这6个问题,可以帮你省80%的无用功

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不论是生活还是工作,我们都会不知不觉中浪费很多的宝贵时间,如何将这些无用功降至最低,是我们一直在思考的问题,作者这6大建议,或许可以帮助你省80%的无用功。

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一、1个小时=55分钟澄清问题+5分钟解决问题

爱因斯坦说:如果给我1个小时解答一道决定我生死的问题,我会花55分钟来弄清楚这道题到底是在问什么。一旦清楚了它到底在问什么,剩下的5分钟足够回答这个问题。

可现实中,大多数人的做法完全相反,看到问题都有压抑不住地冲动马上跳进去。

刚做咨询不久的时候,老板让我做个行业研究,以便一周后见客户用。我各种埋头找资料、加班画PPT,拿出一份自认为非常完美的行研报告。

老板看了不到3分钟,说:“做得很辛苦,但一点用都没有。我们是人力资源咨询公司,行研竟然没有劳动力市场的分析维度;还有,你做了行业趋势分析,但竟然没有这些趋势对人才管理的启示,怎么跟客户谈?”
当时心情低落到极点,但也是自那以后,我才意识到:花时间澄清真正的问题,以及知道哪些问题需要被解决,是多么重要的事情。

二、方向找错了?那你只有苦劳而没有功劳

我们的工作,一般可以分为两种类型,一种是过程导向型,一种是结果导向型。

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过程导向型的工作,比如清洁工、前台等等,你只需按照流程、按部就班地做事情就好,人与人之间创造的结果差别不大,所以,这些岗位的市场价值也基本稳定。

对于过程导向的岗位来说,想要多产出价值,通常就是多花时间,因为单位时间的价值基本是固定的。

可结果导向型的工作不同,比如销售、程序员、工程师等等,同样工作8小时,你能创造更多价值、更高绩效,就有机会拿到更多回报,收入会非常悬殊。

总之一句话,结果导向型的工作,需要的功劳,而不是苦劳。

我们大部分人的工作,其实都是结果导向型,如果想要多产出价值,除了多花时间以外,还有两种方法,一种是做更高价值的事,另一种则是把事情做得更快。

然而非常奇怪的是,大多数人花很多时间去学习如何把事情做得更快,比如学习时间管理,却很少花时间去学习如何筛选高价值的事,比如找到真正需要解决的问题。

不妨观察一下身边那些优秀人士,他们的做事速度往往并没有比你快出很多,可他们更善于判断什么是值得他们花时间的问题。

那么,如何找到真正值得解决的问题呢?只需要记住两点:不是所有的问题都是真正的问题,不是所有真正的问题都值得被解决!

三、不是所有问题都是真正的问题

我们所看到或者听到的问题,其实只是表象问题,而表象问题跟真正问题之间,还差了三条街,也就是三种偏差。

我们来看看,如何排除这三种偏差,以确定我们将要花的时间和精力是值得的。

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1.理解偏差(常常出现在别人要你解决问题的时候)——所以要提问。

如果这个问题是别人提出的,那么就会存在双方的理解偏差,你需要跟对方澄清真正的问题,而澄清的方法,就是向对方提问。

比如我上面说的关于行研的问题,如果现在让我重来的话,我会澄清这些信息:

  1. 背景、目的、展示对象;
  2. 可用资源(信息资源、人手资源等等);
  3. 篇幅以及必需的分析维度;
  4. 何时需要初稿和终稿。

2.隐藏偏差(常常出现在与他人产生冲突的时候)——所以要挖掘。

每个人都有自己的社会角色,所说未必是所想,所以,当你面临与人冲突的问题时,不要急着解决表面问题,而要去挖掘别人内心的真正需求,从而找到真正的问题所在。

刚开始带项目的时候,遇到一个困难,项目方案总卡在一个关键决策人物那里,沟通多次未果,方案改了好几遍,分析佐证材料一堆,但他总能挑出问题。

最后,客户项目团队提供的背景帮了我们。真实的情况是:这位高管是个空降兵,而他的前任在团队中威信极高,他现在的当务之急是建立团队对自己的信任。我们的方案对他的团队利益分配有影响,他很难向下沟通和交代。

