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2个原则 & 3个步骤,让你快速提升工作效率

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为什么努力了却看不到进步?为什么投入了时间却得不到等量的回报?类似的问题还有很多,但其实都是在问:工作效率是什么以及如何提升。带着这样的问题,看看这篇文章,或许能找到答案。

今天分享的内容是给身在职场的小伙伴看的,提高工作效率这件事不是一个一目了然的结果,跟“性格”这种东西类似,对个人和对周围的环境是长期互相影响的。

工作效率高的人,一般在职场都是骨干力量、或是技术人才,或是管理者,很多小伙伴可能会困恼,自己明明吃苦耐劳,勤奋听话,努力看书,为什么始终看不到太大的进步。

建议大家坐下来,给自己一个下午的时间,好好反思和整理自己的工作方式方法,是否真的“效率高”。

01 该怎么定义工作效率高

  • 执行的速度快不等于工作效率高;
  • 专业技术好不等于工作效率高;
  • 事事亲力亲为也不等于工作效率高;

工作效率是一个综合评定结果,也是受综合因素影响的,所有的影响因素都可归结为三类,分别是产出成果、有效的时间、可接受的成本。

工作效率= 产出成果/有效的时间*可接受的成本

工作效率的达标可以表示为,在有效的时间范围内,投入可接受的成本,获得预期的成果。

如果用一个达标作为临界点,超过临界点还能称为效率高,比如成果超出预期,一般被评价为水平高,技术大牛;如果有效时间轴内使用的时间短,一般为评价为麻利,动作快,如果动用的资源少,完成的快,目标又达到或超过预期,一般会被竖起大拇指,“干的漂亮,又快又好”。

严格的说,临界点以下不能用效率低来表示,而应该叫任务失败。

02 两个原则、三个步骤提高工作效率

1. 明确目标,确定方向,是讲效率的前提

不知道最终该交付什么,最后十有八九是废了九牛二虎之力结果发现南辕北辙。

明确目标确定方向,第一件要做的是:确定关键要素和优先级,简单说,是成果优先还是时间优先。

(一)成果优先

成果优先,就是交付的结果必须是固定的,比如产品定义后做技术架构,技术架构必须服务于产品,必须满足产品的应用场景和商业模式,这时候交付成果是有明确标准的,所以先明确设计依据是关键,否则极有可能不知从何下手或者多次修改方案仍无法通过,修改的次数多了,可能自己就会被评价为无法胜任。

(二)时间优先

时间优先,往往交付成果不是唯一的,而必须在某个特定的时间点前大成某种“效果”,比如你的甲方,在某个特定的时间参加重要的行业峰会或进行项目汇报,你需要支持他完成汇报,这时候时间优先,不管提供哪种方案,第一要则就是对时间的可控性,这时候完成就比完美重要一百倍。

确定关键要素和优先级后,就明确了一项任务的目标。

目标对了,才有讲效率的前提条件。

2. 计划是提高工作效率的基础

做计划的方法有很多,建议大家灵活运动“SMART原则”。

SMART原则本来是为了企业管理者更好的考核员工制定绩效目标时的参考原则,但其无论在个人制定计划或是制定团队协作任务计划时,强烈建议参考学习。

先看一下每个字母的代表意义:

  • S 代表具体(Specific),指绩效考核要切中特定的工作指标,不能笼统;
  • M 代表可度量(Measurable),指绩效指标是数量化或者行为化的,验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的;
  • A 代表可实现(Attainable),指绩效指标在付出努力的情况下可以实现,避免设立过高或过低的目标;
  • R 代表相关性(Relevant),指绩效指标是与工作的其它目标是相关联的;绩效指标是与本职工作相关联的;
  • T 代表有时限(Time-bound),注重完成绩效指标的特定期限。

考虑到大多数的工作任务其复杂度并不高,这里建议重点关注S、M、T三个原则。

S的简单用法:

S指描述成具体目标,在做任务拆分时,拆分成一个个可独立验收的过程产物,如果最终交付物是S0S0=S1+S2+……Sn。

简单的验证方法方法就是你可以分别用一句话说清楚S1到Sn是什么。

M的简单方法:

一般来说,这些子任务是相互关联的,任务之间有前置关系。

如果可以,最好让下游参与制定上游交付结果的评价指标,比如定义什么是完成,不要自己直接决定,让下游参与制定,同时完成了任务下达,且完成了下游监督上游进度,实现了整个任务链条部分或全部环节的自运转。

T也是关键:

没有完成时间的任务,等于没有下发的任务,推荐大家反复使用5W2H法则。

5W2H分析法又叫七问分析法,是二战中美国陆军兵器修理部首创.对决策和执行非常有帮助,但对大多数人来说,最大的价值在于弥补考虑问题时的疏漏。

  • 每一个时间节点是什么?为什么是这个时间节点?
  • 哪些情况、哪些人可能会影响时间节点?
  • Plan B是什么?
  • ……

通过对一系列问题的自问自答,计划的疏漏会少很多。

不管这项工作任务是自己独立完成还是多人协作完成,制定了合适的执行计划,就有了行动路线图。

3. 执行和控制是提高工作效率的关键

知道要什么,知道怎么做,还只是看似很完美的幻想,

有多少人想要瘦到90斤,制定好了健身计划,每天跑3公里,每周两次力量训练,三餐应该如何吃,制定了完全有能力做到的详细减脂健身计划,可最后成功的多少?

所以关键的关键的关键是执行!

真正的成功是在目标达成前保证一直执行,一直一直执行到底!

比如今天决定减肥,虽然还没有确定长期的阶段目标,至少从明早跑一次步开始。

所以自律这件事情,早训练早受益。工作中有外驱立驱使你行动,如果没有,要想高效,就必要靠自律,靠自驱力来驱使。

交付结果的控制:

前面提到,分解任务时,让上下游形成互驱动,互控制的方式,这是一种相对来说更省力的方式,我在处理工作任务时,一般会直接管理最后的交付者,如果任务很重要,会同时管理其中关键的任务完成人。

节奏或过程的控制:

过程推动一般是采用工作会议的方式,工作会议也要遵循会议目标明确,任务责任人明确,时间节点明确的smrat原则,如果不加以控制,会议就会变成冗长的,无法起到推动效果的乌合大会

结语

提高效率的本质在于重塑思维体系,即重塑自己思考问题和自我管理的逻辑,这是一个可马上行动,但需要长期训练且会收益终身的事情。

 

作者:文刀不爱叨(微信:me_lico)。8年产品设计、6年团队管理经验;专注“互联网+教育”产品与行业发展;

本文由 @文刀不爱叨 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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