如何高效召开产品会议?

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低效的产品会议不仅不能做到促进各方沟通,提升团队凝聚力,使产品获得成功还会耽误工作进程,损耗团队心力。那么,如何做才能使产品会议高效进行呢?本篇文章将为你解答。

团队合作是我们天性中根深蒂固的一部分。人类之所以在群体中进化,是因为群体才能产生更大的影响力。对产品团队来说,道理也是一样的。那些经常开会协作的团队(无论是远程还是面对面)最有可能获得成功。

然而矛盾的是:大部分产品团队觉得开会是浪费时间,有些甚至讨厌开会。

这究竟是怎么回事呢?

大部分团队的问题在于:没想清楚就开会,这会带来潜在的危害。

对设计师、开发者、作家等创作者来说,会议会打断他们的工作安排——以小时为单位是难以设计出好作品,编出好程序或写出好文章的;也就是说日程表里分散的会议对他们而言弊大于利。

对管理者来说,那些组织匆忙、计划不周的“碰头会”牵涉了太多人员,难以产生任何推进作用,处在这样的会议中同样是在不断浪费时间。

而对企业而言,开会的成本很高。假如一个80人的团队每周开会5个小时,那公司每年就要为此支付60万美元(以IT界平均薪水来计算),这无疑是一项巨大的投入。

所以,如果会议安排不当,消耗的人力和成本是显而易见的。当然,这并不是说不要开会,如果会议安排得好,它可以起到帮助传递想法和策略,稳固团队关系的作用,还有利于产品取得成功。

下面我们来看一些巧妙的办法,帮助你有效召开产品会议。

一、用“设计思维”开会

产品设计的过程包括识别问题,然后设计解决方案,通常优先考虑外部问题——代码、用户界面或用户体验中的问题,这些面向客户的问题最明显,因此引人关注。

但是,你要将这种方法转向内部,因为内部的情况直接影响你在解决的外部问题。处理这些内部要素,比如开会解决问题的能力,需要用到解决设计上的问题时同样的方法。

《会议设计》的作者凯文·霍夫曼建议把设计思维的方法作为计划和评估会议的清单,以帮助改善会议——通过迭代、周期性调整的方式来找到最佳的会议方案。

这一过程包括三个步骤:

  1. 界定问题(Define):清楚地指出会议需要解决的问题,这样可以引导团队找到解决方案。这个基本问题要能够量化,以便在解决问题的过程中跟踪进展;
  2. 设计实验(Experiment):自由尝试不同的会议形式,看看哪一种形式能够有效帮助解决问题。当然,设计时要考虑会议的时长和推进会议进行的方式,或进一步研究其他会议形式,比如Goalfest、亚马逊叙事备忘录或者Google微会;
  3. 迭代优化(Iterate):跟产品一样,会议需要不断改进才能成功。一旦找到一种有效的会议形式,就要迭代优化,并保证它与手头上要解决的问题是相关的。

一个问题往往不止有一个原因,也不止有一个答案,这也就是设计思维的方法能在会议设计中产生效果的原因。设计思维能帮助你识别问题,并找到针对这个特定情况的解决方案。

二、关注参会者的注意力

所有会议都有一个共同点:有人参与。

这会带来一个挑战,即人们在会议上共享了信息,但他们理解和回忆这些信息的能力是有限的。

如果会议没有条理,各种想法、观点和指示乱成一团,那大家在理解和回忆这些信息时就会很困难。想法无论是好是坏都混在一起,一些人跑了题,一些人一脸懵,这造成的结果就是会议开不开都没什么两样。

在尝试会议设计时,你就要开始解决这些问题,一般要考虑以下三大要点:

(1)设定合适的节奏:

我们的记忆一次性能记住四到五个新东西,而能够转化为长时记忆,日后还能回想起来的,是那些得到最多关注的,又或者与记忆中原有信息相关的信息。

所以,为了帮助团队吸收尽可能多的信息,可以考虑将会议分割为几个部分,每个部分包含四到五个相关的条目,而且每部分的结尾要留出反思和提问的时间。

另外,将信息片段联系起来,给团队更多时间来处理这些信息,这样就能帮助团队将更多的信息从暂时的记忆转化为长时记忆。

(2)选择合适的时长:

