小团队怎么高效进行周例会?这3个要点要注意

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一个高效的周例会对于团队管理来说至关重要。它不仅能解决无法准确掌握项目进展的问题,更能协助成员高效完成目标,增进团队目标感。如何高效利用周会解决问题?作者分享了几点方法,希望对你有所帮助。

周例会,想必大家都不陌生,现在大部分的公司几乎都会采用例会的方式来进行团队管理。

但除了开会和准备开会,我们每天的工作也需要如期完成。

所以如何能保证周例会的高效就成了我们平衡会议与繁重工作中非常重要的一点。

今天,我们就来聊一聊小团队怎样能高效地进行周例会。

一、周例会的价值

在探讨怎样高效进行周例会之前,我们先来想一想周例会本身的价值所在。

在这里,我们先说结论,周例会可以为我们避免项目进度产生偏差的风险,而且还可以增进我们的团队目标感。

至于为什么有这些价值,我们分别站在团队 leader和团队成员的角度上来考虑一下周例会到底能为我们解决什么问题?

1. 团队leader

价值1:解决无法准确掌握项目进展的问题

作为团队 leader,最大的问题就是无法掌控项目的进度,致使无法完成自己层级工作的风险大大上升。

作为一个团队,从上到下每一层级其实都有属于自己层级的任务,下级的任务都是上级任务的拆分,所有的任务间层层关联,最终才能达成目标。

故而下级任务的进度是决定 leader本身任务进度的关键。那么周例会所做的,其实就是协助 leader掌握项目进展。

我们仔细观察一下,在周例会中,leader一直扮演的其实是一收一放的角色。

  • “收”是一个倾听者的角色,指的是将项目进度信息全盘收回到自己的掌握中。这就需要获得项目当前进度,下一周的规划,以及当前遇到的无法继续推进的问题。
  • “放”是一个指挥者的角色,指的是将最新的信息与决策交付于每一个团队成员。这就是leader对大家进行最新信息的同步;以及站在 leader的角度上,对下周工作的调整指挥。

由此可见,团队 leader是以“一收一放”的操作,在周例会获得项目进展,并将自己获得的最新消息和基于此产生的步调调整同步给团队成员,以此来解决无法准确掌握项目进展的问题。

价值2:增进团队目标感

如果说掌握项目进度对于团队 leader而言是着眼于现在的需要,培养团队目标感对于 leader而言就是着眼于一段时间的未来。

对于整体团队而言,目标感是在每一次的核对和校正中不断增进的,准确的目标感能保证团队在整体方向上不至于偏差太多,落于细节任务上,也就不会有太大的问题。

2. 团队成员

价值1:协助自己高效完成目标

团队成员能够高效完成自己的任务,是基于自己在拥有正确的方向和目标的基础上小步快跑的结果。

正确的方向和目标就来源于自己与 leader的周期性核对,周例会就能保证自己的前进方向和前进步调有偏差的时候及时进行调整,从而能够高效完成目标。

价值2:困难问题寻求帮助

团队成员在任务进行的过程中,常常会遇到很多困难,有些自己可以解决,有些以当时自己的能力和资源则很难解决甚或于无法解决。

在这个时候,为了项目能够正常推进下去,就需要提出自己当前遇到的困难和需要的协助。

周例会上团队成员和 leader都在,更容易获得自己所需的帮助。所以遇到问题寻求协助也是团队成员对于周例会非常重要的诉求。

二、小团队如何高效利用周例会解决以上问题?

1. 周例会的核心内容

针对以上的问题,那首先我们就列明周例会需要沟通的核心内容,这里按信息同步人进行划分,也分为团队 leader和团队成员:

团队成员:

(1)任务及其拆解内容

我们已经知道,周例会对于 leader和团队成员,有非常重要的一项便是掌握任务的进展及步调。

通过任务拆解,能够清晰知道团队成员对于任务目标的把控是否准确,便于在有偏差或缺漏的时候及时修正。

任务拆解就是将手头拿到的一个大的任务拆解成可量化的一项项独立的小工作。

例如产品要做一个功能的设计,就可以拆分为功能框架设计、业务流程图设计和原型设计(具体的原型设计环节还可以拆成更细节的功能)。

把任务拆解得越细越好,这样可以避免遗漏,也能更好把握任务的全局情况和时间分配。

(2)每个任务的进展

保证了团队成员对任务目标的正确把控后,第二重要的便是清晰展示任务进展。

整体任务的计划工作量其实并不好估算,这个时候就需要用到之前已经拆解好的任务,整体任务的计划其实是由拆解的每个小任务进行组合完成的,我们需要分别对每个拆解的小任务进行工作量和估时的规划,由此得出整体任务的工作量和估时。

