效率提升的三个阶段,只有5%的人做到最高阶

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效率提升话题伴随职业生涯各个阶段,就目前个人可视的范围来看,效率的提升基本分为三个阶段,也代表着从职场新人开始不断阶跃突破的三个阶段。

效率,一直是我非常在意和关注的一个话题。效率是一个人生产力,价值,能力的直接体现。在探讨一切工作方法论专业知识之前,如果希望自己职业生涯有不断阶跃的发展,那么首先必须让自己效率进行同步阶跃的提升。

对我来说,成为一个不断追求用更少力比别人产出更多获得更多是一件很酷的事情,也将是个人毕生追求。换个角度讲是践行一种有原则的投机主义(一个有趣但有病的人曾经对我的评论)。

以下是个人围绕效率话题做的所有学习、练习、经验和思考的汇总,作为真实的分享和自己还没有完全做到的自省在此发出。

效率提升话题伴随职业生涯各个阶段,就目前个人可视的范围来看,效率的提升基本分为三个阶段,也代表着从职场新人开始不断阶跃突破的三个阶段:

  1. 用一些方法先从执行和计件工作中用一些方法脱离出来;
  2. 然后培养一些习惯让自己能够承担和操盘更多更复杂的事情;
  3. 最后转变一些核心思维、找到一些为人的基本原则让越来越多人和趋势来帮助你前行。

阶段一:用一些方法脱离执行的苦海

初入职场,没经验没话语权没人疼爱,执行和交作业充斥着每天的工作时间,整天忙到没时间吃饭锻炼蹦迪,加班到十一点回家仔细想想也想不明白自己到底在忙啥子,基本上是这个行业标准的新人故事了吧。

很多人工作2、3年都不能走出这个循环,痛苦无比,最终只能去寻找‘这份工作不适合我’的心理出口,离开,又到下一个同样的环境继续痛苦。尽快脱离执行和被动工作的循环,拯救自己的职业生涯。

以下是曾经开导了很多新人立竿见影的一些方法:

足够紧急的事情别人总能找到你

首先,开始改变的第一步就是想办法给自己凑更多的连续时间,先从每天工作时间陷入在各种垃圾沟通上,晚上夜深人静才能处理自己的作业这样的节奏走出来。

垃圾沟通很多,这个切实存在。想不清楚自己目标的PM,想让你帮他做作业的老员工,时间管理混乱的项目经理充斥着大大小小的互联网公司。新人们承受着这些低效垃圾沟通带来的最终影响。

明白一个道理:如果一件事情足够紧急,对方一定会想办法即刻找到你。

所以,每天规划好统一的处理‘信息‘的时间,只在这个时间段收集整理信息,梳理成待跟进的事项记录下来,按照优先级逐步处理。更多的时间尽量形成整块时间,处理真正重要的‘事情’。不需要随时响应一切找你的需求把自己的时间打碎。真正紧急的事情对方不会只给你留个言,一定会千方百计找到你的。

时间就像钻石,一克拉以下的统称碎钻,是不值钱的。

——张雨绮

回复微信,阅读邮件,打电话任何沟通都是获取‘信息’。把获取和处理信息本身当作一件事情,就是一件事情,在一天内同样整块的时间来统一处理。坚持形成这个习惯,垃圾沟通自然慢慢就少来找你,你就能踏出效率提升的第一步。

当面沟通当面沟通当面沟通

人类文明史上下五千年,科技发展至今,当面沟通还是唯一能够完整准确传递信息的形式,多少跨国会议千里迢迢就是为了当面几句沟通。当然不同的沟通工具有自己的使用场景和方法,有很多标准课程可以去学习。但是对于新人来说,在游刃有余运用各种沟通工具之前,还是建议不要去省几分钟走路的力气,尽量去当面沟通信息。

两个典型场景:

(1)一个产品出了BUG,运营在群里提出问题,隔了很久产品提出解决方案,又过了很久后端说这个要前端先改他才能改,一会过后前端回复了我现在处理其他需求中没有空,然后半个小时过去了。

