不会做职场时间管理?这些建议你绝对用得上!

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时间不可逆,所以我们由其知道时间的可贵。你会管理自己的时间吗?

有人认真考虑过时间这个概念吗?

如果你去搜索它的定义,会发现有物理学、天文学、哲学、文学和宗教等多个角度来解释这个词。

在英文词典中,time一词至少有十多项解释。其中有一句英文是从管理学角度阐述了时间的概念:

a period of time considered as a resource under your control and sufficient to accomplish something。

大意是说,时间是一种你可以控制并用来完成某事的资源。每人每天都有24个小时,以分钟为单位来衡量,一天是1440分钟。再进一步,按照8小时的工作制度,每天480分钟用于工作,如何做好时间管理,保证最有效的产出是非常有必要的。

每天的工作,大需求也好,小需求也罢,只要有规定的完成时间,都可以算是一个完整独立的项目。

由于从事多语种翻译工作,除了经常要考虑各国译员的时差以及与local team的配合时间,还要做跨部门和部门内的翻译需求沟通,发现翻译是一项对时间管理比较苛刻的工作,尤其是项目周期比较短的时候,无法做到有效管理时间,永远都在赶deadline的路上。

下面以日常的翻译需求为切入点,分享自己在时间管理方面的一些心得,其实也适用于大多数需要做时间管理的场景。

一、分配时间

牢记每个项目都有完成的时间限制。

基本上,当你拿到需求的时候,经过评估工作量和要求等因素之后,你就要预估什么时候返回,这个时间节点有个不友善的称号叫deadline。由于从事语言方面的工作,通常比更多的人要关注词源。deadline这个词最早出现在美国内战(1861-1865),南北战争期间,南部联军设置了一个战俘营,在战俘营的周围划了一条线,一旦战俘越过这条线就会被守军射杀。于是这条线就被称为死亡线dead line。后来,该词又用于报社行业,经过演变,直到1920年,才用作time limit的意思,也就是今天普遍使用的截止时间之意。有人可能觉得到了截止日期,就濒临死亡线,做不完,就要被骂死……所以科学技术不再是第一生产力,deadline才是。

针对大项目,建议最好拆分成子项目,更加准确地预估每个部分完成所需要的时间。好比一个5000字的翻译需求,翻译需要1.5天完成,过程答疑解惑需要0.5天,审校需要0.5-1天完成,那么这个需求大概就需要3天左右完成。这是理想的交付时间,但过程经常出现不可抗拒的因素,比如文档写作糟糕,翻译需要花费很多时间理解其中的内容,需要与对方确认文档中的疑点,而对方不是在开会,就是有其他原因不能及时配合解答,那么翻译进度就被影响,这时候可以预留1天左右的buffer时间,也就是这个项目的完成需要4天左右来完成会风险低一些。

给自己设置比官方截止时间更早的deadline,永远不要高估自己会在deadline那天完成任务的能力。倘若不想总是焦头烂额地赶deadline,建议有所谓拖延症的同学有病治病,不要什么事情都放在最后一天才做,因为你会发现最后一天往往会被各种鸡毛蒜皮的事情hold住了。

个人通常的做法是,假设项目官方deadline时间为1月15日,给自己的deadline就会提前半天,或到1月14或13号,永远要超前完成任务,预留时间给自己做缓冲和保证完成的质量。这样子对方永远觉得你棒棒滴,因为他们的deadline不是被按时完成,就是超前完成,觉得你非常给力靠谱。

如果项目交付周期被缩短,要学会寻求更多的资源来完成项目。常见的方法是加班,但这一招并非总是有效的。毕竟很多事情不是加班就能解决的,一个人一天也就只有24个小时,再怎么挤,也还是24小时,我们不是超人,不要硬扛。

如果做大项目长期加班,更要注意身体问题。如果加班行不通,还有另外一种做法是,需要借助更多的资源去完成,比如分任务,多人协作,最后一人做PM统筹。

此外,还可以外包,寻求外部支援,但本质上也是增加完成同一件事情的人力资源,只不过压力转移到他人身上,自己需要把精力放在项目的质控上面。

多个项目并行的时候,先快速完成小项目,再做大项目。很多人会和你谈项目优先级,但他们忘记了做大项目需要更多的时间这一个事实。

工作中同时爆发多个需求是常有的情况,你会发现所谓的优先级四象限法则是错的,但总有人不断地给你灌输这个方法论。如果没有听过这个理论的同学,要谨慎避免误入歧途。因为要把任务放到四个象限中,进行判断所要耗费的脑力太高了,什么程度算重要,什么程度算不紧急?紧急的东西不重要吗?当你使劲浑身解数填好四象限,时间早就过去了2个小时。

