如何在开放式办公室里高效工作

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你工作过的办公室很可能都是开放式的,它们作为一种打破工作场所层级结构、把员工从小隔间里解放出来的方式,已经被广为使用。

然而这种办公室有利也有弊。一方面,开放式办公室能营造一个更易于合作、创新和社交的环境,不同部门和团队之间可以更容易地交换观点。另一方面,开放式办公室也被认为是个会严重分散员工注意力的环境,根据声音研究所(The Sound Agency)的一项研究,该环境下的员工生产力会暴跌66%。

每天在开放环境下办公,怎样才能促进合作、提高效率呢?以下策略或许能助你保持清醒、高效。

筑一道“虚拟的墙”

在开放式办公环境里,他人的存在就是梦魇。TED演讲者、《声音与商业》(Sound Business)一书的作者朱利安·特雷热(Julian Treasure)说,人脑只能同时处理1.6场对话,如果你的意识游荡到了附近的讨论中去,就不剩多少脑力来工作了。

如果同事的声音和动作让你难以集中,你可以尝试在自己和办公室里的其他人之间筑一道“虚拟的墙”。怎样做呢?比你想象的要简单。一副耳机就够了。

即便是退回到个人世界的我们,往往也听着既不利于专注也不利于高产的音乐。但是想保持高产,就不要播放有人声的音乐,比如收音机、播客,乃至带歌词的歌曲,它们只会进一步占据你大脑里的空间。


“用音乐盖过噪音就像把糖衣涂在泥巴上;看上去像蛋糕,吃起来可不像,”特雷热说。图片来源:15five.com

最利于专注的声音是那种自然且不可预知的声音。电子环境音乐阻隔噪音的效果就不错,也不会让人分心。也可以试试用立体声耳机聆听双耳节拍。神经生理学家认为这些声音能引导大脑进入深度专注、有创造力且放松的状态。

分出一张“团队讨论桌”

让员工既开心又高产的关键在于有不同的空间来做不同的事。建筑设计公司根斯勒(Gensler)的一项新研究发现,员工工作时有超过一半的时间处在深度专注状态,大约四分之一的时间在合作,剩下的时间则分配给学习、社交和其他工作。

当然,在办公室里工作的人还是大部分时间都坐在自己桌前,但到了需要深度合作或学习的时候,换个环境就能帮大脑换个档。在办公室安置一张较大的“团队讨论桌”,让谈话和想法在这张桌上流转自如,并鼓励邻座之间有意识地闲聊。

在用来开会的房间里可以尝试放置高桌子,高到每个人都得站着,而且墙壁要用落地大白板,这样的安排能促使人们积极参与讨论。相反,也可以设置一些独立的房间,让人能安静独处。可以尝试在门外放一块黑板,写上自己在屋里做什么。这样,团队的其他人就知道他们埋着头的原因了,也会让他们安静地完成工作。

如果空间足够,可以把打印机、复印机等噪音水平较高的机器从工作区域移走。此外,时不时离开座位四处走走也能带来额外的好处,这有助于重新集中注意力,恢复判断力。图片来源:TNW

拿出“请勿打扰”的态度来

《应用心理学》杂志发布了一项研究:寻求帮助的人在工作中做得更好,但提供帮助的人实际上做得更糟。科学家判断,在帮助他人和做本职工作之间的转换会带来沉重的“认知负荷”,因为每次你回头继续工作,都得让自己重新熟悉一遍工作细节。更不要提什么“多线程工作”的概念,那根本就是个谬论。

要想解决这个问题,可以每天分出一个时间段,在这几个小时内不被打扰,专注于自己的工作不分心。一定要告诉同事你在这段时间里真的不想被打扰,当然紧急情况除外。要把足够的注意力分给最重要的工作,而你可以在这一天的后半段时间里与同事合作或帮助他人。

虽然开放式办公室不一定适合所有人,但它能给文化、创新和合作带来巨大影响。不过,和所有的好东西一样,开放式办公室的应用也必须保持平衡。

 

文章来源:果壳网

原文链接:http://www.guokr.com/article/437357/

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