分享我的方法:如何避免团队反思会形式化

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这篇文章主要分享的是我和团队在用的一个开反思会的方法,希望能对其他同样在做团队管理/项目管理的leader有所启发。

我有一个朋友在一家初创公司当产品经理,他们团队采用的管理方式是Scrum。然而,进去两个季度后,他就觉得越来越力不从心,好像哪哪都是问题。实际上,这是他第一次实践敏捷,所以他跑来问我,让我帮他分析分析。

基于过往的经验,我猜他们可能存在的最大问题是没有将敏捷的机制落到实处,所以我先问他:“你们团队有没有自己开反思会总结问题在哪?”

“呃…基本没有,从我进去到现在,应该只开了一两次。他的理由是迭代压力很大,根本没时间,而且,反思会上大家都在互相推脱责任,会议成了“批斗大会”,所以团队的人都觉得这个会很鸡肋。

这种心态反映的其实也是大多数团队的状况,而这种对迭代反思会的忽视也恰恰是他们陷入混乱的开始。

我认为,产生这种心态的一个重要原因是大部分人开不好反思会。

据我的了解,很多团队在开反思会时是这么干的:产品经理提前做好各种分析和总结,然后召集大家开会一条条过,其他人有一搭没一搭地听,最后反思会就变成“你讲我听”的形式化存在

说实话,我自己很不喜欢这样的会议形式(跟老板开会时也很容易陷入这样的状况),因为大家没有什么参与感,更别提对问题有什么共识或者讨论了。

所以,在带领团队开反思会时,我会极力避免这种情况的发生。我的目的很简单:1. 让团队每个人都能平等地发表自己的想法;2. 团队对问题要有共识,并能一起探讨解决方案;3. 团队反思氛围比较积极。

要达到这样的效果,需要有一个合适的方法论框架,而我采用的是“海星”法。这种反思方法是基于“海星”的框架来收集意见并让团队共识问题的,框架结构如下:

(图片截自:即能 小程序)

【五个角的解释】

  • 不要做(Stop):接下来不能继续的,对团队完全没价值的事;
  • 少做一些(Less):要少做的,对团队价值不高的事;
  • 多做一些(More):要多做的,对团队有意义的事;
  • 继续保持(Keep):团队做的好的,要保持的;
  • 新尝试(Start):以前没做过的,但可能给团队带来高价值的新点子。

在实际操作中,我是这么做的:

  1. 在白纸上画出海星,写好各个角的标签,然后把它贴到墙上;
  2. 给团队中的每个人发便签纸,让大家先花2~3分钟的时间写团队应该马上停止做的事(每个人写1~2条);写完的人就把便签贴到白板上。到时间后,再继续花2~3分钟时间写团队要少做些什么,以此类推,直到五个角都写完;
  3. 请团队里的人轮流读一下各个角的便利贴,在读的同时将相似的内容归类到一起;
  4. 大家对问题都有了共识之后,就开始投票。每个人有3票,按投入产出比投出自己认为最重要,最需要解决的条目;
  5. 三个重要的改进项出来后,大家一起讨论,针对每个改进项制定一套可行的解决方案。这个部分非常重要,这部分讨论的时间至少会占到我们团队整个回顾会议时间的25%;
  6. 为了保障解决/行动方案能被执行起来,我会把方案拆解为任务放到敏捷看板中,避免大家又一头栽到工作中而忽略了调整。

(团队的反思,正在念便签做分类/ps:我们平常都是直接贴个白纸在上面画海星的)

一些建议:

  1. 为了活跃气氛,可以在写便签时播一些音乐;
  2. 让大家轮流读便签很重要,它也是提升参与度的一部分;
  3. 在大家读便签时,我一般会打开团队文档协作工具,在上面做记录,等到投票时,就直接让大家在上面匿名投票(如下图);
  4. 共识优先级最高的3项就好。由于在敏捷中,迭代周期很短(通常是2~4周),所以即使存在很多问题,也无法一一解决,因此,能在短期迭代中解决优先级最高的三个已经很棒了!

海星反思法的好处:

  1. 团队成员被赋予了表达和决策的权利(平等、自组织是敏捷的核心理念,与传统的领导一人拍板相对);
  2. 共同的讨论让团队对问题有更为深刻的共识;
  3. 由于是团队在共同做决定,所以这种方法也提升了团队改进问题的积极性;
  4. 积极活跃的反思氛围。

我的心得体会:

在实践敏捷的过程中,我开始一点点体会到“参与感”这个词的意义。“海星”法虽然是一个很小的方法,看起来挺简单的,但对我的团队来说,它却起到了很好的反思效果,至少每个成员在开会时都很投入,每个人都愿意表达。

此外,我们会在每个迭代结束后都开一次迭代反思会。这个很重要!

如果开反思会时,采取的是“三天打鱼两天晒网”的态度,想起来就开,太忙就不开,会让团队失去节奏感,而且减少了及时发现问题,解决问题的机会。因为有了这样定期反思的机制,我的团队也在集体反思中不断进步,做出来的东西也越来越好。

最后,诚挚推荐大家在工作中定期地用这个方法去做团队反思,及时解决问题。坚持下来,你会有意想不到的收获哦!

 

本文由 @柯北北 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自 Pexels ,基于 CC0 协议

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评论
欢迎留言讨论~!
  1. 希望可以看到你其他的类似有趣的方法。

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    1. 好的,欢迎多提意见🌹

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  2. 非常棒的方法!美军事后回顾学习法中也有类似的形式,即应用事后回顾后,要有三个保持,三个改进,全程也是要充分参与,团队学习。海星法相比较而言,对输出的改进措施分类更加细致,值得借鉴!

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    1. 谢谢~其实还有好多类似的又很有趣的方法,有空可以再写一篇汇总:)

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