脱离加班狗队伍,你需要这份计划总结方法

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当你频频沦为加班狗的时候,你没有想过一个问题:效率低下、时间管理纰漏才是你加班的根本原因。这时候,如果掌握了工作计划、工作总结技能,脱离加班狗行列早日可待。

不知从什么时候兴起了一个名词——加班狗。

很多人用这个词自嘲,甚至有点隐隐代表我很忙、我很重要、我工作很积极的光荣感。

  • 可是当你在深夜拖着疲倦的身体回家,连脸都不洗就倒头大睡的时候;
  • 当你对象已经开始抱怨你没时间陪她的时候;
  • 当你连续一周0点打卡,突然流鼻血的时候;

……

我知道,其实你是不想加班的,其实你是厌恶加班的。那么加班真的是只是因为事情太多做不完吗?

拖延症,工作没有计划性,节奏混乱——这是导致低效率加班的主要原因。而掌握有效的制定计划定期总结的方法,可以帮你摆脱低效率加班。

本文重点导读

  1. 计划总结的关系与价值
  2. 有效计划的关键要素及主要类型
  3. 高阶总结的流程方法及主要类型
  4. 计划总结模板分享

一、计划总结的关系与价值

定义

计划:指根据对组织外部环境与内部条件的分析,提出在未来一定时期内要达到的组织目标以及实现目标的方案途径

总结:团队,企业或个人在自身的某一时期、某一项目或某些工作告一段落或者全部完成后进行回顾检查、分析评价,从而肯定成绩,得到经验,找出差距,得出教训和一些规律性认识。

计划与总结的关系就像是”鸡和蛋”,基于上一阶段的总结的情况去制定下一阶段的计划,总结做的越详细,挖掘问题根因,才能为下一步计划提供有效的方向。

同时每阶段的计划都需要总结,计划内容写的越完善,才能更好的执行和监督效果,最后方便直观的进行总结评估,再制定下阶段的计划,如此循环。

不管是企业或者个人都会进行计划和总结,但是效果却差别很大,同样做了计划总结,有些人仍然假忙碌,低效率低产出,却有人不断发现问题,不断改善进步,工作有条不紊。

那么,如何制定高效的计划和总结呢?

二、有效计划的关键要素及类型

1. 有效计划的关键要素

案例1:新年伊始,很多人都会给自己立下flag,例如小编的:

这条朋友圈发出去后,小编就收到了工作狂老大的回复——这个新年计划是无效的,原因如下:

  1. 对自己好一点,学会收拾自己,什么样的行为算是对自己好一点,收拾自己的标准是什么?
  2. 多读书,多是多少?读什么书?小说也算?
  3. 多出去走走?多是多少?走去哪?逛街算吗?

总结下来小编计划的问题就是:

  1. 计划的内容不明确具体是要做什么
  2. 没有评判计划范围的标准
  3. 计划缺乏具体的目标

按照上面的意见进行修改之后,小编的新年计划变成了:

修改之后,到了年终小编就可以直观的总结自己的新年计划有没有完成了。完成率是多少。

案例2:一个年销售过亿的企业市场部制定了6月的工作计划:

这个计划表的问题:

  1. 指标计划和工作计划是分开的,直接导致的结果:工作内容都完成了,指标没有达成。
  2. 指标类的事项没有具体的工作计划分解,因此目标的设定也是无效的。
  3. 具体的工作事项没有拆分完成进度和阶段,完成时间全部是最后一天,极有可能造成延期。
  4. 工作任务没有进行细化的拆解和责任分工到个人,会导致下属权责不清,工作承接混乱或遗漏的情况。

一个全流程工作计划必须考虑的要素:

计划中的5W2H:

1. 为什么做(Why)

即明确工作计划的原因和目的,如:爱心早餐的活动是为了吸粉,吸多少粉。

2. 做什么(What)

即明确所要进行的工作活动的内容及其要求,如:准备北京会展具体需要哪些物料及数量。

3. 何时做(When)

规定工作计划中各项任务的开始和完成时间。如:中秋节营销方法,什么时候出初稿,什么时候评审,什么时候出2稿,什么时候定稿。

4. 何地做(Where)

