书面表达能力,可能比你想象的重要很多

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为了不被写PPT的人欺负,我劝诸君还是提高一下自己的书面表达水平,免得尴尬。

随着工作年限的增长,我逐渐意识到书面表达能力对我无与伦比的价值,也让我在以后的工作中受益良多。

我的第一家公司是一家互联网公司,业务遍布各个领域,非常庞大,而我又有幸进入经营管理核心部门;因为工作的特殊性,上级对我们部门人员的书面沟通工作定出了异常严苛的标准,过程很痛苦,但也让我的职场书面表达能力有了很大提升,也让我对书面表达这件事情有着更加深入的思考。

一、为什么我们需要书面表达能力

我见识过很多高手将PPT玩得风生水起,也见过很多不修边幅的负责人因为一封邮件将自己和团队带进深渊。

我一直在思考:书面表达到底对我们意义何在?

书面表达能力是个人能力的直观反映。有时候写不清楚很可能是因为没有想清楚,书面表达落到实处也就是一个PPT、一封邮件,但背后却是一个在做事的人或者团队,如果你连自己在做什么都说不清楚,那对方有权利怀疑你到底有没有能力胜任这份工作。

职场上有很多书面沟通的场景,书面表达到位会避免误解。这一点无需做过多解释,相信很多人对这一点都深有体会,书面表达没有到位会徒增大量沟通成本,而且会让给对方留下很不好的印象,甚至怀疑你所做的工作。所以当你写的邮件总是被别人误解,你的PPT总是被上级反复询问时,你该好好审视以下自己了。

书面表达比口头表达更正式,也有存档,便于回溯。书面表达一定会存在某种载体,或是邮件,或是聊天记录,当需要进行回溯的时候,邮箱等沟通工具都有可靠的记录。这个好处就在于你可以完美的复现当时的情景,也可以在遭遇扯皮时为自己提供证据,当然,前提是你的表达要到位。

二、职场的现状如何?

根据我的观察,大部分职场人在书面表达方面做得都不够好,尤其是研发部门,在书面表达上面似乎都不是很擅长。

以下是一些比较常见的问题,相信很多人都会犯:

你是否经常遭遇吐槽:

条理不清晰,描述比较随意。这种情况常见于各种书面沟通的形式中,很多人对自己表达内容的描述很随意,也不会分点列明。

之前遇到过一个工作了十多年的老前辈给我提交的工作总结,只有一段话,好几百字,里面包含的内容多达十几项,且没有任何标注,让人毫无阅读的欲望,只能打回重来。

不分场合,使用同一种语言风格。职场中的书面沟通有很多场合,常见的有汇报、工作总结、会议纪要、系统上线公告等,在不同的场合及情况应该有着不同的语言风格,比如说我们经常要给上级提交工作报告,这个在语言风格上肯定和发全员的公告不一致。

但是在工作中会遇到很多人,在不同场合使用相似的语言风格,如果把他的书面材料定义为他的产品,那这个产品经理肯定不懂用户分析。

内容太过专业,对方很难读懂。这个类似于“用户视角”和“企业视角”的辨析,从内容输出者的角度来讲,输出的内容都是自己在工作中经常接触到的,一看就明白,但是这并不意味着对方像你一样对你所写的东西这么了解。

大多数时候,我们都在无形中假设对方很了解我们的工作,但事实并非如此。

甚至,还会有错别字。这一点是非常不能容忍的,在对方看来,错别字不仅代表你的不重视,还会代表你的不专业,基于此,对方很可能在后续的沟通中不断的质疑你。所以错别字是万万不可以出现的。

三、如何提高书面表达能力?

说了这么多,那到底该如何提高书面表达能力呢?我认为可以采取如下方法。

强化意识,合理思考

我一直都觉得,一件事情如果做不好,只能说明这件事情的优先级在你这里还不够高。

如果要求你写的邮件里面不能有错别字,一旦发现,立马开除,我相信下次在邮件前你会检查几十遍才会发,这样出错的概率会很低很低。

所以,想提高书面表达能力的第一步,就是把这件事情的优先级提高,驱使自己做好每一张PPT,写好每一封邮件;其次,像上面说得一样,写不好其实是因为没想好,要养成先想好怎么写之后再动鼠标的习惯。

分清条理,务必极简

在你提高意识,并且经过合理思考之后,你应该可以清楚的表达自己的意思。接下来就应该将你所表达的内容分成几个模块,再从从每一个模块中提炼出总结性的语言,让对方一眼就可以看出来你想表达什么。

加个结论,效果明显

善用模型,总结经验

做营销的同学应该都知道4P理论,简单意思就是我们在分析一家公司的营销策略时,可以通过产品(Product)、价格(Price)、渠道(Place)、促销(Promotion)等4个维度去分析。

这就是一种分析模型,是前人总结出的经验理论,拿来用省时省力。其实在我们撰写书面材料时,也可以多尝试一下使用模型;甚至我们也可以自己总结出常用的书面表达内容模型,比如会议纪要三要素、公告三段论等。

下面是我自己总结的会议通知邮件的内容模型:

会议通知模型

最近新东方的年会歌曲《释放自我》很火,“干的累死累活,有成果那又如何,到头来干不过写PPT的”,大家对只写PPT又不干活的人很有怨言,为了不被写PPT的人欺负,我劝诸君还是提高一下自己的书面表达水平,免得尴尬。

 

本文由@王憾宇 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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评论
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  1. 小王老师最优秀👍

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    1. 谢谢周老师

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  2. 宇少贼流弊

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  3. 打破零评论

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