个人通常的做法是,把今天要完成的项目快速列出在本子上,即所谓的to-do list,然后快速把简单好做的需求(比如几句话的翻译)先做完,给自己一点自信和打鸡血。剩下的大块头需求(比如几千字的翻译需求),再按照前面说的拆分方法各个击破。针对5000字的中文,今天翻译2000字,明天翻译2000字,后天翻译1000字并把前面两天翻译的译文一起检查。确保大的项目每天都有一定的完成度。就像罗马一样,大项目不是一天完成的,但却可毁于没进度。

二、减少打扰

有效地关注工作群的消息,可以关闭通知提醒,但不是完全不理睬。在工作的时候,最常见的外部打扰是群消息弹不停,如果不需要随时关注群动态,及时响应某些紧急事项,建议关掉消息提醒,每15-20分钟左右(这个时间间隔因人而异)再看一下群消息。当然有的人心理素质异常强大,任你怎么弹窗,就是不点击进去看,这种就无需关闭消息提醒了。毕竟实时盯着群消息,很难集中精神处理某些需要一个时间块才能完成的需求。

控制上网时间,寻找检索资料的高效方法。另一个大干扰来自于网络,上网检索资料时,往往会控制不住,越跑越远,从一个搜索hit跳到另外一个hit,无意中花了不少时间浏览过多对解决眼下问题无关的网页。如果你是那种无法控制自己的人,一旦发现自己花太多的时间在网页搜索上面,就要想办法停止下来。如果你是完全对自己上网用了多少时间无感的人,建议查资料之前,设置一个闹铃提醒自己,避免自己花太多的时间在网上。

比如,针对中文术语“死信队列”如何翻译,10:00上网查对应的英文说法,一般到了10:30,半个小时过去了,还没查到就停下来,思考是否有更便捷的方法快速得到此术语的翻译?比如:咨询撰写该文档的业务侧同事,他们经常阅读外文技术资料,很大的可能会知道这个词的英文说法(永远不要小看开发哥哥的英语水平),或者参考竞品,或者机翻完再google搜索检验等,捷径总是有的,只是没想到而已。

当然,有些时候上网查的资料不是那么准确,需要不断地深挖,但无论如何,请一定要控制好时间和掌握查资料的一些技巧。关于这些技巧,网上有很多行之有效的方法可以试试。

预留开会的时间,提前安排好工作。再说另外一个干扰是开会,一个会议可以占用一两个小时,半天,甚至是几天的时间。等你开完会,发现等待你的往往是加班,不然这一天可能什么都没干。不是在开会,就是在开会的路上。但是会议呢,没办法不参加。

个人的建议是,最好提前了解会议的主题,让自己更加有效地参会,如果有人主持会议,避免大家思维过于太发散,那再好不过了。如果没人充当这个角色,你可以见义勇为充当这个角色,让会议更有效地进行,更早地结束。

有些会议,如果不是必须要参加的,可以不用亲自出席,但一定要关注会议纪要,以免错过重点信息,影响后续工作的展开。对于那种一个会议需要讨论多个主题,而每个主题之间的关联性不强时,可以咨询发出会议邀请者,是否可以只选择参与自己相关的那部分主题,以便节省时间做其他事情。

没有任何一款时间管理工具和方法论放之四海皆准,只有适合自己的工作模式。娃都是别人家的厉害,年终奖都是别人家的公司多,我在这里和你说了这么多方法,也都是“别人”的方法,也许都不适合你,但希望对你有所启发。

很多工作都需要一大块无人干扰的时间来处理,之前也看到有人推荐番茄工作法(25分钟工作/5分钟休息为一个工作时间单位),或是Wunderlist等清单记录工具,但实操起来,很多事情都身不由己。个人亲测最有效的方式就是用笔在本子上快速记录,随便写随便画,自己看懂就行,被打扰之后随时能跟上中断前的进度。不像软件,还得按照它的格式填写。

毕竟实际工作中,并没有一个真空零干扰的工作环境,比如,你工位摆了一束漂亮的玫瑰花,然后其他MM路过,可能会因为这花太漂亮吸引了她,前来和你聊上几句,也会迫使你的工作暂时性地中断。再好比,一通快递电话打来了,喊你下楼收货,这种类型的工作中断也是经常出现的。

