拒绝扯淡告别返工!给设计师的会议沟通完全指南

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编者按:开了这么多年的会,依然搞不定事情。我们生活在一个喜欢开会的国度,从小有班会,学校在课间操还会捎带手开个会,等入团入党了之后更是有连 绵不绝的学习会、交流会、精神传达会、民主生活会以及各种叫不上名字的会议。工作之后,早上有晨会,晚上有总结会,两者之间好象还有若干个即兴的碰头会, 某些大型公司机构里面,领导还会偶尔乱入个“我来讲两句”会,或者“我简单说几个事情”会。如何正确靠会议搞定事情是,是我们迫切需要解决的事情!

还好,这次的文章是来自真正搞定开会的专业人士:实时(会议)笔记工具WorkLife的公司联合创始人Dave Kashen。这个客户端不仅是记录,还会协同帮助会议参与者搞定会议决策和事务分配。如果你也苦于开会,那么这篇文章绝对会给你不少帮助。

脑补一下这个场景:你花费了一个小时唾沫横飞地为客户讲述了你最新的设计之后,她在接下来的一个小时具体反馈了哪些地方她比较喜欢,哪些地方特别不满意,你也随之掏出笔记本,像渴望知识的孩子一样疯狂地记了七八页笔记,确保不会错过任何一个细节。

随后的一个星期里面,你在昼夜不分的加班中拼掉三盒咖啡,完成了2.0的版本,交付给客户。结果你在一分钟后接到电话,对方咆哮道:“说好的按我的 意见修改呢!这完全不是我要的东西!”于是,在对方发泄完(客户虐我千百遍我待客户如初恋)并重重挂了电话之后,你在愤怒情绪的催动下,微笑地咒骂着走进 楼下超市,揉碎了五包方便面并用手插了三个米缸之后,回家开始了新一轮的加班。

好吧,你很纠结,其实客户那头也很沮丧,你的精力和智慧,对方的时间,都在来回交锋中浪费了。

当然,事情并不一定飞得这样!作为WorkLife的开发者,我们同世界领先的诸多设计机构深入交流过和客户进行会议交流的技巧和细节,接下来,我会分享一下那些“别人家的设计机构”在客户交流会议上的成功经验。

在这些顶尖的设计企业中,有五项比较实用的“会议技巧”,不仅可以运用在客户交流会议上,甚至可以延伸到其他的会议上(当然主要是设计、项目开发之类的!民主生活会和领导过来“我简单讲两句”之类的就不在其中了),从设计评估到项目誓师大会,不一而足。

1.同客户分享你的笔记

萧伯纳曾经说过:“在沟通中最大的障碍是对方的想法被你自己的幻觉所替代。”很多时候,我们更愿意听到自己想听到的内容,我们也正式通过这种“偏见”来筛选出我们想要的东西,也就是“幻觉”的来源,这也就是为什么回忆的时候,会有不存在的东西混进记忆里。

作为设计师,你需要有强烈的主观意志,对于事物有自己独到的看法,对于信息架构有属于自己的独到角度,这也是为什么在和客户交流的时候一个不小心就思维跑偏,出现误解。

但是,不管你怎么回忆,你落于纸上的笔记是客观存在的,客户可以看到,也能从中发现那些和他们初衷相违背的地方。不要单纯通过语言交流进行沟通确 认,两种不同世界观的碰撞和少许错觉就能让你返工,还是认认真真在会议上,将纸面的内容再确认一下,确保你的笔记正确反映了他们的需求和意志,校准方向, 才能走向正确的目标。

2.像侦探一样洞察客户内心

还有一种常见的情况,客户对于自己想要的东西有着非常明确极为强烈的想法,但是他们并不清楚自己为何非要这样。这个时候,你的任务不仅仅是听取他的意见,你还得探究并了解他们为什么会这样说——甚至比他们自己更了解。

这个时候你就需要主动进入侦探模式了,你要探究对面这位想要这样设计的内在动机是什么。当客户提出截然不同的意见,尤其当这个构思你很难同意,或者是客户面对你的诱惑(哪怕你举出非常充分的理由)也仅仅只是免其为难地应付的时候,就意味着你需要深入探究了。

接下来,你可以提出以下问题了:

·你正在试图解决什么问题?
·你到底想实现什么目标?
·你之所以这么做到底是喜欢其中的那些部分?
·你在哪里看到过类似的东西?
·你到底想为你的用户或者客户创造出怎样的用户体验?

3.分配接下来的任务

衡量一个会议的有效性,可以通过它对未来的影响来进行衡量。正如同大家在过去十几年中经历的绝大多数的各种会议一样,会议结束,没有人知道接下来要干啥。

如果会议涉及到具体操作,那么请确保这些部分被记录下来,并且这些操作和任务被清晰地分配给特定的人,无论是团队会议还是牵涉到客户的会议。在会议结束之后,最好还发一份邮件到各人的邮箱中,确保他们接下来会做对的事情。

4.每次会议后问一下这次会议都决定了什么

在Patrick Lencioni 的书《Death By Meeting》(“死于开会”,哈哈,名字好评!)中,他曾提到过,会议结束之后,应该好好问一下会议的主持者:“今天这次会议我们到底作出了哪些决定?”

对于这种情况,他提出了两项建议:

A、确保你们最终真的作出了决定
开了这么多的会,每次会议大家都讨论了一堆事情,提了一堆意见,但是,等到最终表决的时候,请务必投给自己想要的方案,而非选择那些你只想试一下的事情。

B、达成共识
在会议结束前5分钟,确保与会的每个人在各个决定上达成共识,这样会在后续工作中为你节省大量的时间,避免各种不必要的麻烦。

5. 共享会议记录

在会议结束之后,立刻将整理好的会议的决定和相关记录发给每个人,包括每个人在接下来在什么时候做什么事情。这样一来,每个人都会有一份明确的记录和未来的行动指南,即使出现了误解和错误,也可以通过这些记录快速地标记并修改过来。

在下一次碰头之前,也可以先温故一下上一次会议的记录,确保每个人进度一致,至少在探讨同一个问题!

结语:珍视你的时间和才能

虽然这五条看起来很简单,但是真要执行好上面的这些项目,绝对可以节省大量的时间,减少挫折和返工,让你真正发挥出你的才能,专注于真正重要的事情!

 

原文来自优设

原文地址:invisionapp

优设译者:@陈子木

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