邮件处理6原则,每天有多达100封邮件我照样从容搞定

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工作中邮件处理已经成为大部分职场人士每天都必须要做的事情,面对不断收到的新邮件,你有统计过每天花在处理邮件上的时间是多少呢?无论你是用电脑本地端软件Foxmail/Hotmail/Outlook/Mail,或者网页端的Gmail/QQ/126邮箱等,以下和各位分享六个处理邮件的秘籍,让你能够轻松应付大量邮件,节省大量时间。

根据发件人排序邮件,突出重要邮件

对于收到的邮件,我们可以按照发件人来排序邮件,各位一般都会优先处理来自上司老板的邮件,其次处理来自客户和合作伙伴的邮件,最后是同事和朋友的。

根据4D原则,快速清空收件箱

按照以下的邮件处理4D原则,理顺清空收件箱:

  • Do(执行) 如果该邮件两分钟之内可以处理完毕的话,立即处理。
  • Delete(删除) 无关或垃圾邮件,删除掉进入垃圾箱。
  • Delegate(委派)需要别人协助你处理的邮件,转发相应负责人处理。
  • Defer(延后) 需要稍后进一步处理的邮件,将邮件放入到如下的@Action @Reading @Waiting文件夹中。

根据GTD原则,进一步处理邮件分门别类

根据GTD原则,建立三个文件夹来处理邮件,分别是@Action @Reading @Waiting,这样无论你的文件夹名称是用中文还是英文,@符号开头的文件夹都会位于最前面,方面我们进一步处理重要邮件。

  • @Action(行动) 如果邮件需要你做出下一步行动或者回复的,将这类邮件移动到该文件夹中,当天分时批量处理。
  • @Reading(阅读) 如果邮件需要你查询资料或者询问项目同事的话,将这类邮件移动到该文件夹中。
  • @Waiting(等待) 如果邮件需要其他收件人先做处理,等待别人处理后再看结果的话,这类邮件移动到该文件夹中。

根据项目/客户名称建立文件夹,查好归档邮件更方便

现在大部分邮件软件现在都支持按照发件人来过滤邮件,重要邮件直接加上星号,某项目发件人自动归类到该项目文件夹中,广告邮件直接进入到垃圾箱中,非常方便节省我们自己邮件筛选的时间。根据相应发件人,我们可以按照项目名称,客户名称,个人事务等适合自己的情况来建立相应邮件文件夹,并用数字来排序,方便后续邮件的查找和归档。

根据番茄工作法,分时分序批量处理邮件

对应邮件的处理,运用番茄工作法,每天上午和下午各抽空1-2个番茄时间进行批量处理,不要开启新邮件到达提醒,否则你会整天消耗在邮件处理中。我的做法是,根据当天邮件数量,上午抽出1-2个番茄,根据4D原则先快速清空收件箱,下午抽空1-3个番茄时间对@Action @Reading 文件夹邮件做进一步处理。

开启“邮件无干扰模式”,适时放松自己

一天中抽出30-60分钟时间,让自己远离邮件打扰,给自己放松和充电的机会,不要担心重要邮件的错过而耽误项目进度,小强有一句经常安慰自己的话,“离开了任何人,地球照样会运转”。所以如果确实有重要邮件,对方会第一时间给你打电话的。

小结

以上和各位分享了六个处理邮件的实用原则和方法,可以让我们从容应对邮件,及时今天端午节后的第一个工作日,有多达100封邮件躺在你的收件箱中,我们也不用整天将时间花费在邮件处理中啦!

 

本文由 @Johnson Chen 原创投稿,并经人人都是产品经理编辑。未经许可,禁止转载。

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