我们需要锻炼的是,如何从被干扰中断之后快速进入工作状态的能力。不要问我这种能力怎么培养,如果你经常有意识地让自己快速集中精力,就离掌握这种能力不远了。如何快速进入工作状态,只有一个方法,那就是立马工作起来。

三、有效沟通

沟通一定要针对新问题,而不是费时间反反复复做老问题的沟通。很多人都觉得自己会沟通,但实际情况恰恰相反。看看中国有很多成语都是和不良沟通有关的,比如:祸从口出、出口伤人、白费口舌、有口无心等等,就知道我们多么需要有效而正确的沟通。有效的沟通可以帮助减少项目运转所需要的沟通时间,减少不断开项目会议而无结果的时间。第一次沟通就要把事情说清楚,做到每次的沟通都是针对新问题,而不是反复纠结在老问题上面。

确保双方在沟通时都能对同一件事情达成一致的理解。首先明确一点,沟通一定是双向的,不仅一方说清楚,也要确保另一方理解清楚了,才能称得上有效的沟通,任何单方面的沟通都不是有效的。

举个例子,前阵子让新人写篇KM工作文章,原话是这么说的“对了,你最近可以写篇KM文章,看看下周内能否写完。原创的,和翻译工作相关就好,字数不限啦”。一周之后的周五,问她是否写完了吗?她一脸懵逼完全不知道周五是deadline了。后面经过进一步的沟通,了解到她所get的意思是“下周内考虑写一篇KM,能写就写,不能写就算了,just try”。

后来,我也反思了这其中的信息传达不对称问题,双方对同一件事get到的点不同。后续这种任务执行的沟通,更应该像一项指令,说清什么时间完成什么事情,如果不能完成,什么时间点反馈。或许措辞变成“下周五之前务必写一篇KM文章,如果写不了,下周三之前反馈,再另做安排”,这样的表述虽然缺乏温度,但一定是明确有效的。

对于那种需要别人配合才能完成的工作,必须提前沟通好时间安排和告知进度风险。例如,本月要发布一个APP新版本,就要具体到开发、翻译、测试、美术需要多长时间才能完成这个版本的需求,过程出现频繁修改需求可能造成进度延后的时候,如何再次调整项目时间安排。

个人最大的感受是,管理好上游和下游的队友,不要让自己在中游难受,永远不要做“夹缝中的项目管理”,不利于身心健康,也容易和队友之间相互推锅。再以App翻译来说,按照规划好的时间,提前3-4天催产品给文案或让开发尽早合入文案进行翻译,要想让别人全力配合,一定得让人明白你的工作是如何展开,提前告知会有哪些风险点,丑话说在前头,这是聪明人的做法,因为你不知道天上什么时候会飞来一口锅,砸在自己的身上。

当然,也不鼓励你把锅推给别人,是自己的锅,就得认领。但如果问题不是自己造成的,坚决不做背锅侠。然而,实际中,出了问题,很多团队第一时间是推锅,把责任定在某个人的头上,而不是快速解决问题。

采用的沟通方式一定要以尽量尊重对方为前提。之所以会提及这一点,是因为在现实工作中,有时候往往很想做到尊重对方,然而有的同事一时心急,容易爆粗口,但千万不能有玻璃心,只要都是为了做好项目,而没有人身攻击的话,要学会包容他人。每个人的沟通方式不同,有的人就喜欢企业微信打字,不喜欢打电话或发邮件,有的人喜欢当面聊,其实不论哪种方式,只要达到沟通的目的就可以,但可以选择一种节省时间的沟通方式。一种方式行不通,就要尝试另一种途径,不能让问题无限期拖下去不解决。如果实在无法解决或无权处理问题,已浪费了不少时间在沟通上面,需要请示领导去协助推动事情的进展。

时间管理这活并不难,关键在于你怎么做。有意识培养自己的时间观念,了解项目的整体进度,看清自己处在哪个环节链条上,摸清上下游人马的做事风格,进行有效明确的沟通。

永远不要奢望别人给你留时间,时间都是自己争取来的。

 

作者:elviradong,腾讯员工

公众号:腾讯大讲堂(ID:TX_DJT)

来源:https://mp.weixin.qq.com/s/nDrfgsakXfWsR8vnZYEnOw

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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