“听”是人们在会议上输入信息、形成记忆的主要方式。然而要形成良好的记忆,光靠“听“的话,效果是有限的,因为“听“是个苦差事。

《讲课有什么用?》的作者唐纳德·布莱做了一个实验,实验结果显示:学生在听讲座的时候,心率不断下降,导致他们精力涣散。听课20到30分钟以后,学生就开始难以吸收新信息。

根据这个观点,设计会议时应该把每个部分(包含4-5个条目(item))限制在25分钟内,来保证参会者集中注意力。具体执行时,可以先用10分钟回顾内容细节,再用10分钟讨论;最后,在开始下一个部分之前,用5分钟进行总结反思。

限制会议时长,不仅有助于我们集中注意力,还能让沟通更简单有效,迫使人们更快说到点子上。

(3)选择合适的媒介:

“听”和“说“并不是人类唯一的交流手段。

嗅觉和味觉可能和会议设计没什么关系,但视觉和触觉却与之相关。

多种交流方式并用更能促进理解,因为当大脑将听觉与视觉或触觉联系起来时可以挖掘更多含义。

例如:视觉性的资料能让人获得更深层次的理解,而其他手段无法做到。在某些情况下,视觉性的资料是让人理解的唯一手段。所以我们用图表来演示数据,绘制模型来解释概念,使用便利贴来建立结构。

鼓励在会议中使用低/高保真原型,这是另一种让团队做出更好成果的方法。一定要准备好速写本,这样团队成员就可以写写画画分享知识,解释那些难以用语言表达的想法。

将会议落实到行动

任何会议的关键都是利用团队的综合能力,朝着期望的目标前进。如果会议没有落实到有助于目标实现的行动上,那就是失败的。

以下是一些帮助你将会议落实到行动的基本策略:

(1)精挑细选参会人员:

参会人员越多,会议耗时越长,管理难度越大。反之,参会人员越少,会议耗时越短,管理难度越小。要想让会议落实到行动,小型会议永远好过大型会议。

结合具体情境来说,三个人开会,可以连成三对“两两对话“;五个人开会,就增加到十对;七个人开会,则直接增加到二十一对。嘈杂的对话很难让每个人都维持在同样的进度,这是很痛苦的一件事。

想想经典的亚马逊“两个披萨”参会人数限制原则。两个披萨大约够六个人吃,将两两对话限制在十五对,可以保证会议迅速进行。

(2)明确会议议程:

每一次会议之前,都要明确指出会议上要讨论的问题或目标。这样团队成员就有机会进行准备,在会议上适当地出谋划策。提前通知团队会议的内容可以帮助他们花多点时间考虑问题或目标,从而产生更多好的点子。

(3)一定要有主持人:

一个好的主持人是公正的,并且有足够的权威保证会议正常进行。为了达到最佳效果,会议应在主持人的组织下,以分歧开始,以共识结束。这种方式可以让团队先从不同角度看问题,鼓励参会者发挥创意,再探讨项目范围内可行的方法,得出结论,最后以一个果断的行动方案结束会议。

结论

无论团队是否喜欢开会,会议都是产品开发中的一个组成部分,不应该把开会当成形式化的事情。与其抱怨开会浪费时间,不如转换视角,把会议当作一个设计问题。

如何有效开会,并没有唯一的解决方案。但如果积极试验,优化开会的方法,就能想出更好的主意、策略,形成更良好的团队氛围。

 

原文作者:Ty Magnin

原文链接:https://www.appcues.com/blog/product-meetings

翻译:即能,公众号:「即能学习」

本文由 @ 即能 翻译发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载。

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议。

评论
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  1. 现在很多会议以”碰碰头,对一下进度”为主题,实则会议全程漫步目的,有效内容只有一两句,全程看着主持人改图片的命名方式

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