一篇优秀的周报是怎样炼成的?3个部分4个要点

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在大部分人的认知里,写周报是一件无意义的事情,无非是列出本周已做工作和下周待办工作。但一篇优秀的周报不仅可以帮助自己梳理工作、总结经验,也可以与相关方同步信息、提高协作效率。

本篇将结合沟通的3s原则,总结周报的3个主要部分和4个要点,与大家分享。

周报的目的在于沟通,让团队、相关方透明地了解信息。所以,「如何写好周报」这个问题的本质在于,如何将有用的信息高效地传递出去,我们可以从沟通的3s原则里借鉴一些方法。

一、高效沟通的3s原则

沟通的3s原则:simple(简洁)、specific(明确)、soft(非对抗性)

1. 简洁

沟通是一个双向的过程,如果你传递信息的时候夹杂了太多的冗余信息,就意味着对方需要付出额外的时间去解析、整理你传递的内容,而浪费时间,无异于“谋财害命”。

而且,多余的信息也容易导致信息失真。

2. 明确

沟通的目的在于将信息高效地传达出去,要保证信息不失真,双方对信息的理解一致。

所以在沟通时要明确沟通的主题和内容,这样才能真正实现高效。

3. 非对抗性

人们从心理上会更倾向于相信「跟自己一致的」的意见,但在沟通中遇到与对方不同的观点,或者试图说服对方时,人本能地将自己放在对方的对立面上,这样是十分低效的。

更好的做法是,从对方的角度思考,找到双方思维、利益、立场的共同点,寻求共同的目标。

二、周报的4个要点

从沟通的3s原则出发,可以归纳出撰写周报时的4个要点。

1. 注重产出,而不是过程

在写项目周报时,一定要谨记一个原则:结果导向

所谓结果导向,就是你要展现出你做成了什么,而不是你做过什么。

无论是对于领导还是相关方,有效信息是工作的进展,有多少可交付成果,而不是你做了什么,一定要避免流水账似的记录。

2. 核心内容优先

因为利益相关方可能并不会仔细的阅读整篇报告,所以一定要把核心的部分放在报告的开头,这样可以保证相关方获得最重要的信息。具体撰写时,可以参考金字塔原理。

3. 使用数据图表

除文字外,多使用数据图表。数据更有说服力,图片也比文字更直观。

比如说,你用大段大段的文字去描述一组数据的变化,不如用表格或是图表让人一目了然,信息传递也更加有效。要尽可能的运用视觉效果,比如进度表、甘特图、燃尽图等。

4. 非对抗性的两点实践

本周工作中与其他成员有争议的部分描述,可以寻求共同的目标(比如项目目标),站在同一立场上去寻求解决方法。

需要请求相关方帮助的部分描述,可采取诉诸利益的形式,告诉对方这样做对对方、项目整体有什么帮助。

举个例子,假如你要请研发部的同事帮忙,你可以告诉他,这个问题不解决,以后可能会出现更大的漏洞,解决起来会更耗费时间、成本,所以先解决这个问题对双方都有好处。

三、周报的3个主要部分

在明白了周报的要点之后,就可以开始动笔写了,那么周报到底应该写些什么呢?

以下总结了3个主要部分:

1. 本周工作情况

围绕本周工作描述,包括三个部分:

  1. 反馈本周在可交付成果方面取得的成果;
  2. 任务完成度是否符合预期,未达预期的原因;
  3. 项目整体的健康程度和完成百分比。

2. 遇到的问题

定期梳理遇到的问题和解决方案对成功完成项目是大有裨益的,周报中应主要包括:

  1. 公开问题:本周出现的新问题及解决方案,之前发现的问题及其管理策略的状态更新;
  2. 未决风险:本周出现的新风险,及处理这些风险的管理计划;
  3. 协调请求:本周未解决的问题需要哪些相关方的协调帮助。

3. 下周工作计划

列出工作计划是为了,明确下周的工作重点和优先级,以更合理地管理时间,可以参考以下步骤:

  1. 列出下周的关键任务;
  2. 明确各个任务的产出目标;
  3. 评估任务量,计划时间分配,明确时间节点。

要想写出一篇优秀的项目周报并不是一蹴而就的,在了解相关的方法和技巧之后,更需要的是刻意练习,希望以上对你有所帮助。

 

本文由 @ONES 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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评论
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  1. 求软件

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    1. 文中示例的软件是 ONES 哦

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  2. 能说一下图片当中做周报的软件吗?

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    1. 图中的软件不是专门用来做周报的,是研发管理工具 ONES,其中 ONES Project(项目进度管理),可以提供多维度的项目信息,用于梳理项目进度写周报是个很不错的选择,感兴趣可以了解一下

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  3. 您有见过有要写小时报的公司嘛?
    以半小时为单位,上厕所也需要写上。
    公司也不安排工作,自己去找事情做。
    大部分人的那根弦绷得都很紧。

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    1. 可怕 :arrow:

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    2. 是的,不懂管理层都在思考什么,
      总是喊着员工工作不够饱满,但是又没有实质的工作安排。
      就要通过小时报来看大家是否工作很饱满。
      曾经开会批评员工小时报写得太少,有个员工当天写了3000字的日报,得到了表扬。
      一天的工作似乎就为了写个日报。

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    3. 周报月报这种其实是为了和领导、团队信息互通,信息互通的目的也有一方面是为了建立上级对下级、团队之间的信任感,但是任何事情都是有一个合适的频率的,太过频繁就背离了初衷,弦绷的太紧也容易断掉。

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  4. 求软件

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    1. 是研发管理工具 ONES ,包括多个产品矩阵,其中 ONES Project(项目进度管理),可以展示多维度的项目信息,不仅是写周报的好帮手,还可以提高个人和团队的效率~

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  5. 同问楼主:可以告知一下文章中使用的软件吗?谢谢

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    1. 是 ONES 哦

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    2. 谢谢

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