如何用金字塔原理做好工作汇报

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本文从日常工作汇报的痛点出发,分享了如何破解紧张,充分做好汇报前的准备工作以及建立金字塔结构化思维的方法和技巧,希望能对大家有所帮助。

曾几何时,我们遇到发言就怯场,口语表达太烂无逻辑无条理,汇报内容杂乱且摸不着领导胃口,汇报重点不突出,废话连篇……工作后诸如以上痛点时常困扰。

美国作家马克.麦考梅克曾如此评价工作汇报:

对于领导而言,谁能很好地汇报工作,谁就在努力工作;相反,谁不好好汇报工作,谁就没有努力工作。——《哈佛学不到》作者、美国作家马克.麦考梅克

由此可见,工作汇报是连接大家和领导的载体,工作价值很大程度要从工作汇报中体现。

如何破解工作汇报恐惧心理?如何有针对性准备工作汇报?如何高效与领导沟通及汇报工作?如何让你的汇报更加出彩?

让我们走进文章,将从破解紧张、汇报前做好充分准备、建立结构化思维、汇报技巧出发,解密如何提升工作汇报质量。

01 破解紧张

面对VP、总监、leader,各种各样的工作汇报,多少都会有所紧张,常见的紧张表现诸如结巴,忘词,流汗、懵逼等等。紧张是种正常现象吗?为啥会紧张呢?

1.1 为什么紧张?

紧张是由多方面因素导致的,有生理因素、心理因素及文化因素。

(1)生理因素:三脑原理

三脑理论将人脑抽象分为爬行脑、情绪脑、视觉脑,这三脑是人类进化不同阶段的产物。

  • 爬行脑位于大脑的最里层,是最古老的一层大脑,能让人们迅速对刺激作出反应,当我们的生命或躯体遇到危险时,这种反应的速度非常快,有时比意识还快。
  • 情绪脑,包裹在爬行脑的外面,与情感、情绪、直觉、安全、哺育、搏斗、逃避以及性行为紧密相关,尤其是其中的情感系统更是爱恨分明的,要么喜欢,要么厌恶。
  • 视觉脑就是高级脑或理性脑,它几乎将左右脑半球全部囊括在内。控制着大脑的绝大部分智力,凭借它的速度和处理能力,使得大脑比只靠惯性情绪支配灵活一倍。

工作当中紧张很多都是正常的生理反应,如批评、指责、deadline,都会直接刺激爬行脑,大脑会让人对刺激迅速作出反应,从而表现为紧张。

(2)心理因素

工作汇报中紧张还有心理因素,主要是怕汇报不好而丢脸。最直接的原因往往是:

  • 对自己要求过高
  • 对自己评价过低
  • 能力和经验不足

(3)文化因素:弱化自我

中国传统文化倡导:少说话多做事儿,吾日三省吾身,低调等,导致人们常常看不到自己的优点,说缺点反而能说一堆。难道你就真得一无是处?当然不是,文化因素深入骨髓,我们或多或少都受影响,不够自信,从而导致“瞎紧张”。

工作汇报中紧张是种太常见不过的现象,但是过度紧张往往会影响汇报的正常发挥,学会缓解紧张的方法可以有效减轻紧张。

1.2 如何破解紧张?

(1)学会放松和允许

  • 放松对结果的要求
  • 放下夸张的自我感觉
  • 放下做人的认真
  • 允许自己犯错
  • 允许自己失败
  • 放下别人给你压力的担子
  • 允许自己紧张
  • 清除内心的刺

(2)霸占舞台训练法

破解紧张最好的方式是要“霸占舞台”,借助任何发言机会,讲自己所知道的,提前思考好发言提纲,模拟预演,从各种发言中积攒经验,都是训练缓解紧张的好方法,精髓之处在于要“不要脸”(放下脸面),多练多练。

(3)几个临场发挥的小技巧

  • 深呼吸法:呼和吸都到极限,深吸气、缓吐气,时间长于6秒;
  • 临场活动法:赛前热身,做些身体运动;
  • 积极想象法:开始前仔细想象自己登台及演讲成功的每个细节和画面;
  • 面带微笑法:下巴放松,脸颊抬起,嘴角上扬。

02 充分做好汇报前的准备工作

所谓的汇报前的准备,就是要根据受众(对象)以及汇报目的来做好前期准备工作,对症下药方能事半功倍。

2.1 常见的汇报目的有什么?

  • 知会:项目进展顺利,向领导知会项目进度、工作安排及下步计划等,领导可能会提出指导建议;
  • 领导做决定:项目发现的问题,或者关键问题亟待领导拿主意,需要事先准备好方案,领导可能采纳你的方案,也可能提出其它方案;
  • 协调资源:项目推进中,跨部门跨团队协调、资源协调(人力、资金)等需要领导出面摆平的事情,及时向领导汇报,勿影响项目进度。

2.2 工作汇报中领导的关注点是什么?

  • 项目的工作进度、团队各成员的工作状态如何,良好的工作状态是推进项目的基础;
  • 工作目标与领导设想是否一致,如果不一致,差在了哪,如何去弥补;
  • 工作内容能为公司能带来了多少价值,或带来哪些创新,对公司发展有着怎样的作用。

2.3 培养受众思维

汇报的受众不同,汇报的重点及形式也完全不同,熟悉汇报的受众,对于准备汇报演讲极其重要。可从如下4点深入思考受众:

  • 我的受众是谁(受众画像及特征)?
  • 他们的需求/痛点是什么?
  • 讲完之后,我想要他们做什么?
  • 怎样才能让他们行动起来?

