关于提高沟通效率的九个技巧(今晚不加班篇)

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对于产品经理这个岗位,沟通占据了工作大量的时间,特别是创业型团队,每天花费在沟通上的时间能多到占据工作的50%到70%。当你发现自己每天在忙,工作做不完的时候,应该跳出来想一想,在沟通上面是否还有很多优化的空间,总结提炼下问题,通过提高沟通效率,是不是今晚的班就不用加了……

刚入行的时候,我自己就存在误区,认为沟通能力这种软性能力,又无法量化,觉得时间都应该花在业务逻辑梳理、需求撰写、数据分析这些政治正确的事情上,而且一般情况下,很少有人会觉得自己有沟通问题。但是对于产品经理,这种高度密集信息源的岗位来讲,沟通能力贯穿项目全程,至关重要,如果能做高效沟通,能避免很多无用功甚至返工,以及较少内部摩擦、提高个人在团队中的公信力。

关于沟通首先想说的一点是,沟通其实不是一个人的事,受你的大环境和团队成员的影响。所以如果你能在做好自身的基础上,发现还是沟通成本很高,就需要果断地将这个问题直接抛出台面上,引导团队一起来讨论,大家一起找到问题的根源,落实到制度原因还是个人原因(相信合理的建议都是能被个人接受的),再制定一些基本规则,细分明确一下工作职责,大家相互配合来提高效率。

关于产品经理的沟通问题,在我自己交了一些学费和观察总结一些优秀的产品同仁的沟通技巧,有了一些基本心得。

一、自信、专业、理性是前提

每个公司里基本都会有一个类似同事老王一样神的存在,他们非管理层但是说话分量很足,很有群体公信力,仔细分析,都能挖掘出这三点:自信、专业、理性。当然这里会有一个误区,对于工作性沟通,不是为人和善、亲和力十足就是好的沟通基础,专业性和理性才是更重要的,也就是形成个人职业公信力。一个人的公信力不是一朝一夕就能培养出来的,需要不断提高自己的专业性,如工作方法优化和对工作细节的重视,始终保持自信、理性的态度,一点点累积,最终构建自己的信任防火墙。从心理层面来说,大家在心里都会对别人形成一个信任打分机制,而如果专业性等不足,慢慢做减法,会导致最后说什么都很难获取对方的信任,这种时候的沟通成本都是高昂的,再谈什么沟通技巧都是砍柴不磨刀式的挣扎。

二、理解时细心,表达时简单易懂

沟通过程其实是一个理解、分析、表达的递进过程,任何一个环节的问题都可能导致沟通不到位。关于分析,跟个人的思维模式关系紧密,之前文章有提过,此篇不展开http://www.woshipm.com/pmd/894812.html。主要来讨论下理解、表达,很多人没有将两者区分开,当做一个笼统的沟通问题。就拿我自己而言,我是一个理解能力强于表达能力的人。理解过程是个静态过程,偏向于思维,需要细心分析;表达过程是个动态过程,还要有比较好的临场能力。表达过程可以运用演绎和归纳推理,理解主要是运用演绎推理,这里的拓展理解可以参照《金字塔原理》表达的逻辑。

在沟通的时候,一定是先细心去理解再采取高效的方法来表达,我们经常会犯自己还没理解透彻就开始急于表达的错误,或者是表达不到位、表达过于啰嗦导致对方理解成本很高的问题。

当你在理解的时候,你用的完全是自己的思维;但是当你去表达的时候,你就要学会去考虑对方习惯的思维,表达的时候其实是一个吸收再创造的过程。

例如,我们在沟通需求的时候,有些炫技派产品经理习惯去讲一些专业性的词语,觉得口语化、或者用一些很接地气易懂的比喻都是体现不出专业性、不够逼格的表现;或者说话啰嗦,说了5min没有重点的内容还没讲到结论,直接将沟通对象的热情扼杀在摇篮,这些都属于没有采取最简单易懂的表达方式。

