融入自己的思考,进行资料的整理。

那么作为初级产品经理,怎么进行需求的梳理呢?我们可以采用脑图、流程图和架构图来帮助我们进行规划和思考。如果直接使用软件进行画图,有可能某个地方画错了,修改的成本比较高,也会影响我们的思路。所以前期我们可以在本子上随笔画,边画边思考,并记录下比较好的想法。

思路梳理好了之后,可以先搭建好PRD整体框架,针对框架进行补充,梳理自己对于需求的理解,除了上面对需求背景、需求目标、需求价值的理解,更需要把整个需求的流程图、框架图、原型图(主要页面)进行绘制出来,需求描述细节部分可以先空着。

绘制流程图和架构图比较推荐以下软件:

  • X-mind
  • Axure
  • Processon
  • Visio

1.3 会议准备

做好以上准备后,我们需要联系和沟通相关人员,确定会议可行时间,并预定会议室,发送相关的会议日程。

综上所述,需求通气会前我们要打有准备的仗。

二、会议中:把控整体流程

叮铃铃会议马上就开始了,作为整个会议的发起者,需要确保相关的人员是否到齐,如果有没来的老师,需要及时联系并确认信息。接下来就是开会啦

经常开会的小伙伴都知道,开会怕啥?怕冷场啊~所以如果感觉到会议的氛围比较沉闷,我们就需要暖个场,来活跃大家的氛围。一般来说暖场时间不宜过长,3m左右即可,太长会影响会议时间不容易收回来,太短又可能还没暖起来就结束了。

那么暖场该怎么暖呢?建议小伙伴们可以选择一些非工作的内容进行讨论,包含饮食、兴趣、热点话题,既不会特别敏感,又容易让大家敞开心扉。

那么接下来就要进行需求相关介绍啦~

2.1 需求背景介绍

“需求通气会”围绕“需求”而来,所以首先需要介绍我们本期要沟通的需求是什么、需求背景、需求目的。

  • 需求内容:主要是明确需求是什么,一句话即可。
  • 需求背景:一个需求的诞生和演变有可能会精彩纷呈,我们可以采用讲故事的方式描绘整个需求从提出到最后确定中发生的一些列故事。
  • 需求目的:主要是明确需求的目标用户是谁和需求是在什么的场景下解决用户的什么需求。

2.2 产品方案大框架介绍

我们需要进行大思路大框架上产品方案的介绍。

为什么要先讲大思路大框架呢?这是因为大思路大框架能够帮助参会人员更好的理解需求,会先对整体需求架构有一定印象,不会一头扎进需求细节里面出不来。

那么我们该如何进行大思路大框架上产品方案的介绍呢?

这就需要我们之前绘制的业务流程图、系统架构图和功能结构图来帮助啦,可以根据具体的需求复杂度来选择使用,并不是全部需求都需要将所有的图绘制出来的。

2.2.1 业务流程图

业务流程图,顾名思义,用来描述业务流程的一种图,通过一些特定的符号和连线来表示某个业务的实际处理步骤和过程,详细的描述任务的流程走向,一般没有数据的概念。

业务流程图有4个关键要素:执行操作、顺序、输入输出、规则;要更清楚的描述业务流程可以有参与者这一要素。

例子:小张出差回来后需要进行差旅费用报销,经过上级和财务老师审核同意后,报销成功。

2.2.2 产品架构图

产品架构设计重点在于设计业务单元之间的逻辑关系,架构将之呈现出来。其主要展示不同系统层之间的关联关系和涉及到的相关系统,会从架构上给相关老师一个宏观的认知,思考该需求的复杂度和相关性。

2.2.3 功能结构图

功能结构图是用来表示复杂功能的内部结构,包含了哪些子功能。其优点在于在画原型之前,画出详细的内部结构,然后和前后端工程师过需求的时候,能够让大家很清楚的知道这个功能由几部分组成、每部分是什么、各有什么作用。

以购买商品为例,主要包括以下三个部分:

2.3 产品页面和模块介绍

在这个部分主要结合功能结构图,分析每个流程对应的页面,每个页面对应的模块,每个模块对应的功能。将页面所涉及的模块以及目的进行介绍,不用详细介绍到需求细节的逻辑走向,有一个大体的认识即可。

以购买商品的确认订单为例:

2.4 需求讨论

需求讨论是需求通气会很重要的一个环节,但是进行需求讨论需要注意以下几点:

  • 前后端工程师可能随时提问题,但我们不能随时终止回答问题;
  • 需求背景介绍完,要和大家互动询问大家的看法;
  • 需求内容介绍完成,会议最后留作讨论时间;
  • 针对问题及时进行记录和回答,针对无法现场确定的可以先记下来,会议结束后再确定。

三、会议后:整理跟进

需求通气会结束并不意味着事情完结啦,我们还需要及时整理会议上的待确认问题和需要优化的地方进行修改,并进行会议记录的整理和存档,方便追溯。

以上就是要和大家分享的内容啦,希望可以为和我一样的产品小白提供帮助~

 

本文由 @榭雨潇潇 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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  1. 写的不错 很适合小白 加油

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