明明是可以直接把相关人叫到一起,当面五分钟达成共识的事情。道理简单到你们会觉得以上就是一句正确的废话,但是这样的垃圾沟通场景又不断不断的在出现。

所以更重要的是要有这个意识和习惯,遇到紧急需要即刻沟通达成共识复杂的问题,第一时间站起身来,到对方工位,五分钟说清楚。

(2)一个项目方案细节,几方在微信群里沟通了半天没有达成共识,这个时候大家又各自在忙,然后达成共识我们约个会议吧。然后到会议时间互相等待一阵,大家坐下来开始聊,PK、发散,好像聊的不够多就愧对了这个会议的形式感和好不容易抢到的会议室。

任何紧急需要达成共识的事情,第一时间从座位站起来,找到对方,明确的围绕目标话题快速聊完。不断形成这个快速目标明确的当面沟通习惯,一定会帮助到你很多。

磨刀不误砍柴工

磨刀不误砍柴工这个道理从小到大多少人教过你了,所以重要的不是道理,而是用什么方法来保证落实‘磨刀到位’。一个问题清单分享给大家,形成习惯任何事情开始之前都能够花20分钟去写下来和想清楚这些问题,如果回答不了这些问题就意味着‘磨刀不够’。

  1. 事情的目标是什么,我和上级以及合作伙伴的理解是否确认一致?
  2. 如果事情成功了我接下来要怎么做?
  3. 如果事情失败了我接下来要怎么做?
  4. 如果出现一些风险(根据具体情况看)我将如何应对?

利用好预期管理

把管理预期当作一件有成本的事情纳入你的优先级考虑清单,不管是上级的预期还是合作伙伴的预期。典型场景如果一个项目遇到了上线风险的问题或者项目出现BUG,你不仅仅只是思考如何解决问题和不择手段的按时上线。

所以你要考虑的是,如果项目需要如期上线,那么需要付出的额外成本是XXX,获得的是什么。如果项目要放弃或者延期,其中一个成本是说服领导和合作伙伴(有多难),获得的又是什么。

综合考虑,有些时候延期几天或者放弃项目是更有效的选择。

建立自己的个人边界

最重要和有效的一条,建立和守住自己的个人边界(也可以叫做底线)。新人就是容易被欺负,被甩锅,被安排很多不应该和无效的事情这个是客观存在现象。大多数人走入两个极端,一直的隐忍或者干脆就是偷奸耍滑暴力抗拒。前者让你越来越忙很多时间投入在无效的事情上面,后者在职场难以生存。

正确的方式是一定明确你最底线的边界是哪些,在第一次出现被触碰底线的时候,明确和职业化(不要掺杂情绪)的表达你的底线边界不可触碰,且尽量让更多人知道和见证这个过程。

有意识的暴露自己的底线和边界,这样旁人才会知道这个人的底线在这里,他们后续也就会刻意的避开。一定不要去做一个老好人一直逆来顺受,尝试一次明确的公开的拒绝(虽然可能会造成一些负面影响),但带来的大家对你的边界的尊重一定值回票价。

阶段二:用一些习惯来驱动个人效率提升

当职业生涯从新人跨入下一个阶段,成为具有话语权的团队骨干或者管理者之后,面对的问题就变成了时间不够用,每天都在扑火擦屁股应对各种汇报工作。

效率提升在这个阶段的使命变成了如何让时间管理更可控,能够承接更多的事情。而能不能够承接更多的事情产出更多的价值,也就意味着你能不能进一步往下走。

连续时间拿来处理重要不紧急事项

重要不重要,紧急不紧急的事项管理方法也是听过太多太多遍了。但大多数人还是找不到这个工具真正有用的地方在哪里,每天还是被陷入在各种紧急事情的扑救上面。

然而仔细思考一下,每天为什么都有那么多所谓紧急的屁事不断的出现,来源大多还是没有提前处理重要不紧急的事项。比如:老板上周就要求提交的报告,但为什么上周不写,因为上周在写一个本来上上周就可以提前写的方案。

与拖延不拖延症并没有太大关系,不要停留在我有拖延症这个心理出口上就停下来,归根结底是工作思路和习惯的问题。

每天工作效率最高,时间最连续的时候,最重要优先处理的并不是重要紧急的事情,而是重要不紧急的事项(在高能效人士里面叫做第二类事项)。也就是你现在有一个小时连续的时间,建议你条件允许的情况,先做下周要交的作业,再用一些额外时间去处理今晚要提交的重要作业。

