如何应对工作中,那些没完没了的开会?

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80%的会议都是浪费时间,如何正确地开会才能不浪费?怎么样才能解决提高会议效率?本文梳理了一些开会的原则与方法,供你参考!

我们公司前段时间有一个新的课程项目要上线,产品部门的工作已经接近尾声,运营推广工作成了这个阶段的重点。

推广方案的制定、讨论、确定使得我们部门最近需要经常开会,以至于有时开会的时间占据了全天工作时间的80%以上。

感觉自己不是在开会,就是在准备开会的路上。

在经常开会的这段时间,我发现我们的会议效率居然如此之低

  • 领导经常临时拉人开会(突然被打断手头的工作任务,真的非常不爽);
  • 会议中没有主持者,开会中经常跑题,聊到工作之外的话题;
  • 会议时间没有限制,进行到中午没有结束的就下午继续开……

在经历了一系列“开会之痛”后,我学习和总结了几条高效开会基本方法。

以下,与你分享:

一、明确目的:我们为什么要开会?

你可能有过这样的经历:

在办公室工位上工作,临时就被叫去开会了,召开会议的人没有告诉你会议主题和议程等信息,你一脸糊涂地就参加了一个会议。

这样的会议,效率和结果可想而知。

很多时候开会效率低下的主要原因是我们不清楚、不明确会议的目的,我们甚至不知道究竟为什么要开会。

所有的会议,都需要有一个明确的目的。会议的目的是做出一个决议、解决一个问题,还是同步一个信息?

明确会议的目的,是开会前要做的第一件事。所有的行动,都必须围绕会议目的展开。

发起召开会议的人要明确开会的目的、主题与议程,并保证所有参与者清晰的知道会议的目的,知道我们为什么要开会,以及会议主题、议程。

为此:

1. 提前向参会者发布会议的目的(包括主题和议程)等信息,不管是电话、或者邮件等形式,确保每个人收到这些信息

以便于参会者能够做一些必要的会议准备,比如:资料、想法、建议以及其他需要同步的信息等。

2. 主持人最好在开会前,花2—5分钟明确会议主题及议程。这有助于组织者以“上帝视野”统筹全局,决定会议的流程和具体的时间分配。

这样做的好处是不会跑偏、不会超时,且保证会议结束有结果。

3. 时间是会议最大的限制条件,会前一定要对会议时长做出规划。若是超时太多,无论目的是否达成,都可以判定会议失败。

关于时间限制这一点,我们当然无法做到百分之百的完美控制。但会议前的时间规划依然是非常必要的。

二、会议必要的人员分工

一个工作会议通常至少3种必要的角色分工:

1. 主持人:确保会议中的发言不跑题、不超时、不出现人身攻击等影响团结的事。

会议开始前,主持人最好在开会前,用几分钟时间明确会议目的和议程。保证不会跑偏、不会超时,保证会议结束有结果。

主持人的另一项重要任务:

严格按照议程的时间组织讨论,并在每个环节给出时间提示。避免出现前面的人发言时长不受控制,后面时间不够的情况。

2. 决策者:会议必须有明确的决策者,就是可以拍板最终做决定的人。一个、多个人决策或民主投票,以便产生会议的结果。

缺少明确的决策者——这是我最近参与的一些会议中,经常面临一个非常严重的问题。

因为老板太忙,所以经常是运营与产品部门的几个同事自己开会,这样的会议缺少明确的决策者。

参与会议的每个人都有自己的想法,互相之间很难说服。讨论了半天,最后没办法拍板做决定。

最后只能等老板有时间的时候再开一次会,向老板再同步上一次会议的信息,从头再来一次。

一次会议就能解决的问题,居然变成两个会。

除非是一些开放性、探索性的会议,否则,明确会议的决策者非常重要。

3. 记录者:记录者在会议结束后,需要尽快将会议记录发布出来,最好当天发,不隔夜。

对于重要的会议,记录者可以录音,以避免关键信息的遗漏。

会议记录的详细程度应该根据会议的重要性来定。

特别重要的会议,会议记录应该尽可能的详细、完整;不太重要的会议,会议记录可以更简单一些。

需要明确的是,会议记录通常不是一个会议的关键,一般不需要花费太多时间精力。

大多数时候,只需简单记录时间、人员、主题、主要事项、结果等内容。

4. 其他可能用到的会议角色:动议者、旁观者等

动议者:提议,提出行动建议的人。

旁听者:设立旁听席,可以让相关团队成员熟悉决策流程,获取信息。旁听席只有听的权利,没有发出任何声响的权利。

为了保证会议的效率,旁听席从会议开始到结束,必须始终保持安静。

通过角色的设定,可以让每个人紧张起来。如果不设定角色,就会有人懒洋洋地窝在会议室的角落里漫不经心。

三、一些提升会议效果的具体方法

1. 计算会议的成本

一个较为通用的公式:会议工时成本=2×S×Q×T

其中,S=3×与会人员平均小时工资;Q=与会人员数量;T=会议时长。

比如:5人参与,参与者平均小时工资为50元,开会2小时。那么这个会议的工时成本就是:2×3×50元×5人×2小时=3000元

大部分人可以没有计算过自己开一个会可能需要这么高的成本(这还只是会议工时成本,不包括其他可能的隐性成本)。

2. 控制外向、固执和强大的人

会议通常是由外向者主宰的。因此,许多与会者可能对发言感觉很不自在。

如果会议形式让每个人都容易发言,限制那些发言最多的人,这种形式可能会带来更好的成效。

3. 创建良好的、能够强化注意力的会议环境

如果环境条件让与会者更容易关注会议本身和其他参与者,这会让会议受益。

这种条件包括充足的自然光线、安静的环境等。

物理形状也影响会议的质量。

例如,正方形或圆形的会议空间允许所有人与他人进行眼神接触,因此鼓励了所有人的参与度。传统的会议桌是很糟糕的设计,剧院式会议厅也一样。

有些组织在会议期间禁止与会者使用笔记本电脑或智能手机,这部分是为了确保他们能全神贯注。

4. 非正式的沟通

比如,在阳台抽烟的时候聊一聊、问相邻座位的人一个简单的问题、午餐间的对话等,非正式的沟通有时会比正式会议更高效。

5. 使用一些比较成熟的会议模式:

①爱德华·德·博诺(Edward de Bono)的“六顶思考帽”。这种方法用不同颜色的帽子作代表:

  • 白色表示处理事实与已知情况;
  • 黑色提供谨慎和批判性思考;
  • 红色强调感觉,包括直觉和预感;
  • 蓝色管理过程,确保团体正解地遵循了程序;
  • 绿色促进创造力,推动新想法和选择;
  • 黄色鼓励乐观,并寻找价值、利益和优势。

② 大卫·坎特(David Kantor)的“四选手模式”。这种模式将团队分为四个角色。

  • 动议者,提出想法和提供方向。
  • 追随者,完善已发言的内容,帮助他人澄清想法,支持正在进行的事情。
  • 反对者,挑战发言的内容,质疑其有效性。
  • 旁观者,注意正在发生的事情,并提供与当前事物有关的视角,以及人们在谈话中可以采取的一系列行动。

③高桥政史的“一张纸整理术”。用一个表格工具,对会议的主题、事实、解读、行动、三个重点做梳理。

如何应对工作中,那些该死的开会?

高桥政史:一张纸整理表格

第一步,填写会议的主题或问题;

第二步,依次讨论写出面临的实际情况、对事实的解读以及针对这些事实和解读下一步要采取的行动;

第三步,梳理出会议内容中最重要的三个点;

最后,用一句话总结会议的结果。

四、会议的结论

会议的结论是会议这项行动的“成果”,没有结论的会议可以说是毫无意义的!

会议必须有结论,必须有明确的下一步。

会议结束的时候,一定需要3-5分钟的时间总结,来确认下一步的工作、负责人,以及截止时间。下一次同类会议前,花10分钟进行上一次会议的回顾。

最后:

关于开会这件事,美国人有一本书专门讲,这本书就是有名的《罗伯特议事规则》。

这本书写了诸多开会议事的方法,以及一些普适性的原则。

比如:少数服从多数;平衡原则;意见相左的双方应轮流得到发言权等今天已经得到广泛认同的议事原则。

如果有兴趣,你可以读读《罗伯特议事规则》这本书,深度了解关于“开会”和“议事”的学问。

参考资料:

1. 人人都是产品经理:《向谷歌学习如何高效开会》

2. 笔记侠公众号文章:《为什么我们讨厌开会?》

3. 管理的常识公众号文章:《天天开会浪费时间?4大步骤帮你远离低效会议!》

4. 罗辑思维公众号文章:《关于如何高效开会的清单》

5. 知乎问答:《开会如何高效》

 

作者:亚飞

来源:https://mp.weixin.qq.com/s/G8qPENTeSfln5V6fsR6ITw

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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  1. 很有用

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