催他人办事时,怎样拿捏分寸与力度?

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一个项目的推进、一个决策的执行、一个方案的拍板,其中都少不了“催办”这个环节。“催办”就是催促别人采取行动配合你的工作,行动的方式多种多样,有回句话的、有表个态的、有签个字的、有告知某些情况、或者提供某些资料等等。如果别人行动及时,你的工作就会进展顺利;如果别人不给力,你的工作就会卡在节骨眼上无法推进。

催促他人办事,要注意方式方法

很多职场人知道被动等待他人回复是不靠谱,应该主动出击催促他们尽快配合。然而,很多人不知道争取他人配合,不仅需要积极主动,还需要审时度势。一个不小心,你的积极在他人眼中变成了唐突,你的催办在他人眼中变成了督办,你积极主动不遗余力的工作态度,在他人眼中是咄咄逼人甚至不识时务。为什么会这样子呢?我给大家举些例子吧。

常年做甲方的我经常与各路销售人员打交道,对销售人员的心理和行为有一定了解。当销售无不希望客户一看到他的报价就马上答复,一答复就马上成交。因此,在报价发给我之后,绝多数销售人员会打电话过来问“收到报价了吗?”,“贵司有意向吗?“之类的问题。也有不少人把公司介绍资料发给我之后,立马来电约我面谈。他们那种急于搞定客户拿下订单的心情表露无遗。那么,我会有什么反应?

客户的反应视乎采购品的急迫性、重要性和复杂性而定。如果购买的东西既简单又便宜还急着用,那不用销售跟催,客户也会追着他下单送货。假如购买的东西性质特殊、价格不菲,客户需要精挑细选货比三家的话,销售急迫的跟进就会引起客户的反感了。

比如说,你需要挑选一个培训课程,一个长期合作的物流公司,一个甲级写字楼的办公室,一个办公室装修承包商,一个商务礼品的供货商时,这些采购行为都不可以马上拍板成交,必须根据公司制度一步步地进行筛选比对,在合同签订之前还要按照流程进行审批。在这种情况下,如果销售人员把公司资料或者方案报价发出后没多久,就追问你意下如何,你是很难拿出确切答复的。而且当你正在货比三家,面对多家公司的销售时,如果每个销售都追着你问,你不觉得烦才怪呢。

有位当法务的同学看到我这一讲的微博课后,给大家举了一个这样的例子:她的上司让她去问外聘顾问律师A几个案件的进行情况,催A加快申请执行的进度,免得公司大领导觉得她们部门工作不积极。于是,她想了个法子委婉地向A了解案子的进展,并索取相关资料。

为什么她要委婉地问,而不是直接地问呢?因为,尽管顾问律师是她公司的业务外包方,但这种外包不是普通的劳务外包,是技术外包。能够承接技术外包的专业人士或专业机构通常具备比较强的客户选择能力。因此,与顾问律师的沟通还是客气一些为好,不假思索地直接追问业务进度,很容易引起对方的不悦,进而影响双方的合作关系。

另外,我们再想想,当你去某公司面试后,得到HR的一张名片,你会主动打电话问她面试结果吗?当你与远在地球另一边的一个级别不低的同事通信时,你会因为对方没有及时回复你的邮件而马上打电话或发IM给他吗? 显然,积极主动地跟进工作的态度是必须的,但要懂得因势利导拿捏分寸,是吧?

选择什么方式催办,要看你与对方的关系

为什么催某些人办事时,不能直接打电话催促或者径直跑到他的办公室问个究竟呢?因为你和对方之间的关系还没允许你这么做。

你们之间的关系是一种“弱联系”。弱联系(weak ties)是指一种粘性很小的人际互动模式,其特征是接触机会少、感情基础弱、亲密程度低、利益交换少而窄。从上面的例子可以看出,与还未建立稳定业务关系的潜在客户、利益交换范围比较窄的外聘律师,以及一面之缘的HR或接触甚少的国外高层之间的关系都属于弱联系。要催他们办事,就得掌握好力度、拿捏好分寸。不然,用力过猛很容易把这“弱联系”给弄断了。

催促”弱联系“对象办事,尽量不要用电话或者IM。因为,这些方式有一种”要求他人立即给予答复“的意味,很容易给对方一种唐突甚至冒犯的感觉。我建议最好使用电子邮件进行交流,因为电子邮件给予对方缓冲的空间和处理的时间,显得更为客气得体。

接下来,我告诉大家几种催促他人给回复或者作决定的表达方式。这些方式具有不同的力度,我把它们由强至弱进行排列。请大家根据自己与沟通对象的关系进行选择,并且举一反三、灵活运用。

“Hi, Rahel. I would love to get your reaction to the proposal I sent last week. Have you had a chance to review it? I will call you on Friday unless we have communicated before then.”

给对方一个”最后通牒“:要是你在周五之前不回复我,我就打”夺命追魂call“。

“I know you want to offer the program in July. I have only three days available that month: July 11, 12, and 13. Please let me know if you would like me to hold a day for you.”

坦诚地告诉对方:其实我没多少时间陪你耗了,要么你尽快和我约个时间,要么咱们拉倒。

“Hello, John. I am forwarding the message I sent last week to be sure you received it. I look forward to hearing from you.”

直截了当地告诉对方:这是我第二次找你了,一直在等你回话哦。

“If I hear from you by Friday, I will be able to incorporate your input into the preliminary design” or “If you pay by July 1, you will be eligible for the early-registration discount.”

用小恩小惠吸引对方早日下决定。

“Hi, Jessica. As you consider ways to improve the operation team’s writing skills, you may find this survey data instructive.”

向对方提供一些新鲜有用的资讯,婉转地提醒对方:不要忘了我找你有事哦。

本文作者:@职场教练MsYe  转载自:简书

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