远程办公两个月,我总结的工作提效清单(建议收藏)

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新冠疫情应该是2020最大的黑天鹅了。我在家办公也将近两个月了。这期间跟进了一个大版本的迭代,也接手了新的项目,涉及很多跨地域、跨团队的沟通。借此机会呈上我总结的一套工作提效方法,各位请过目。

其实,远程办公在很多公司或者对于一部分人来说,早就是一种常态。而在未来,这种工作模式将会变得更加普遍化。

当然这套方法对于日常工作,也能大有助益,希望能够帮助到你,先上干货:

远程办公清单

工作提效卡片

其实我这套方法,是一套「明确目标-制定计划-高效执行-回顾总结」的工作模式,希望你通过这种方式去练习,养成良好的习惯,不断精进。

下面逐步展开来讲:

一、先明确短期目标

目标就是要回答:在工作上「我们想做什么?」。我们日常的工作,只有以目标为导向的,这样精力才能更聚焦,决策也才更有效,付出也才能更有成果。

相反,如果没有确定工作目标,你会发现每天都浑浑噩噩的,过得很快。明确目标就是树立一座灯塔,让航行其中的我们更有方向感。

通常,我们需要结合自己工作实际确立短期的目标,比如以周为单位来定目标。只有先明确了目标,我们才能围绕目标把接下来一周的工作安排妥当。

明确短期目标

确定工作目标需要遵循下面几个原则和要求:

  • 「目标」要求简洁、定性、有时限性要求,最好有一定的鼓舞性。比如我短期最想做的工作是完成新版本上线,那我的目标就可以定为「完成产品Vx.x版本的顺利上线」。
  • 注重工作的优先级和延续性,控制目标的个数,每个阶段的目标不要超过3个。
  • 目标的优先级要根据工作的实际来确立,如果遇到特殊情况要及时做出调整。比如出现一些所谓不可抵抗力的事情,像老板拍下来的政治任务,就需要对之前的目标快速做出调整。

二、制定每日工作计划

明确目标后接下来就需要根据目标来制定每日工作计划,需要以下步骤来完成:

第一步:首先需要找到目标实现的最优执行路径

通常完成一个目标的路径会有很多,我们需要找到最优解,并把他们明确为几个关键里程碑就可以。

找到目标实现的最优路径

还以上面我定的目标「完成产品Vx.x版本的顺利上线」为例。其实这个目标通常实现的路径比较简单:完成产品方案->完成开发->提测并完成->发布上线。

当然如果实际有并行事件会复杂些,如运营工作、商务合作的到位等等,也会是关键路径中的一环。这个时候就要考虑怎么样的节奏才是最优的路径。

第二步:需要结合目标和路径,拆解出目标达成的关键结果

路径只是实现目标的方式,而关键的结果才是实现目标的保障。要制定这个关键结果就需要对目标的关键词进行一一的拆解,并定义出对应的指标。

拆解目标达成的关键结果

比如我要实现「完成产品Vx.x版本的顺利上线」目标,我们抽取两个关键词:「Vx.x」定义为该版本P0级别功能全部完成,「顺利」定义为0bug且一次性成功上线,再结合上线路径,得确定关键的结果:

  • xx月xx日完成需求文档策划和产品评审;
  • 开发x天完成P0需求,并于xx月xx日提测;
  • 测试需要xx日开始进场测试,并于xx日完成测试;
  • xx日开发完成bug修复,并提交上线。

第三步:梳理出需要完成的具体任务量

梳理出具体的工作事项

还是以上面的例子来说,我们可以把需要完成的任务一一罗列下来:

  • 完成产品需求文档撰写;
  • 完成数据指标梳理和数据埋点方案(否则到时候来不及加打点,为此要延期也是最郁闷);
  • 组织并完成产品评审,并做出修改定稿;
  • 与设计师###沟通明确设计排期,推进设计产出,在xx日完成设计定稿;
  • 开发人力拉通,以及确定排期等;
  • 后端完成节奏和进度推进(因为后端提供数据接口,是前端工作的前提条件,所以必须按期保障,这样进度才不至于阻塞)。
  • 前端工作推进(尤其是大的改版,往往重心在前端);
  • 和测试的提前拉通,测试及时梳理测试case,按时进场;
  • 测试完成几轮测试,开发修复完bug,如此等等。

第四步:制定每日工作计划

按照实际工作的进程,和达成目标的时限,把任务分配成每日的工作量,并根据事情的优先级进行排序,以此完成每日工作计划制定。

拆解每日工作计划

制定每日计划的原则和注意事项:

  1. 明确目标实现的最优化路径
  2. 拆解目标的关键结果,通常是一种定量的指标,是对目标的定性关键词的诠释和支撑;
  3. 每个目标的关键指标不要超出5个,如果超出5个说明目标定的太大,不聚焦,必须做出调整;
  4. 计划要明确具体的deadline和责任人,注重节点时间的把控。

三、坚决、高效执行

1. 注重时间管理,保持专注和高效的状态

时间是一种特殊资源,也是一种限制因素。

——德鲁克

1)坚持确立目标-制定计划的工作模式和习惯。坚持计划,对于计划外的需求,对于和目标、工作计划或者与目标不符的事情,要敢于SAY NO!

2)学会掌控好自己的时间,并做好时间的合理分配:

  • 制定合理的作息时间;
  • 每天重点解决的事情不要超出3件;
  • 每天给自己留好整块时间,或者把一些零碎的时间集中起来,用来解决重点和难点问题;
  • 降低时间成本付出,减少无端时间消耗,砍掉一些不必要的活动。

其实疫情期间刚复工上班时,我们团队早上有坚持每日花式打卡活动,但是有些打卡主题的门槛高,以至于后来参加的人越来越少。因为大家每天的工作很繁重,还需要很花心思去准备。所以现在看虽说用意是好的,塑造大家上班的仪式感,但还是太注重形式了。

3)不要把精力太分散,保持专注,减少多任务的切换成本

4)各个环节都要注重工具的使用,提升工作效率

  • 如使用神器;
  • 注重组件化和模板化;
  • 注重工作流程的机制化等等;

总之,要认识自己,更要认识自己的时间,做好时间管理并形成习惯的力量。

时间管理卡片

2. 一方面隔绝和减少被动干扰,另一方面增强自控力,死磕自律,主动阻击干扰

1)远程办公,尤其是在家办公,精力就更不容易集中了。因为人的惰性,控制散漫和低效的第一步就是做好隔绝,所以要为自己创建一个独立的办公空间,最好布置一番,营造良好的工作环境。

还要注重工作的仪式感,让自己的意识到当前是处于工作而非休闲的状态,让自己更专注和沉浸。不至于陷入一边干活,一边听音乐、或看电视、甚至吃播(吃零食)的尴尬漩涡,而不能自拔。试想,如果开发哥哥也是这种工作状态,那代码质量是可想而知了,所以一定要杜绝。

2)学会合理减少被动干扰。其实在远程办公的环境下,使用网络工具的信息会呈爆炸式增长,并且很多信息都是无效的,这个时候要学会用合理的方式,有选择性地获取信息同时也减少干扰。

  • 比如减少无聊大群的信息干扰,学会退群或解散群;另外大群只适合做信息拉通,可以适当建几个项目小群,控制管理幅度和提升协作效率;
  • 再比如减少无效会议的干扰,先要问自己这些会议都需要参加吗?这个会议需要开那么久吗?

