跨部门沟通方法论

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作为一个产品经理,沟通是必备的核心技能之一。拥有好的沟通能力,推进事情往往可以事半功倍,反之则容易事倍功半。而一套有效沟通方法论则是产品经理的必备法宝。

在岗位的要求下,我们需要经常穿梭在不同的群体之间,采用不同的方式进行沟通,力求用最小的成本表达出最精准的意图。有经验的产品在踩过一些坑以后,或是通过自我学习,或是通过实践摸索,会逐渐形成自己的一套沟通方法论。

如果按照沟通的人选职能来划分,我们会沟通业务、开发、设计等多职能岗位。沟通的要点在于表述得体,简单总结就是需要专业表述的时候使用专业词汇进行沟通,而在需要白话解释的时候言语则要通俗易懂。这块网上已经有很多非常棒的分享,笔者在此就不做赘述。

按照沟通的范围来沟通,我们大部分沟通其实是在内部进行的,比如内部和业务确认需求,和开发敲定实现方式等。而少数沟通是需要和外部进行沟通,也就是我们常说的跨部门沟通,比如接入其他平台接口。

相较于内部沟通,跨部门沟通无论是从成本,还是难度上都高上一个级别,如何高效沟通确实是一个挑战。下面,我们针对跨部门沟通这个场景,拆解一下如何形成一套成熟的沟通方法论。

一、问题分析

首先,我们面临的这个场景是跨部门沟通,我们的诉求就是进行高效的跨部门沟通。仔细拆分一下,这个问题的场景就是跨部门沟通,关键词是高效。在这里,高效的目的就是避免出现问题,可以简单直接的进行信息的传递。

我们可以先分析一下跨部门沟通的痛点是什么。仔细审视一下过往的沟通问题,其实可以很明确的分析出痛点主要在于:

  1. 涉及到的配合部门不愿意配合
  2. 配合部门有意愿但沟通成本高

我们按照鱼骨图的形式继续往下拆分来看,意愿问题上大体可以分为对事项的重视程度不足和一致利益不足。沟通成本问题主要可以分为表达能力问题、工作分配不妥(存在灰色地带)、对配合方资源掌握不足(专业知识不足)。

由于问题点较少,鱼骨图的样式不好看,下图采用了逻辑图的样式。

我们的诉求是什么:

  1. 让配合部门一起积极推进
  2. 降低沟通成本

二、解决方案

那我们的解决方案就要针对这些细小的点做好准备,形成一套自己的方法论,用最小的成本去完成跨部门沟通。我们逐一针对这些问题来进行分析和处理。

1. 意愿问题

(1)重视程度不足

可以通过前期的资料准备来进行,包括推进事项的目的、可行性、价值和方案,目的就是让配合部门感受到事项的重要性。

(2)配合资源有限

每个部门固定时间段内可以使用的资源是有限的,如果加入我们推进的事项肯定会对原有计划的资源产生影响。我们要考虑能否为配合部门协调出更多的资源,不行的话只能通过一致利益来提升配合部门的积极性了。

(3)一致利益不足

问题就比较复杂了,要知道每个部门肯定是会有自己专职负责的内容,肯定是会优先保障内部事项的推进来规划和使用自有的资源。如果没有强大的利益驱动,小任务靠人情关系可以搞定,复杂的任务就很难再采用这个办法了。

最好的办法,就是要把各方团结到一起,让大家成为利益共同体,让大家为了共同的利益(划分好的利益)而奋斗。

操作方面的话,可以通过以下步骤进行:

  1. 先对事项推进进行整体的盘点,确认事项的推进对配合部门能否带来直接的利益;
  2. 事项推进完后预计会有奖金分配的话,可以从事项推进后的收益先进行划分;
  3. 是否可以进行资源互换,比如配合方也有推进的任务需要我们协助;
  4. 如果没有这些的话,也可以从公司整体利益来出发,保障大家的目标一致性。

这块要注意的事情是——关于配合意愿上,我们沟通的人选必须是配合部门可以拍板的负责人。正常而言这块的话,我们需要做的事情就是把事项和配合部门的资料整理完成交给上级,由你的上级出面协调。可以由上级之间达成一致意见,各自指定下面的同事来进行推进。

2. 沟通问题

(1)表达能力不足

这个是需要不断去锻炼的一种能力,成功的标准就是通俗易懂、言简意赅。语言组织能力是需要不断训练的,每次说话之前需要先思考停顿一下,语速控制的慢一些,保持话语的逻辑性等。