2.4 领导风格模型:DISC

根据领导的反应快慢及领导关注人和事的程度,可将领导的人际风格划分为4种,每种领导的风格、汇报的关注点有所不同,针对不同类型的领导要“对症下药”,从领导的关注点下手汇报。

总结汇报中的3个金句:

  • 汇报工作说结果:把结果给领导,结论先行;
  • 请示工作说方案:不让领导做问答题,让领导做选择题;
  • 总结工作说流程:找出关键点、失误点、反思点;

03 建立金字塔结构化思维

3.1 结构化思维训练6步法

定题→头脑风暴→分类→标题→排序→补充

  • 定题:要确定汇报主题;
  • 头脑风暴:项目成员针对主题头脑风暴,发挥想象力,大家把所有idea都罗列下来;
  • 分类:把所有的idea分类,建议分为3-5类,不建议太多或太少;
  • 标题:给每类起个标题,每类的标题将是文章/材料的论点;
  • 排序:横向给标题排序,按照优先级/时间顺序/流程顺序等维度排序,即是论点在文章/材料的呈现顺序;纵向给每类标题下的idea排序,即给每个论点下的论据排序;
  • 补充:结合前面5步的梳理,可以补充相关内容。

结构化思维的四个基本特点:结论先行、上下对应、分类清楚、排序逻辑

  • 结论先行:G是全文总结,A/B/C是段落总结,无论是从全文,还是段落/分论点角度,都要结论先行,然后再对结论作相关解释说明;
  • 上下对应:G总述A/B/C,A总述A1/A2/A3,B总述B1/B2/B3,C总述C1/C2/C3,上下层级关系要对应正确;
  • 分类清楚:A/B/C分类要清晰,不要有重合;同理,A1/A2/A3、B1/B2/B3、C1/C2/C3也要是独立的idea,不要重合;
  • 排序逻辑:论点A/B/C排序要有逻辑,可以按照优先级/时间顺序/流程顺序等维度排序;同理,A1/A2/A3、B1/B2/B3、C1/C2/C3也要排序有逻辑。

3.2 依托“总分总”表达金字塔结构

首先总体概述,其次分论点陈述,最后归纳总结。

3.3 锚点/论点常见的排序逻辑

分论点陈述建议3-5条,论点的排序要有逻辑关系,避免随便列举。排序逻辑主要分为时间逻辑、流程逻辑、支点逻辑。

  • 时间逻辑,如过去-现在-将来、短期-中期-长期、70后-80后-90后;
  • 流程逻辑,如洗菜-切菜-炒菜;
  • 变焦逻辑,如最重要-重要-其它、风险低-风险中-风险高、个人-部门-公司;
  • 支点逻辑,并列论据,无逻辑关系。

3.4 论据逻辑的包装口诀化

论点服务于结论/中心思想,是支撑结论的关键支点,将论点及论点间逻辑关系包装口诀化,逻辑会更加清晰易懂,更容易让领导理解,汇报效果会更好。常见的逻辑包装口诀化的方法有:

  • 拆字法,如足够好,从字面可拆分为时间足、够面子、好品质;
  • 提问法,如2W1H法,即what、why、how;
  • 巧用数字,如1个提升,2个改善,3个步骤;
  • 首字母提炼法,如SWOT模型,分别是Strength优势、Weakness劣势、Opportunity机会和Threat威胁;
  • 关键词法;
  • 同字压缩法,如创业者的自燃、自愈、自恋;逻辑思维的有种、有趣、有料。

例如:领导对你的工作提出质疑,该如何应对?

采用2W1H表达结构,【What】介定问题(完成了啥,没完成啥,影响是啥)→【Why】分析原因(客观+主观)→【How】下一步改善计划。

3.5 如何讲论据?

提出的论点必须要有根据,即必须举出充足、有力的证据(论据)证明论点的正确性、可行性。常见的论据表现形式有:

  • 讲故事,列举具体案例、事实;
  • 数据统计,数据更有说服力;
  • 专家证言,引用经典著作和权威性言论,即名人名言;
  • 类比,引用相似的对象,推断说明论点的可信度;

本文从日常工作汇报的痛点出发,分享了如何破解紧张,充分做好汇报前的准备工作以及建立金字塔结构化思维的方法和技巧,希望能对大家有实际的帮助,理论归理论,还是需要大家多多尝试,找机会应用于实践提升汇报技能,找到适合自己的汇报模板及方法。

参考资料

叶红,《金字塔原理之高效沟通、工作汇报、问题分析与解决》

 

作者:瑞阳(Rain),个人微信公众号:产品经理的那点事儿。电商中后台产品经理,先后负责B端营销工具产品设计、移动分销体系构建、派单系统产品设计及产品全生命周期管理维护。

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题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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评论
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  1. 很实用,感谢整理,已关注公众号

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    1. 谢谢~欢迎沟通交流

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  2. 很实用的总结,棒👍

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    1. 谢谢,欢迎交流

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  3. 欢迎大家关注作者公众号:产品经理的那点事儿

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