3)制定自控力情况,通过刻意练习提升自己的自控力,主动阻击干扰。

神经学家认为人大脑的前额皮质分为三个区域,分别管理三种力量:「我要做」、「我想要」和「我不要」。

意志力的三个分区

此时,对于工作而言,我们要做的就是增强「我要做」和「我不要」的意志力,抵制「我想要」的诱惑。

我们要注重训练自己的自控力肌肉——制定自控力清单,提升主动阻击干扰能力。

自控力清单

比如工作时间坚持不吃零食,不听音乐,不看电视,固定的时间内不和家人做无关的长时间交谈,工作时间不去取快递等。

管控自己,驾驭冲动,刻意练习则让自控力收放自如,养成良好的习惯。

提升自控力卡片

3. 建立及时、多维、高密度的连接触点,注重沟通的同步性和高感知度

1)注重多触点的联系,以及沟通的及时性和高密度。至少保证每天群聊或者一对一聊,如果是紧急项目要做好沟通会议,并且密度应该更高,尤其是出现问题或者遇到里程碑事件时。

比如,远程办公一旦出现一天没有沟通,你的合作伙伴肯定会认为你交代的事情没那么重要。

我这两个月在做版本跟进时,对于项目群里的信息都会保证在15分钟内回复,并且每天坚持开视频会议,做项目进度和问题的拉通。

2)注重建立多维度的沟通和联系机制

  • 文档;
  • 文字沟通
  • 图文沟通;
  • 语音沟通;
  • 视频会议沟通等。

文档是第一位的沟通工具。所以应该注重产出物质量,确保交付物的规范程度和可执行性,注重共享机制。如云端共享,项目组内成员都有权限查看,并添加到群公告里。

对于群里的纯文字沟通,如果不清楚的,一定要给予辅助图片或者视频(录屏,测试的时候尤为重要)说明,或者整理成文档和手册,比如测试流程等,可以按步骤展示,其他人按图索骥就能够轻松完成。

当然如果还是遇到不理解的情况,尤其是两个人,一定要及时电话沟通。一旦上升到三人及以上,并且需要文档辅助沟通或需要演示的,就要使用视频沟通。

3)注重沟通的同步性和高感知度

因为远程办公不同于平时面对对沟通,信息的展示和接受效果都会大打折扣,此时同步性和高感知度就至关重要。比如召开视频会议,比如直接投屏或共享桌面实时展示具体的效果或情况。

有时候真的,干说是说不明白的,这个时候就不要为难自己,也不要为难听众,直接上手段远程展示。

沟通机制卡片

4. 提升信息传递的质量和效果

1)远程交流,信息传递会有折损,失真。所以应该找准对的人,减少信息传递的层级。

比如有些会议应该把具体执行的人拉到位,而不是只给leader讲了,然后由他去分配或者传递。应该一个会议把所有安排敲定,会后的事情就是执行。

2)注重信息获取状态的关注。如信息的已读,虽然你发布了信息,并不等于所有人都会在规定的时间内都接收到了并阅读了。

更进一步是做好对方对信息和结论接收情况的check,如果担心有问题,最好再问一遍,以确认对方确实收到信息。

3)日常注重信息的云端同步和群成员同步。

做好产品规划的同步,做好结论的拉通,及时写备忘,再记录在wiki,分享出去。

涉及到大改动要及时同步到大群,告知所有成员,并沉淀到群公告。

4)增加信息传递的杠杆,比如一些重要的事情可以通过领导来传达,这样会更能引起重视,传递效果会更好。

提升信息传递效果卡片

5. 关于远程会议——提升会议的质量和效率

1)把控会议时间、频率和范围

  • 开会前要思考是否真有必要开会?是开大会还是小会?是所有项目成员都用参加吗?
  • 建立会议的预约制,提前同步好必要信息,会议主题和具体议程,或者讨论事项,圈定必要的参会人员。
  • 会议尽量都安排在早或晚。

