如何开展有效沟通?试试这4个方法

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职场人,沟通是日常。对于做组织性质工作的同学来说,沟通甚至成为他们主要的工作组成。那么“如何进行有效沟通”这件事就需要花点时间来思考下了。

一、沟通的原则

万变不离其宗,探讨所有事情的前提都是目标导向。沟通的目标是什么的?开始之前咱们先一起梳理一下职场的沟通形式吧。

沟通形式有很多,有时候要进行事务性沟通,如研发|需求沟通会:

  • 合作方|工作方案确认
  • 上级|职业晋升答辩
  • 下属|工作进度确认
  • 项目组|casestudy讨论会

有时候要进行节点性沟通,如:

  • 每周管理例会
  • 每天早间站会
  • 项目组月度汇报

有时候要进行非正式沟通,如:

  • 一起用工作餐

我认为沟通的原则可以被归纳为三点:明确目标,清晰边界,最大化共识

目标导向是个老生常谈的话题了,职场中90%以上的沟通都需要目标导向。

这里我想强调的是沟通需要花费时间,每场基于工作的沟通都等同于对公司资源的使用。所以即便在这类日常到不能再日常的工作中,明确的目标也是沟通展开的前提。

无目标的沟通不就是摸鱼嘛 😋

这个年代里协同工作已经是常态,边界模糊的协作是最痛苦的了。如果我们的沟通是基于共同完成某项任务的,明确不同的任务谁来负责,谁来支持,谁来验收就显得尤为重要了。协同工作不谈边界,就是内耗的开始。一通操作猛如虎,执行效果二百五。

职场老油条有句名言“很多时候事儿做不成,不是因为反对你的人太多了,而是支持你的人太少了。事情一旦被标记为可做可不做,那结果必定是永远没戏。

职场沟通的意义,用最接地气的说法叫“拉票”。虽然职位不同,立场有别,但也要积极地去寻找共识,将共识最大化。

复习一下,在职场中我们谈到沟通时,请时刻铭记明确目标,清晰边界,最大化共识。这是沟通的三大原则。

二、如何理解有效

沟通是一个动作,有效沟通是一个结果。针对不同行业,不同岗位很难通过一个标准去定义有效。所以这里我选择一些案例,聊聊那些虚假的有效,防微杜渐。

1. 忽视沟通场景

我11年初入职场时,我的上级在分配给我的任务是“xx项目进度跟进”那时公司使用rtx作为内部沟通工具,我可以轻松找到对接的研发。于是发生以下对话:

产品:哥,筛选器增加复选功能可以在本周内上线吗?

产品:这个很急啊。

2分钟后

研发:恩

你觉得研发算不算确认了该进度?

企业微信,钉钉,RTX都属于在线聊天工具,从产品形态上表达的是聊天的场景,即模拟对话的形式进行工作讨论。

在确认进度这个具体任务中,面对面沟通是封闭时空,只要你问了对面就需要要回答(如果不回答将承担更大的压力)。

基于在线聊天工具的沟通是开放时空,对方不立即回复也不存在更大的心理压力。

第二,聊天工具的信息来源丰富,对方在跟你沟通时同时也在接受来自其他各方的“拷问”

所以有的时候听到同学们抱怨“我给你发消息了,你都已读了为什么又反悔?”原因很简单,你使用了容错率低的沟通场景,即便对方确认了有效性也是打折扣的。

2. 立场错误

同样是11年,我负责跟进一个数据统计的需求。因为第一次跟这位研发同事打交道,为了表示友好,确保工作进度的顺利,我主动邀约请他吃午饭。对方也刚毕业不久,比较单纯,所以这个功能的开发很顺利地完成交付了。

这个看起来有效的方法,后来这甚至成了我跟人打交道的习惯。我的上级发现之后立刻制止并严厉批评了我(有个正直的上级真的很重要)。

她跟我说:你要清楚你的工作立场,你和他是同事关系。双方保质保量地完成各自工作是职场的最低标准,拿请客吃饭作为工作开展的前提,你早晚会遇见请客吃饭也搞不定的问题。

领导代表公司,确保任务的稳定推进,建立领导力的过程里除了业务能力之外,情感也是很重要的因素。所以定期发起团建活动是上下级之间的沟通方式之一。换言之,这是领导的管理手段之一。

员工代表自己,按要求完成工作是基本盘。如果要吃了饭才开工,这种坏习惯是不是也影响了对方团队的管理?过度的请客吃饭是不是以员工身份施行管理手段?