(2)工作分配存在异议

同样的一个事项推进可能会有多个推进方案,不同方案除了各自的利弊以外,对于内部的分工也会有不同的要求。

对于分工,给到配合部门的任务可以分为指定任务和灰色任务。

灰色任务就是主导方和配合方都可以来处理的任务。在与配合部门进行任务分配的时候,一定要确认好是否是配合部门的指定任务。如果是灰色任务,主导方是需要做好承担这部分任务职责的准备。

(3)对配合方资源掌握不足

在推进盘点资源的时候,很容易犯的一个错误是——与配合部门沟通中才发现需要另外的部门一起参与。

如果是正式的会议沟通中发现这样的问题,很容易就会导致会议搁置,造成时间与精力成本的浪费,也会降低配合方的热情。

我们要对整体任务进行详细的了解和拆分,保证大方向不存在问题;如果涉及到一些其他部门的情况,可以先点对点沟通,进行非正式沟通,初步汇总后再进行会议沟通。点对点的沟通建议也是列出提纲,节约时间。

(4)专业知识不足

如果事项的推进会有一些专业知识沟通的时候,尽量事先进行学习准备或者是要带上“翻译官”。

比如沟通一个接口方案,可以先去要一份这个接口的文档,摸清楚这个接口的请求参数和返回参数等。同时,沟通的时候可以带上自己团队的开发一起。

三、方法论

假设现在我们拿到一个需要复杂的需要多跨部门协作推进的事项时,该怎么来操作呢。

以下的流程可能会提供一下思路:

1. 明确事项的重要性和价值,形成具体的书面材料;

2. 准备多个推进的方案,评估出最优方案并将其拆解出大致的任务和需要的资源,备选方案可以简单进行拆解,有推进思路即可;

3. 将资源对应好部门,匹配好最优方案中涉及到的各配合部门;

4. 与各配合部门进行非正式沟通,了解各配合部门的部门职责范围,确保不遗漏参与的配合部门;

5. 与上级一起邀约各配合部门负责人进行正式沟通(一般采用邮件、会议等形式),保证各部门的在这个事项推进中有着一致利益;

6. 确认好各配合部门的推进负责人,针对方案细节进行确认,划分好任务和时间点,形成正式报告;

7. 与各配合部门定期进行沟通,保证协作的进度与质量;

跨部门沟通时,重点需要注意的内容有:

1. 任务一定要责任到人,明确好时间点,并形成书面确认,避免后续扯皮;

2. 定期与上级进行汇报进度与问题,需要上级介入处理的问题及时上报;

3. 一切以完成事项为目的,不要怕得罪别人也不要怕背锅;

四、多方会议方法论

跨部门沟通中,很重要的一种形式就是多方会议,我们也可以针对多方会议来进行拆解,结合沟通前中后三个阶段和沟通技巧形成一些自己的方法论。

1. 沟通前

(1)分析会议主题涉及到的任务,确认好任务内容会涉及到的部门。

(2)确认好需要参加的人选和可能参加的人选,一般为产品、开发、运营和业务,避免出现人员遗漏的情况。

(3)明确沟通的目的和主题,并提前进行资料的同步。

(4)预估会议整体时间,协调与会人的会议时间安排。

(5)明确沟通的方式,包括当面会议、视频会议、电话会议等形式,提前安排好会议需要的配备。

2. 沟通中

  1. 明确推进事项的重要性和必要性
  2. 记录沟通确认的要点和问题点
  3. 结束前对重要的点进行复述,确认是否有要补充的点。

3. 沟通后

  1. 形成会议纪要,抄送与会各方和对应的负责人,需要确认的内容明确写出并要求答复
  2. 及时跟进会议任务的完成情况并汇报
  3. 对会议中的问题进行反思总结,准备下次沟通的主旨和方案

4. 沟通技巧

  1. 注意表述的形式,降低理解成本,图表、PPT说明效果更佳
  2. 把握核心痛点,先解决主要矛盾
  3. 注意沟通态度,避免使用激烈的言辞
  4. 沟通中注意反馈,倾听和反馈同步进行
  5. 做好会议的协调角色,避免沟通中产生激烈的冲突
  6. 该用专业词汇时就用,不要用时就不要用

希望大家阅读完后可以有一些收获,在未来的跨部门沟通中形成自己的方法论,让沟通畅通无阻。

 

本文由 @黑之契约者 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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评论
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  1. 虽然不够全面,但是总结的蛮好的。看完就知道作者一定正在或过去在一个大型企业做业务系统……

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  2. 好文,搜藏了.

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  3. 厉害了,方便私下沟通下么

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