“if you can’t explain it simply,you don’t understand it well enough”,这是爱因斯坦很早提出来的结论,就是说明炫技没什么厉害的,重复啰嗦可能是自己都没搞懂,讲得谁都能懂才是真厉害。很著名的费曼技巧也表达了同样的意思:判断自己是否已经掌握一个知识点,就看你能否将它解释给一个10岁的小孩并让他听懂。

三、面向对象式沟通

产品经理要面向不同的人群,并且他们由于自己的专业性限制导致的思维模式、理解模式都有一定的倾向性。所以我们需要迎合各个人群的专业语境,以“定制化”的方式沟通,能增加友好度,降低沟通成本甚至争取到有利资源。

比如我们要跟老板过需求的时候,这个时候,好好想想老板这个人群的特点:相对傲娇、商业导向、没啥耐心(当然是对下属的时候,对投资人都笑的像花儿一样灿烂)。既然这样子的话,老板好这句话之后的第一句话要高度概括你的需求目的,下一句话高度概括你的需求大概流程…当然,最多三句话不能再多了。然后接下来,展开描述的时候,要始终落脚点是能吸引新用户、增加数据流、提高订单成交量等等跟平台交易、投融资数据有关的点上。表述的时候,要客观理性,通过已有事实和基本规则逐条分析各种方案的优缺点,以供老板大人选择。另外,在这种时候,除了语言沟通,还有原型也是一个重要的表达媒介,这个时候的原型最好是高保真,这里的高保真不仅是UI、交互完善,填充内容也要尽量场景化,能体现出当前定位的数据;例如我们要做一个网红教练的拍卖系统,通过网红私教个性化物品拍卖来促进用户和私教在平台的互动,这个时候的商品选择如果是私教的签名训练服、获奖纪念物品boss们就更容易对号入座了。

同样地道理,当面对开发、面对UI时,也要根据他们的工作性质,来选择跟他们对话的方式。比如,开发小哥哥们长期习惯使用机器语言,因此我们的沟通也要尽量严密、高逻辑性,总的原则就是调理清晰、简单粗暴。并且尽量避免感性沟通,因为大部分开发同学说话方式就是直来直去,要习惯这种语境,也不必为此生气。

抓取沟通对象岗位职责所关注的点来沟通,才能更顺畅,例如你跟公司视频业务方一直强调你的前端呈现要做弹幕、扫码留言等交互,用户体验多么友好酷炫,人家听不进去,直接画重点告诉人家视频拍摄的调性、主题分类、讲解配音要求才是真爱。

对于产品经理来说,我们日常沟通的同事总的来分,就是我们的上游、下游和同级的产品同事。这个时候抓住他们相对于你而言所处的位置的独特心态,面向对象式、针对性精准沟通。

四、开放性心态沟通:不要为了反对而反对

《原则》里讲到:封闭的人时常打断别人发言,开放的人则善于倾听和引导对方发言;封闭的人常说,“我可能错了,但是我认为……”,开放的人知道何时陈述,何时提问;封闭的人不喜欢被挑战,开放的人永远保持好奇。大部分人都是建立有强大的自我防御机制的,不管是生理还是心理层面。对别人的言论尤其是异见,会保持高度的警惕、甚至抵触情绪。良性循环的沟通就是要克服这种本性,以开放性心态去沟通,不要为了反对而反对,为了赞成而赞成。

每个人对一件事基于自己的认知都会持有一个观点,但是在之后的沟通碰撞过程,需要我们开放性心态,认真思考,然后及时调整自己的观点。

而封闭心态的人往往有两种特性,一是固执,二是过于自我。

曾经的一位产品同事,逻辑思维、分析能力都很好,但是具备以上两种特性。最后大家每次跟他的沟通都会变成他为了反对而反对,因为封闭心态完全听不进去别人的话;而假若开始是赞成的,后面就变成为了赞成而赞成,因为他要艰难地维持自以为的那份话语权。因为总是这种沟通方式跟技术同学沟通,让大家感觉工作效率低,被开发部门的CTO约谈了几次,最后的结果肯定是不太好的…