如果只能靠请客吃饭才可以完成工作任务,那双方员工的工作能力也太不可靠了。

立场错误会埋下引发事故的祸根,更不要提有效沟通了。

三、具体办法

前文说了沟通的原则是明确目标,清晰边界,最大化共识。沟通也绝对不仅仅是一个动作,更要关注结果。

下面我介绍几个立竿见影的方法,都是双脚沾泥的苦活,但做了就会有成效。

1. 提前做准备

由我发起的沟通(包括但不限于正式会议,业务分享,一起吃工作餐)是一定要提前做准备的。

准备的形式会有不同:

  • 正式会议 | 我会准备幻灯片;
  • 非正式沟通 | 我会做对方个人近况的功课。

我想说的是,职场语境下沟通的大前提都是价值交换,每个人能力存差异,可用于交换的价值各有侧重。但提前准备表达了对对方时间的尊重,至少是一个负责的态度。这与职级的高低无关,这个选择很职业。

2. 统一话术

与我一起共事过的同学都知道,在用于沟通的幻灯片中,我一定会花至少一页的篇幅去对项目的话术进行定义。

我观察到很多时候沟通中所产生的分歧在于双方讨论得并不是同一件事

举个例子:在讨论收入指标时,财务部门关注合同金额,销售部门以到账金额为准,运营部门关注确认收入。因为立场有别,各方所讲的收入本质上都不是一件事,更不要提用于考核了。

在以内容生产的团队中,很多工作都缺少标准化的表达。比如经常听见,风格不搭,调性不对,缺少记忆点,这个黑不够绚烂😝等。

这类沟通也是最容易产生分歧和冲突的,动辄涉及审美,品味,价值观。这种场景下不想办法统一话术,沟通势必会失焦,能达成一致更是天方夜谭。

3. 面对面

前文提到过沟通如果发生在线上软件,聊天工具的信息来源非常丰富,对方在跟你沟通同时也在接受来自其他各方的“拷问”。信息抵达效率是会打折扣的。

面对面沟通时你收获的不单单是对方的回复,还能捕捉到对方的神态,语气,习惯等其他信息,同时你也可以通过同样的方式向对方传递信息。

沟通不能仅限于纯粹的文字互换,而要促成两个人之间的交流。

所以,我提议正式的沟通都使用面对面的方式进行,如果存在地域限制必须使用互联网工具,也建议打开摄像头完整出现在对方面前。

一句话“能见面说的事别打电话,能打电话的事别发微信”。

4. 完成会议纪要

沟通纪要是整个沟通过程的总结,他能让我们明确讨论了哪些议题,得出了哪些结论,存在哪些分歧,后续有哪些推进的任务。

达成一致,沟通纪要将作为一个里程碑事件,为后续的工作开展提供背景支持,加速推进。

未能达成一致,沟通纪要也会作为一个备忘,标记过程之中的分歧点,为合作找到更多可能。

主动发出的沟通纪要是周到和职业的表现,最大化共识时会为你加分。

总结

沟通不仅仅是简洁大方,谈吐优雅地把事儿说清楚;更要思考使用什么策略,用什么方式更能让对方接受。只做到前者,沟通就是一个动作;做到后者,有效沟通才是一个结果。

能花时间看到这里的同学,一定在用高标准要求自己。希望你读完这篇文章之后从执行动作,开始关注结果。

“被误解是表达者的宿命”,但你表达得越清晰,越具体,被误解的可能性也会随之降低。要始终相信,“直接”、“真实”、和“诚恳”这三件事情的力量。

今天我们聊的是职场的沟通,这项能力训练也很适合从日常生活中起步。

我设计了两个练习题:

  1. 向你父母介绍你下一周的工作事项,让他们明白这些事项的背景及你的方案;
  2. 从今天开始认真的回复你父母长辈的每一条微信。

祝各位职场顺利!

 

作者:马曦文,通过思考交换价值,继续相信善良、美好和未来;公众号:maxiwenfine

本文由 @ Lil_Sun 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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评论
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  1. 额,做大项目或者比较折腾的,导致开发测试加班严重,请吃个饭或者买点零食水果打打士气或者拉拉关系,这个很常见呀,也是人之常情,不算什么立场问题吧。

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    1. 我的表述是“当时成了我的习惯甚至是套路。”这是要不得

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  2. 直接 真实 诚恳

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  3. 有效沟通直截了当

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  4. 写得很实在,有感触,点个赞

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