听上去不可思议,但你琢磨一下,重要紧急的事情(第一类事项)确实是来自于重要不紧急事情再加上时间的流逝,提前处理第二类事项也就意味着第一类事项会逐步的减少,从而形成良性的循环。

所以,和拖延症关系不大,养成连续时间优先处理第二类事项的习惯,慢慢感受时间越来越充裕和可控的快感,这个是第二阶段能够带来最巨大变化的习惯。

细化自己的时间管理

大多数人应该都会有自己的日程表管理,每周做什么事情,每天做什么事情。提前的计划是一个很好的习惯,但要往下一个阶段走,当更多的事情,更多的沟通,更大的压力开始袭来。

你会发现只罗列下来今天要做什么事情会有两种情况:其实这件事情很快就搞完了,出现很多真空时间/某一件事情处理起来比想象复杂很多超出很多时间导致今天大量事情又堆积和拖延。

细化自己的时间管理,虽然你还不是一个公司大佬或者国家领导人,但并不妨碍你明确下来明天下午将会用1个小时20分钟处理一个方案。即使一天下来没有那么多事情,都可以开始培养这个习惯,你甚至可以把娱乐的事项纳入时间管理当中来。

养成细化时间管理的习惯(越细越好)有一个好处:会驱动你自己不断的思考处理一件事情的实际时间成本以及如何提高效率,日积月累你对各种类型事项的处理时间预估会逐步精确和更高效,也就意味着你对时间管理的可控性会极大提升;而时间管理的可控性提升,就是时间管理需要的唯一的最重要的能力。

很多时间管理的知识体系或者课程,不知道是为了凑字数还是什么,总是会有很多很复杂的理论和方法来教你怎么提高自己的时间管理能力。个人实际经验来看,形成细化管理时间这一个习惯并坚持下去真的已经完全够用。

追求简单极致

衷心建议在第二阶段的所有管理者,骨干、优秀员工,认真消化和思考这样一个理论:事情并不是越复杂越好,追求简单和追求极致才是相辅相成的。这个思路基本是个人在第二阶段关于效能提升的中心思想。

同样,形成一个习惯,不断的定期的问自己:在这里要做的最简单有效的事情是什么?我是否又陷入了复杂的漩涡?

这样一个习惯会不断驱动我们:

  1. 持续动脑子思考,不陷入表面很忙(整天加班)但实际是真正的偷懒(不动脑子);
  2. 讲简单清楚的话,表达具体明确的观点,不啰嗦,不绕弯,简单清晰让对象听清楚;
  3. 思考保持事情简单有效最重要的就是要明白自己的目的是什么,在开始做一件事情之前先努力理解最终想要达成的真正目的,还要搞清楚这件事情对于利益相关者是否也是正确有效的;
  4. 去除形式化,不断深挖事情本质和效果,能够当面碰头5分钟说清楚的事情就是不需要去开个一个正式的无意义的会议。

我立志要做一个简单和效率专家,讲简单但直击人心的话,做简单有效的汇报,最有效率的管理和做事。要和大部分因为没有真正思考而在忙碌的人不断的拉开差距。

你愿意加入我吗?

阶段三:转换理念受益更多人和趋势的帮助

效率提升进入下一个阶段,方法论已经不是这个阶段的重点。当职业进入到新的阶段,个人的线性效率提升已经不再足以支撑事情,义务、责任的质变。更多需要的是通过借力更多人的帮助和趋势的红利,来达到个人效能的指数爆发。

一些经典理论里面称之为个人领域的成功到公众领域成功的转换。而这样的转换,需要从本质的个人原则和理念转换来进行驱动。首先相信世界再复杂,再多利益趋势,真善美始终在暗中主导着人类文明史的发展,也在主导着所有人为的一事一物的发展变化。

这个部分会稍微有点虚,形而上的东西适合酒后谈论,具体是否有用还是看个人领悟。更多作为分享一些自己在独立思考下得出的真实在坚持并逐步践行的理念,帮助到自己很多,也希望看到更多的意见和探讨。

能够被人影响的人才能影响更多人

如果希望得到更多人的帮助,先要变成一个能够影响更多人的个体。而能够影响更多人第一步要考虑的不在于你有多少个人魅力或者是能够讲出多少大道理,而是你是否愿意打开自己被人所影响。