刻意练习自己的空杯心态,尝试着认真倾听并消化对方的话,特别对于之前存在沟通问题的同事。我曾经在很长一段时间由于沟通问题情绪低迷,后来尝试保持这种开放性心态来沟通,又对一些之前沟通不顺畅的同事有了新的认识,并且也学到了来自这些异见视角的新东西。

五、想清楚再说话,有依据再沟通

想清楚再说话:

曾经跟几个同行朋友讨论过工作时候的沟通问题,大家一致很反感那种你刚讲完,就开始发表自己专业见解的人,因为这是不尊重别人和个人表现欲过盛的体现。大家应该会碰到讨论工作的时候,还没等别人把话说完,就赶紧说no或者yes的同事,特别是很年轻的团队。这个坏习惯,第一就是最基本的社交礼仪都没有做到。还有更大的坏处,因为情绪驱动,导致还没有想清楚就开始说话,也就是所得结论很可能是主观惯性思维下的产物。

甚至很多时候,当沟通过程突然出现了一个新的问题,难以一下子想到解决方案或者覆盖齐全所有场景,就应该直接跟大家说明情况,表示需要更多的思考时间,总之一定要是想清楚再说话。不要为了面子,为了表现自己的专业性和敏捷,给出一个不成熟的结论然后事后又不得不打脸。相信很多人会有这种体验,在慢慢成长为一个成熟的职场人过程中,是应该逐渐杜绝这种情况的发生。

有依据再沟通:

对于一个属于资源争取性质的沟通会议,最好提前收集好相关依据,会极大提高沟通效率。因为对于产品经理来说,我们平时要沟通的大部分都是其他岗位同事,大家之间就会存在专业认知上的沟鸿,这个时候直接拿出相关数据、线上的实例来佐证自己的观点,更容易说服对方。由于这种职业沟鸿限制,太理论或者抽象地讲道理,对方其实很难跟你共鸣。

六、沟通的时效性:及时沟通和提前沟通

及时沟通:

及时沟通是指当你疑惑的地方,或者因为个人思维局限性、专业局限性考虑不全的地方,一定要及时找到相关人员沟通。听起来像是讲了一句废话,但是仔细想一想,其实很多人不能100%执行这件事。

第一种,因为大部分人是有鸵鸟心态的,特别是沟通对象是你的上级甚至老板的时候,这个时候大家的小忧虑就出来了,担心说错话表现不好等等。对于互联网从业者的工作都是时效性很强的,在你这纠结中很可能就错过了某个时间节点。

还有一种就是有疑惑的时候,根据常识或惯性思维猜测,不去找到相关的人员确认就开始往下进行,可能是小问题很难被发现,但是这个时候很容易埋下隐患。

提前沟通:

当预估到沟通成本会比较高时,在正式评审会议或者需求讨论会之前,提前沟通会很有帮助。提前跟话语权高的人私下沟通,对方会因为你的特殊对待而产生好感,并且此时沟通的发挥空间比较大,很容易获得认同,然后在公开讨论时,由于这种KOL的引导和群体效应,就比较容易获得广泛性的认同

七、迂回战术:不要非黑即白

我们可能会经常碰到这样的沟通局面,就是两边意见分歧,并且谁也说服不了谁(当然万一不行,只能睡服啦)。这个时候双方都观点明确,大家都为了证明自己是对的毫不妥协,沟通很容易变成情绪拉锯战。所以像前面提到的保持自己的开放性心态,采用迂回战术,在两者之间找到平衡,结果并不是非黑即白,非A就是B的。

例如,我们有一次在首页卡片式横划区需要做划完9张直接跳转更多页面的功能,开发同学坚持既然卡片的标题行能跳转,这个功能就没有意义。我们从各个角度讲了他的交互意义,似乎对方都不买账。其实这个时候并不是对方多么不能理解它在产品层面的意义,问题的根源是整个开发周期比较紧张,这个功能对于他们来说只是体验优化层面的功能,性价比不高,因此他们这个时候的沟通是带着“找茬”的心态。后来我们及时跳脱出来,通过引导大家讨论它的开发周期跟项目周期,并且提出最后处理这个地方,如果那个时候开发还有充裕时间,就完成这个功能,如果没有,就下一期,这么一说大家就比较能接受了。并且既然是相互理解的基础上,也不会存在为了不做这个功能故意拖延。

