工作简报:员工的工作复盘,管理者的工作督察

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一份好的工作简报,可以帮助企业管理者,更加简单快捷地了解员工的工作进度;对于员工来说,也是一种定期复盘、提升自我的方法;同时,一份好的工作简报还能帮助企业内部更好地沟通交流。那么,如何写好一份工作简报呢?以下,笔者将为各位详细讲述。

据说古代的皇帝非常可怜,有时候经常批改奏折到半夜,只因大臣上报的奏折非常尴尬,比如这种:

放到现代,这些奏折就像你无厘头的工作汇报,皇帝就是你的老板。你说,老板看到这样的工作报告会是什么心情?

那工作汇报到底是什么呢?有什么用途?又怎么写呢?

接下来,就让我们一起来学习下怎样做一份好的工作汇报吧!

一、工作汇报的概念

首先,我们要知道:什么是工作汇报?

定期的工作汇报是企业进行过程管理的一部分。通过工作汇报向员工要过程,向主管要结果,能帮助企业掌握业务进展,了解员工思考过程,把控过程指标,达成业务目标。

工作汇报就是向老板展示自己业绩最简单快捷的一种方式——老板没时间每天看你做了什么,但一次工作汇报就能包含你一周、一个月,或是一年的工作业绩。可见,做好工作汇报有多重要。

二、工作汇报的类型

当然,因为各行业的管理场景不同,所以工作汇报的模板也不尽相同。

在这里给大家做几个简单的举例,希望能帮大家理解不同行业的工作汇报。

三、工作汇报的作用

最常见的工作汇报形式是:员工日报。

我们就以员工日报为例,来深入地分析:工作汇报对企业管理的作用与益处。

员工日报的好处有以下三方面:

1. 帮助管理者进行管理

通过定期的检查员工日报撰写情况,了解员工的工作效率、时间分配和状态,客观上能对工作起到督查和督导的作用。

虽然常说工作要靠自我驱动,但是,往往没有要求就不会有行动,没有行动就养不成好习惯。管理本身就是反人性的,每天抽十几分钟写日报,看上去既耽误时间又耗费精力,但是如果没有这项工作,人的惰性就会导致很多工作无法得到分析、改进,结果就是得过且过。

2. 帮助员工自我管理提升

能帮助员工反思一天的工作,养成良好的工作习惯,通过记录来理性看待自己的工作方式和技巧,从中找到自己的薄弱点,好好加强弥补。

而且,工作日报日积月累连贯起来,就是一个职场人职业生涯的记录,对职业的成长也是大有裨益。

3. 帮助团队交流协作

工作日报承载着团队每个人一天的工作信息,是团队最高效便捷的沟通工具。一方面,可以让同事和主管了解员工正在处理的事务进展状况;另一方面,也能帮助同事和主管了解员工的性格、能力和潜力。

说白了,就是像一张名片,它上面以最简洁的语言,展现了你最重要的业绩,别人一看就知道你到底是个什么角色——是个业务能手,还是个打酱油的?

四、工作汇报的基本流程

一般工作汇报的基本流程会分为五个部分,如下图所示。

  1. 由管理员创建员工需要提交简报的填写模板。
  2. 员工按模板填写完成后提交给部门主管。
  3. 部门主管审核简报并给出通过的反馈。
  4. 如果员工/部门主管在查看简报详情时,发现一些问题,则需要指定人跟进问题。
  5. 对简报提交情况的数据统计和分析。

五、如何汇报工作

工作汇报主要分为三大方面:

1. 当前你正在做的事

众所周知,跟领导汇报,第一件事需着重汇报你正在做的事,否则领导会感觉你无所事事。

举个例子:

完成了某某项目,在这项目中我负责:协调不同科室之间的纠纷,并把问题集中上报给项目经理。

这个项目锻炼了我人际交往与沟通能力,为未来的项目总协调积累经验。同时,这个项目是我们公司首次接手国外项目,做好将有利于我们公司拓宽国际市场,意义重大。

这样汇报,领导会认为你是一个懂得学习的好员工,同时领导也看到了你在整个项目里的成长,由衷感到欣慰。而且,把整个项目的背景意义介绍一番,让领导明白公司项目运作情况。可以说,这样完整的工作内容汇报,就让领导察觉到你的异人之处。

2. 你所遇到的问题

很多员工在汇报时,只报喜不报忧,其实这样不利于自我成长。

公司人员众多,领导很少知道你的困惑。此时,我们可以利用工作汇报的机会,向领导陈述项目所遇到的问题及自己的困惑这样汇报后,领导会感到你是一个善于发现问题及积极上进的员工,相信日后必能独当一面。

举个例子:

当然,任何项目在执行过程中难免会有困惑。参与这个项目中,我有时感到力不从心。作为新人的我,不知怎么调动大家的积极性并按时提交资料。每次都是我去催促,其他科室不耐烦的加以回复。

这是目前在项目执行过程中,我遇到的最大困惑。

如此汇报后,首先,领导感觉你是善于发现和思考问题的好员工;其次,提出恰当的问题,领导能感觉到他在项目上的用心。

所以,下次汇报时,定要写出工作中遇到的问题,充分展示我们的用心和辩证思维。

3. 你准备要尝试的解决方案

第二步给出问题后,接着我们要给出解决方案供领导选择。

一般要给出三个方案供领导选择:最可行的方案、最大胆的方案和最可能失败的方案,并对每个方案进行必要的利弊分析。

举个例子:

最可行的方案是:发送邮件时,我抄送项目经理,并态度友善的告诉大家项目的紧急性,望大家准时处理;
最大胆的方案是:我给每个人打电话,及时催促他们提交文件;
最可能失败的方案是:我直接抄送他们领导,让直属领导也知晓项目的紧迫性,客观上给他们压力。

分析利弊(如果大家都是负责任的员工):

最可行的方案:不仅可以顺利完成项目,而且大家相处很愉快,很容易建立长期友好的人际关系,但对于某些不愿合作的员工,可能一直推脱找借口。
最大胆的方案:对于一些爱忘事的员工比较有效,但容易遭到别人厌烦,而且不以项目经理的名义,人微言轻。
最可能失败的方案:可能对一些一直消极合作的员工效果好,毕竟有他们直属领导监督,但易得罪人,不易建立长期合作关系。

我知道领导您当过多年项目经理,关于以上三个方案,还望您提一点建议。这样,咱们科室以后执行项目会更加高效,谢谢领导。

这样做会让领导比较喜欢,因为领导喜欢做选择题,并给出他的意见;其次,请示领导意见,领导感到被需要和被尊重,使领导心里幸福满满;最后,你落笔在科室上,充分考虑双方共同利益,使领导更易接受。

总之,给出自己的解决方案,领导会更加信任你。领导喜欢有主见的人,更喜欢能独立思考的员工。

最后,希望大家都不要做一个令老板头大的员工,让老板质疑自己:到底雇了一个什么人?

否则,你也就离凉凉不远了。

 

本文由 @高兔子 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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评论
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  1. 送老板香蕉,每天给他推荐不同品种😃

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    1. 老板一头雾水,什么鬼

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