2)把控会议流程和纪律,会议上明确好主持人和记录员,明确会议纪律,做好背景信息输入、信息和结论同步以及check,控制会议规模和时长

  • 注重背景信息的输入,不要一上来就讲方案或者结论,要把事情的来龙去脉解释清楚;
  • 征询大家的意见时,可以对关键人员进行点名询问,尤其是开发大拿,注重他们的输入;
  • 明确会议纪律,比如一一发言,不要喧闹等,如果遇到争论,尽可能聚焦当前的问题;
  • 要做好信息的同步和结论的进一步确认,因为是远程,信息的接受效果会打折扣,有时候人不在一起更容易走神,所以信息同步完记得再确认一下是否都已经明白;
  • 最后,是要会议控制规模和时长,有些掰扯不清的事情可以放到会后继续研究,当有眉目的时候再开会讨论。

3)注重会议的总结和执行跟进

  • 做好会议纪要,列出todo,重要结论一定要高亮标出,具体事项要@到对应到具体的人,并及时发出;
  • 做好具体执行情况的跟进。

提升会议质量卡片

6. 注重项目闭环和进度管理

1)注重项目的闭环管理,如涉及到里程碑事件或进度拉通,要确保所有角色都到位。比如项目研发研发进程中组织需求评审、开发进度沟通会、提交测试或发布上线等环节要确保所有角色到位,且把事项同步清楚。

2)项目分工要更细化,明确接口人和对应的执行者,减少出口,避免重复工作和协同成本高。

我的项目中也遇到这个问题,我之前按照产品逻辑安排后端出了一套数据接口,后来服务端同学也是好意,在没有我授意的前提下,他就给合作的同学同样安排了这个任务。当我知道的时候那个同学已经基本开发完了,但实际上我们没办法用,就白白浪费了一天的时间。

所以,项目合作减少出口和分支很重要。

3)前期多花时间在核心需求上,控制项目的体量,拆解需求的复杂度,保障开发顺利开展,减少需求变更和其他风险。

4)进度管理:借助管理工具及时获取进度,做好每日进度勾兑和问题拉通。

项目闭环和进度管理卡片

7. 使用目标-计划-执行-回顾工作模式,在执行阶段要注重对自己执行情况的记录和评估

执行效果记录和评估

四、回顾和总结,建立新的迭代升级

回顾及总结

1. 注重回顾总结和复盘、调整

1)每日对计划做复盘,把计划和目标对照,明确每天的完成情况,标出做得好和不好的地方,对于不合理或执行不到位的及时做出调整。此外,要明确出明天的计划。

我们最开始每天都要求发日报,虽然有些繁琐,但是每天都会把工作得与失理的特别清楚,方向感很足且每天都感觉收获满满。

2)每周回顾总结,要注重对目标和里程碑事件的回顾,以及阶段性总结,注重收获原则,并制定下一步的计划。

3)要及时记录,勤于总结经验,沉淀为自己的方法论,并加以应用。比如在工作的标准化、流程化和机制化上的经验沉淀,要尝试落地。

2. 换个视角看待问题——埋头干活,抬头走路

还有,就是不要太陷入项目中,要不时地从项目中跳出来,换个视角看待问题——埋头干活,抬头走路。比如:从管理者怎么看这个项目的结果,或者你是产品,那站在运营的角度怎么看这个版本的成果等等。

五、小结

建立「明确目标-制定计划-高效执行-回顾总结」这样的工作模式和习惯,持续下去,形成习惯的力量,对于提升工作效率和个人成长肯定会很有帮助的。

再贴一遍图,最后希望这些清单和卡片,能够切实帮助到你。

远程办公清单

工作提效卡片

拿走不谢~

#专栏作家#

阿外,微信公众号:波悟馆,人人都是产品经理专栏作家。10年互联网产品经历,关注社交/教育和新消费领域,聚焦行业分析和产品力建设。

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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评论
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  1. 同问,图表是什么工具制作,方便告知吗?谢谢啦

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  2. 同问??啥工具做的,哈哈哈

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  3. 请问文中的图表是用什么工具制作的呀?感谢

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  4. 厉害

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  5. 小哥哥 卡片是怎么制作的 颜控

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