我们在沟通的时候,只要不是原则性问题,都能采用迂回战略,跳脱出顽固的二维思维,仔细想想,好像确实不是非要采用A,或者采用B…

八、保证信息对称性:上传下达要及时、全面

透过现象看本质,产品经理这个岗位就是一个万能型的翻译者,翻译自己、翻译市场、翻译业务方、运营、老板、翻译用户、翻译开发…作为一个在团队里上传下达或平行沟通的高密度的信息源,除按照上述方法保证信息传递的高效外,还要保证信息传递的对称,这个对称就是及时的、全面的信息到达。此时产品经理扮演的角色就带有项目管理的性质,保证这个需求从规划到开发落地阶段的信息对称,能够避免返工、无用功等情况。

例如,需求规划的时候要考虑是否牵扯其他业务线或者可复用、可合并的地方,这个时候要及时沟通到其他业务方和负责的产品;需求落地开发的时候,需求、UI变动、前、后置条件、入口等地方的关联模块,以及引用公共模块需求、复用老需求,都要及时了解清楚相关内容,保证信息的对称,以免漏掉隐形坑。

关于这一点,我自己得做法就是需求文档里,在全局说明中列举出所有关联内容,能起到梳理思路并提醒自己、开发、测试同事的作用。

九、其他

1、避免关于细节或者A∕B测试类问题的长时间沟通拉锯战

过久的讨论一个问题点,容易消耗个人的理性,被感性带偏,从而导致沟通的低效,而且很多细节问题是不值得花费过多时间去研究,并且像A∕B测试类的问题没有对错之分,就像争论先有鸡还是先有鸡蛋一样没有结果。

2、给予认真付出的同事以肯定

我们都知道一个项目的进行过程中,不可控因素太多,是一场耐力战,并且最终结果可能是无法上线、上线效果不好等等,所以对于认真付出的同事,及时给予肯定,也是同事之间同理心的表现。

3、一个好产品是要有一套全家桶表情包的

如果你真的无法说服TA,可能是缺了一套表情包吧,哈哈,至于原因,大家都懂得,我就不多说了…

后记:在做产品之前,我一直自我定位为一个沟通能力很强的人,甚至这一点是我入行前认为自己做产品最大的优势,因为以前是个随便就洋洋洒洒几万字的豆腐块青年。但是这种小众感性的、书面化的沟通能力,对于产品经理这个岗位的沟通要求,根本就不够,甚至是起到逆反的作用。踩了这么多坑以后,被怼了这么多次以后,终于从刚入行时,动不动要被气哭的感性妹纸,成长到今天,刀枪不入的理性小姐姐…

 

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题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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  1. 做产品的小姐姐,敬仰!

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  2. 想咨询一下A/B测试具体指什么么?可以举个例子或者抽象化说明吗?

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    1. 这里就是说的是在业务逻辑层面或者用户体验没有明显优劣区分的功能点,跟个人主观性联系比较大,只有增加样本才能得出结论的功能。例如保存按钮是放在页面右上角还是输入框贴边上部这种,都可以也都有利弊。

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  3. 很不错,图文结合的话观赏度会更高的,加油! :cool: :cool:

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    1. 蟹蟹嗷🤣

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  4. 心理分析很透彻,不免怀疑作者是学心理学的,很受用

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    1. 是有学嗷

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  5. 哈哈哈膜拜学习

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    1. 憋闹🤣

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  6. 不讲空话,不讲正确的废话。

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  7. 学习了,干货比较多

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  8. 睡服。。

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  9. 小姐姐的文章写得很好,要是再加点文字就更好了。

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    1. 应该是说的图片,下次下次🤣

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  10. 果然很有见地!学习了😊

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