即规定工作计划的实施地点或场所,如冰淇淋系列甜品上市,线上哪些渠道,线下哪些门店。

5. 何人做(Who)

即规定由哪些部门和人员去组织实施工作计划,如:营销活动谁负责写策划,谁负责推广,谁负责做设计。

6. 如何做(How)

即使用何种方法和手段如:支持销售目标达成需要策划什么营销活动。

7. 做成什么程度(How much)

即做到什么程度?需要多少资源支持如:新品上市推广需要其他部门提供什么协助。

工作执行时的3个注意点:

  1. 每一项工作内容都要有可量化的检核标准,时间/成效。
  2. 计划是基于目标的,盲目的列计划和计流水账没有区别。
  3. 如果工作需要跨部门协助,需要进行说明协助部门具体要完成的内容和时间要求。

按照以上的5W2H要素,我们对案例2的月度计划进行了优化:

优化点:

  1. 围绕工作目的将行动计划进行了归类及细化拆解,并匹配对应的目标。
  2. 将工作事项分工到人并且精确了具体完成时间。
  3. 增加了需要协同完成的需求。

ps:若文字看不清,请单击图片再放大。

2. 计划的类型和特点

根据周期,工作计划一般分为五类,侧重点各有不同:

三、高阶总结的关键要素及类型

高阶总结的流程方法

案例3:小王这个月辖内店铺的销售额未达标,老板让他交一份总结报告,小王洋洋洒洒的列举了很多表格和数据,最后得出结论:

本月销售目标未达成,主要原因是新品上线延迟。

点评:

  1. 总结浮于表面:并没有找到问题的根因,无法为下个月计划目标的达成做借鉴支持。
  2. 把现象当做原因:如新品上线延迟是现象,不是根本原因,新品未什么上线延迟,是对工作进度的管控不足,还是生产时间排布不合理?
  3. 分析维度不够多:如销售没达标,可以从流量*客单价*转化率角度,也可以从新品销售+老品销售角度,还可以新客销售+老客销售角度。多维度分析才能找出更多的问题进行改善。

一份有效的总结,应该按照以下的流程和方法:

PS:总结的详细内容在之前的活动复盘课程里面有具体讲,这里就不深入了。

根据周期,总结一般也分为五类,侧重点各有不同:

总结类型

  1. 年度总结:对全年的战略及执行情况分析,是三维的。总结内容最多、周期最长,对整体年度目标达成情况,变化趋势,影响因素,核心差距进行全面的盘点,相当于自我的全身体检。
  2. 季度总结:对季度段性目标达成情况总结,主要关注大项目战略的进展和成效。是二维的。
  3. 月度总结:对月度指标达成情况,各项事项是否如期完成进行总结,找出差距根因,作为下月行动计划的根据,是二维的。
  4. 周总结:对一周内指标完成进度,和工作事项是否如期执行进行总结,方便及时做调整已保证整体月度目标的达成,是线状的。
  5. 活动总结:对一场活动进行全面复盘,找出优点继续推广,明确差距持续改善,是点状的。

特别说明:

总结与计划相辅相成,计划没理清的情况下,总结的方向和指标会混乱且流于表面。

总结没有深入剖析挖掘根本原因的情况下,无法帮助下一次计划的制定。

如果按照案例2 的原始版本的月度计划,最后总结销售目标没达成,那么你只是浅显的分析指标构成的情况,根本无法找到具体原因。

因为在写计划的时候,没有写清楚,为了支持销售目标的达成匹配了哪些工作任务,每个任务对整体销售目标的影响是多少。

四、计划总结模板

使用以下计划总结模板,可协助工作提效:

 

作者:瑶光,微信号:suphie0524,微信公众号:回了CRM。某互联网自媒体联合创始人,曾在零食top3品牌负责用户体验管理。

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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评论
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  1. 根据smart原则优秀

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  2. 一个问题年复一年的讲,却还是做不到

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    1. 你需要按这个去执行呀,如果只是说了不做,那肯定没有,把这个方法运用到你日常的管理里面来,效率自然提升

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  3. 想裁剪部分到个人微博,微博名:不过点头之交

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    1. 标明出处即可喔

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