尝试真诚的打开自己、倾听、理解他人,从他人的角度看一个问题,才能够形成有效的沟通(呈现、宣讲、汇报)前提,开启第二步双赢的局面。

让双赢思维主导你的决策过程:

  • 首先从对方角度看问题,真正理解对方的想法,需要和顾虑,有时甚至要比对方理解的更透彻;
  • 其次认清主要问题和顾虑(而非立场),再次确定大家都能接受的结果,最后寻找实现这种结果的各种可能途径。

你对双赢的态度越坚持,越真诚、越积极、越投入,你对他人的影响力就越大,这是开启人际领导的唯一的钥匙(真正影响他人)。

说一个落地的经常在团队内强调的理念:PK不是我一定要把你干死或者把你的观点干死,而是取得共识的过程,真正想要主导项目方向的人会主动牵着PK往取得共识的方向走。

你觉得呢?

经营自己的品牌

  • 我就做自己,从不在意别人对我的看法,这个想法很酷没错,但需要一些升级。
  • 我就做我自己,但要形成我的个人品牌,刻意的抢占周遭人们的心智。

开始把自己当作一个品牌来运作,刻意关注和了解你在身处平台和环境下人们的认知,运用定位理论来经营你的品牌,明确和抢占你在人门心智中的第一位置:专业的第一品牌,职业经理人的第一品牌,蹦迪的第一品牌,创意的第一品牌。

你的品牌就是你的用户价值,用户有价值意味着你就有了话语权,话语权就是影响力,影响力就是效率势能。

个人价值观和职业的绑定

你的个人价值观是什么,是否思考过这个问题?

你的真诚、正直、诚信,是否在人心叵测的职场产生了动摇?是否因为怕吃亏怕背锅怕掉坑也妥协了?

坚持自己的个人价值观和基本品质,并与自己的职业生涯绑定,不断的帮助自己积攒人际势能,你的效能将会走到更高的阶段,吃一些小亏相比积攒势能来说,实在是太小太小的成本。

永远坚持真诚,从不怕吃亏,聪明的观察和思考周遭的环境,不要用虚假去回应虚假。但是并不妨碍你让更多人知道你用真诚回应虚假的这个过程(即使会吃一些小亏),你会逐步获得势能,而对方会逐步失去势能。

永远诚信,到每一个小节的诚信,让每一个承诺值钱,让每一个时间点约定生效。不要用不靠谱去回应不靠谱。同样并不妨碍你让更多人知道你用诚信回应不靠谱的这个过程,你会逐步积累信用势能,对方会逐步失去。

永远正直,时时刻刻的正直,让每一次正直的行为巩固自己坚持正直的信心,不要用偷奸耍滑去回应偷奸耍滑,逐步积累正直的人格势能,相信能够帮到你很多很多。

永远不要去学一些教你暂时避免职场吃亏(比如:怎么巧妙地避免责任)的一些违背基本原则和价值观的所谓方法论,即使太多人在这么做,即使有些人有表面和阶段的成功。真正帮助到你用势能去带来指数效能变化的,只会是你常年累月坚持原则积攒下来的人际账户储蓄。

是不是太正能量了,你们消化一下。

这个太正能量和太概念化的理念,我不指望你们能够完全理解和认可,毕竟混迹职场有太多其他的方法和理论似乎也正确,但我坚信和尝试不断自省,是否一贯坚持自己正直诚信的原则并与自己的职业生涯强绑定就这么走下去。

当入行10年之际,如果我没有作为一个职业经理人在行业里有自己的一席之地(这也是我自己选择要走下去的路),你再来说我错了。

以上,共勉和自省

 

作者:skyhi(微信公众号:skyhahalife)历经intel、腾讯、京东互联网职场老鸟

本文由 @ skyhi 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自 Pexels,基于 CC0 协议

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  1. 看到你说的最后那部分 心里升起一股敬意!大环境下从来不缺随波逐流者 也不缺“聪明”的人,这一刻你在影响着我,希望你的正直势能越滚越大。

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    1. 笔芯

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  2. 很有价值的文章,可以反复咀嚼几遍

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  3. 是个有趣的人

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  4. woo,向你看齐

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  5. 喜欢你的文字风格,没有废话,足够客观

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