整体任务的进展就是由当前小任务的完成数量和小任务的总体数量进行计算得出的。

例如:一项任务拆解为 5个小任务,周例会时完成了 3个,进度就是 60%;当然这是一种比较粗糙的算法,精细一点需要将小任务当前的进度也计算进去,也可以算出计划完成度进行对比,以此得出我们的进展是否合理。

使用这种方式计算进度会更为精准,对于大的任务来说,我们仅凭第一印象估时,基本都是不准确的,只有落到每个小任务是否完成,完成多少上,才能使我们对于进度的把控更为精准。

(3)当前遇到的问题及所需协助

从团队成员的问题中,我们可以看到团队成员需要一个途径提出自己当前遇到的问题和所需的协助。

这个环节就是起这个作用,可以让团队成员针对有困难的任务提出问题,在会上可由leader提出解决途径,并调配相应的资源或人员协助解决问题。

这样就可以避免任务卡在某一个问题上无法有后续进展的困境。

团队leader:

(1)最新信息同步

为了让团队成员能够掌握到团队的最新信息,以便于团队成员能及时调整自己的任务优先级及步调,所以在周例会上需要明确同步当前公司和部门的重心,以便于团队成员提早规划后续任务的步调并合理安排优先级。

(2)再次重申目标。

在进行信息同步后,着重需要重申目标。重申目标包含两点,分别是团队重点及近期规划,和每个人手头的核心工作目标。

在每次周例会上,leader都需要跟团队成员强调这两点。避免团队成员由于目标感减弱而产生的任务遗漏或偏差。

2. 高效会议的核心要点

明确了周例会的核心内容,我们再来想一想怎样高效进行周例会。

首先,我们来看看一个完整会议包含哪些阶段?各位聪明的小伙伴肯定已经想到不可能只有开会本身才算。

确实是这样,就像我们常说写文章需要虎头、猪身、豹尾一样,一个完整的会议也包含3个阶段:

  1. 最先是会前准备阶段,一个好的会前准备会让我们的周例会效率至少提高一倍;
  2. 其次是会议阶段,会议阶段是我们每次周例会的核心与精粹所在;
  3. 最后是会后总结阶段,优秀的会后总结能让周例会的效果得到最大化的提升。

既然我们希望周例会能够最大化高效,接下来我们就分别考虑如何提升这 3个阶段各自的效率,从而达到最终整个周例会的高效。

(1)会前准备阶段:

会议准备阶段可以算得上是会议的一半灵魂,它决定我们能在会议上沟通的具体内容的深度和广度。所以在会前准备我们要就会上需要沟通的内容进行整理和筛选。

我们想要提升会议准备阶段的效率,可以从以下几个角度:

  • 日常规范:可以通过规范团队成员的日常工作方式,让大家在日常工作中养成拆解任务、评估工时和掌握自己进度的习惯,在周例会的准备阶段就可以直接使用日常已经整理好的资料,提高整理资料的效率。
  • 区分优先级汇报:我们的周例会要争取在有限的时间达成最大的效果。故而对于周例会汇报的材料,我们要根据优先级来进行筛选,优先级高的重点汇报,优先级中的可略过或不汇报,优先级低的不必在周例会汇报。
  • 区分风险程度进行汇报:其次,我们可需要根据风险程度来进行汇报,有重大风险的需要重点汇报,有轻微风险的可一笔带过,无风险的可略过不提。
  • 区分问题内容汇报:对于遇到的问题,我们只需列出自己无法解决的,可以解决的不必提到周例会上,节省会议时间。

