如何培养个人的核心竞争力?

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[核心提示] 电子邮件是创业团队、互联网公司最常用的沟通方式,但其沟通效果到底如何?有什么禁忌技巧,你是否真的了解?如何通过有效的电子邮件,确保沟通达到预期效果呢?

电子邮件是现在创业团队以及互联网公司最常用的沟通方式。但是它的沟通效果到底如何?有什么禁忌和技巧,你又是否真的了解了?如何做到有效沟通,如何通过发送有效的电子邮件,确保你的沟通达到预期呢?

要想有效沟通,我们不妨先看看,到底什么是沟通,它的基本模型是怎样的?

「沟通」的定义:人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程,以求思想达成一致和感情的通畅。

它的前半段看起来很像电视的工作方式,电视台发送编码信号,电视天线接受信号,通过将信号从噪声当中的剥离以及放大器的解码,最终在电视上显示画面。而我们从来不说,你跟电视做沟通,是因为它缺少了后半段这个必需的过程,也就是确认收到信息。

发邮件并不是沟通,除非对方有回复,否则就只是「EDM」。

在工作中发送邮件,总是默认对方能够及时并真的能够收到还理解我们的邮件,而事实往往不是这样。

  有效对付沟通噪声——距离

最好的邮件就是不发邮件,因为邮件拉长了沟通的距离,而距离是沟通最大的「噪声」。「距离」可以理解成物理的,也可以理解成链条的。

物理距离可能是真的站得比较远,而导致现实的声音传递有误,最终沟通失败。也可能是因为灵活的办公制度,使一些原本可以面对面的沟通,变成了电话或电子邮件的沟通。

紧密型集中办公显然有助于缓解这一问题。你写超长邮件的事情,可能一句话就能表达清楚,因为团队成员时刻和你保持着信息同步,你的沟通只需要每次做「增量更新」。

  而当我们不得不发邮件时,一定要避免沟通链条长过(长)远而导致出错。比如团队外部有人寻求合作,你做为第一个接触的人,跟对方来回了你几个邮件最终判定事情靠谱,然后你将邮件抄送了对应的市场人员。而这种抄送,只是在让情况立即变复杂,除非你在邮件中有直接的分工。因为你抄送邮件,邮件的下端是你跟对方多次交流分散的信息,冗余的信息加剧了阅读的「距离」(长度),信息再一次出现损耗。

这时最准确的作法是,跟对方沟通到一个阶段以后,新拟一封邮件,花时间介绍背景和已有交流成果。一次只抄送一个人,并相互介绍对方,委派这个人继续分发任务给团队内部(如有),然后始终汇总信息并与外部人员沟通。让外部人员尽量只跟我们一个员工沟通一件事,如果跟自己没关系,也可以直接表明后面的邮件不用抄送自己。因为外部沟通不同于内部沟通,对方很可能不了解这边人员的具体职责,而多抄送或漏抄送,最终带来沟通失效。

规划沟通最重要的工作就是,确定和限定谁应该与谁沟通,以及谁将接受何种信息。

  了解沟通方法的分类

因为不同的沟通需求,我们需要不同的沟通方式。

交互式沟通:这指的是沟通的双方或者多方之间进行多向信息交换。目的是确保全体参与者对某一话题达成公识的最有效的方法,包括会谈、电话会议、视频会议等。

这一类的沟通方式号称效果具佳,但其实损失也越多。一个人开2个小时的会,则损失2个小时的产能,如如果10个人都参加了这个会,就损失了20个小时的工作绩效。同时确保这10个人的同时出席或空闲,可能还有更多成本。所以关于团队内部的一些分享会,除非它真的值得,否则它就只是在浪费宝贵的时间。

推式沟通:也就是平级沟通当中最常提到的[Push!Push!]。是信息发送给了解信息的特定接收方。这种方法能确保信息发布,但目标确保信息到达目标受众,或信息已被目标所理解。推式沟通包括了,上面提到的电子邮件以及书信、备忘录、报告、传真、QQ留言、短信、微信、新闻稿等。

上面已提过,这种沟通的方式,不能算是完整的「沟通」行为。除非你能够确切得到对方理解后的反馈或成果,沟通才算完成。但,你其实当你采用推式沟通时,你并未想和每个人都「完成这次沟通」,比如,你发公告号召一个活动,只有最终响应了你的才能算是沟通,但你也并没有在期望每一个人都回复。可见,这种沟通方式的保险系数没有「交互式沟通」的高,但如果你的对方都采用「推式沟通」,那其实你只要从言谈中了解对方的理解程度和反馈,那它也就是一个成功的「交互式沟通」了。

拉式沟通:在信息量很大或受众很多的情况下使用。它要求接收方自主自行地获取信息内容。包括企业内网、电子在线课程、知识库等。

其实除了概念中的这些信息,前面提到的给新人「单向沟通」中提到的规章制度以及组织机构图、业务分布与介绍这些,都应该属于拉式沟通的一部分。一定要确保你的团队成员,在需要知道这些信息的时候,有一个固定的地方与流程迅速获取到。前往不要饶恕一个把拉式信息发邮件的讨厌鬼,他是在浪费所有人的效率。

  做一个邮件终结者

已经到了你下班约会的时间,iPhone 还持续推送了 48 封邮件的团队是不可饶恕的。沟通的目的是确认沟通信息大家已经知道,并采取了有效行动,而不是一味的增加邮件的未读数字。这种情况,你需要做一个邮件终结者,立即采用以下几种解决方案。

  1、一个值得来回 48 封邮件讨论的主题,假设都是有价值的,显然应该立即组织会议。

2、一个 48 封但来回都是同一个事情的 N 种作法时,他们显然是应该是头脑风暴的阶段,且他们快速回复证明了他们基本在线,你应该立刻将他们组织进即时聊天工具继续讨论。

3、一个 48 封邮件往来,每个人都是在「贡献」某种内容的时候,你应该立刻指派一个人做为「投件箱」,所有人直接向它投递,并由他统一汇总整理。

4、一个 48 封邮件往来,大家都在围绕一个主题讨论,其中最重要的讨论是因为其中两个人因为风格、习惯或关切点不同而导致的争论,应该立刻要求他们私下讨论。

5、一个 48 封邮件往来,其中规律是主题——讨论——询问主题——接着讨论。这显然是跟大家都可能相关的信息,因为沟通链条的变长,而出现了信息损耗。正确的方法应该采用拉式沟通,在一个特定的地方公布信息,发布的信息始终能够「置顶」,将所有相关人人一次性导到新地方,在下面接着讨论。

6、一个 48 封邮件往来,在讨论某个可交付成果的 N 种问题,立即核实相关活动进度安排,如果可能拖延则必须采取行动。而如果离成果交付还有时间,而现在大家在畅想可能性,再必须强调原来的需求范围,并新建一个邮件基于新的可能另做讨论。

当然,你不用真的见到了 48 封才采取行动。同时,真正有用的信息都应该被你整理和提炼出来,在极客公园之前发布过的《彻底清空你的收件箱》 里我们可以看到,邮件里面的所有信息都应该有一个归属地:项目文件夹、待办清单、流程表、地址簿、浏览器书签。如果不是这几类,显然有人把信息放错了地方。对于这点,在我们稍后的文章里为大家有详细介绍,这里不再重述。

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