(2)会议阶段

在开会阶段,是最占用所有人时间的阶段,虽然看上去时间不长,但是把每个人的时间都算上,一场周例会的成本还是非常高的。

这就要求在周例会上紧扣核心内容,不要偏题。

  • 团队成员可按照重要程度,点名任务及拆解情况,任务估时,当前任务进展,是否存在风险,以及当前遇到的问题。
  • leader则要紧扣会议主题抓大放小,重要内容一定要点出,但细节问题不要过多讨论。周例会的目的是为了让所有人的信息同步,但主要指的还是重点信息,故而围绕核心内容进行汇报和提问即可,如有想要了解的细节问题,可会后再行讨论,以节省所有人在会上的时间。

(3)会后总结阶段

一场周例会开完后,会后总结看似只是把会议的重点内容做个简单记录,但这个记录也是保证周例会作用的关键。大家都不太可能仅凭会上沟通就记住所有自己需要的信息,这样就难免在用到某些信息的时候需要询问或查阅。

会议纪要就避免了大家在会后反复沟通询问周例会上已经同步过的内容,需要回顾时随时查阅即可。除此之外,周例会上往往会提出很多团队成员需要修改调整的内容,也可作为大家确保任务调整不遗漏的最佳方式。

周例会总结需要两点,重要信息及任务。

  • 重要信息:包含团队成员汇报的重点任务的进展情况,以及leader同步的最新重点内容。记录这两点以便于大家可以在忘记的时候随时进行回顾。利于大家在自己工作需要时快速获得信息,高效安排自己的工作。
  • 任务:这里主要是指记录会上任务的分配和调整,在周例会上,leader通常会对我们把握不准的任务进行调整,或是对于团队成员需要协助的任务进行安排。这些任务都是为了我们团队目标如期完成而服务的,会议纪要可以综合记录下这些任务,以便于团队成员不会遗漏自己分配到的任务。

3. 小团队要用excel来进行周例会

结合以上两点的内容,我建议小团队使用 excel来进行周例会。

从核心沟通内容可以看出,在这 5个需要沟通的要点中,前 3个内容是由团队成员汇报,后2个内容是由团队 leader进行向下同步的。

由于团队 leader是自己一个人向下同步即可,且主题跟团队成员的有所不同,所以可使用形式不会对周例会的各个环节影响太多,故而不做过多赘述。

而作为团队成员,由于多个人需要汇报的主题类型相同,如果让大家自由发挥,则会在会后总结阶段花费太多的时间,这里就需要用到 excel来使我们的周例会更加高效。

三、用excel开周例会的好处

(excel版会议资料范例)

1. 会议准备阶段

所需准备会议资料的时间较少。该表可作为日常的任务拆解表,在每次开周例会前,只需要更新一下这个表的进度即可。可以尽可能地减少会议准备时间,释放更多的时间用于团队成员完成工作上。

2. 会议阶段

  • 清晰明了,可参见以上 excel周例会范例。每一行就是一个事项,每个事项的进展都很清晰,总体项目的进展和所需协助也很容易看出来。这将最大限度地提高开会本身的效率。
  • 修正成本低。相比较 word和 PPT,excel版本的周例会材料在需要进行修正的时候是成本最低的。既不需要考虑排版问题,也不会影响到其他不需要修改的内容。

3. 会议总结阶段

便于汇总总结。会后总结是对我们本次周例会的最终汇总,也会作为leader参加自己层级会议的准备材料使用。可以明显看出,统一的 excel 表格是最便捷的汇总方式。

总结

我们综合来看一看,对于周例会,团队 leader最需要的是了解项目进展、修正不正确的步调和增进团队目标感。

团队成员最需要的是确认自己的方向和步调,用以协助自己高效完成任务;以及获得自己需要的协助。

由此可见,周例会沟通的核心内容是:任务及其拆解内容、每个任务的进展、当前遇到的问题及所需协助、最新信息同步以及再次重申目标。

一场高效的周例会在会议准备阶段、会议阶段和会后总结阶段都是同样高效的。

对于一个小团队,想要实现高效进行周例会,excel的周例会汇报方式是最为优秀的。

它清晰明了的进度展示是实现 leader掌控项目进度和了解成员所需协助的最好方式,也便于在需要调整和修正的时候快速修正。除此之外,还能减少会议的准备时间和总结时间。

总而言之,对于一个小团队而言,excel的周例会是最高效进行周例会的方式。

 

作者:蜂蜜乌龙茶;微信公众号:产品旅程

本文由 @蜂蜜乌龙茶 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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