后来,我们在此基础上建议了一个过渡方案,给了一个过渡期,问题迎刃而解。倘若不是客户项目团队提示,我们不知还要在表象问题上做多少无用功,却发现不了真正的问题。

Simon Fisher提出过一个冲突层模型,他说,我们所声称的问题其实只是最表层的,背后存在隐藏的原因,以及内心真正的需求:

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比如上面那个客户,他表现出来的是挑剔我们的方案不完善、研究不充分(表层需求),因为他不希望在团队面前失去威信(利益出发点),所以他真正的需求是目前不要对他的团队有大动作(真正需求)。

基于此,我们才最后提供了不修改方案下的另一种解决方式,皆大欢喜。

所以,在面临与他人的冲突这类问题时,不要急着解决,而要先问自己三个问题,以此挖掘出真正的问题:

  1. 对方的真正需求是什么?
  2. 对方的需求还可以通过什么方式实现?
  3. 我可以怎么帮助对方实现?

3.成因偏差(常常出现在解决商业性问题的时候)——所以要分析。

很多问题,其实背后是有原因的,如果不能把原因找出并解决,问题会不断暴露,所以,我们要搞清楚成因,解决根本问题,而不是只解决表象问题。

比如,我咨询过的一个企业,员工流失率很高,HR找员工过来一聊,大家都说工资低。这个时候,我们应该去解决工资的问题吗?

如果真的去解决工资问题,那就跑偏了。实际上,我们把这家公司的薪资跟竞争对手作了个比较,发现挺高的。

那么原因是什么呢?这家公司成长体系、福利体系都没有,文化氛围也很糟糕,跳槽来这家公司的人,目的就是一个:钱。

可是,当大家的诉求只有钱的时候,公司需要花非常高的溢价才能弥补其它方面的缺失,而一旦这个溢价比例没有那么悬殊,大家都会觉得自己亏了。所以,本质问题不是工资,而是其它体系。
好了,经过这三个步骤,你终于找出什么是真正的问题了。然而,是不是就可以马上着手解决这些问题呢?

四、不是所有真正的问题都值得被解决

当然不是!你还需要看看,这个问题能否被解决。毕竟在这个世界上,大部分的问题都无法解决啊。(不好意思,残酷地真相了)

还记得上篇结构化思维里提到的二维矩阵吗?我们再一起用一次,来帮助我们区分不同的问题。

维度一是问题的关键度,也就是,当下解决这个问题有多重要,维度二是问题的解决度,也就是这个问题当下可解决的程度如何。

处于四个不同区间的问题,你的解决方式应该是不同的,否则就是在做无用功。另外,我给每一个区间取了个名字,便于理解。

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区间1:解决度高、关键度低——小插曲:这个区间通常是最容易对付的问题,通常不会困扰你。

对于小插曲的问题,如果花时间很少,可以迅速解决;如果花时间很多,可以授权别人去做。

区间2:解决度低、关键度低——困难游戏:这个区间的问题,就好像一个困难的游戏,通关几乎不可能,但这事儿没那么重要。

然而,就像游戏一样,这个区间会诱惑你花费大量时间和精力,做很多无用功。

比如,你在行政部门工作,老板让你调查大家对食堂的建议,以便下年改进。你很认真,设计了一个Excel问卷发给大家。

结果,有人提出:员工调查得匿名,不能发excel给你,得弄个网站。然后又有人提出:我们老在外出差,网站也不方便打开,能否搞个移动网站,手机可以登录。

你哼哧哼哧地花时间解决这些问题,突然发现:TM这些根本就不重要!收集到建议就可以了,对食堂提个意见,是有多敏感多费劲的事儿,还需要匿名、还需要手机登录?

所以,对于类似困难游戏的问题,你需要设定一个时限,然后以此为标准,时限内可以解决的问题就做,时限内肯定无法解决的,就不要开始了,放弃吧。

区间3:解决度低、关键度高——无底洞:这是很多人容易陷入的无底洞。

因为关键度高,所以你会觉得要多花时间、需要非常谨慎,可是,问题的解决度明明很低。比如股市,关键度很高,可你天天挂在心上、天天研究也没用啊。

将时间花在这些问题上,同样是一种浪费。并且,长久将自己陷在这个区间不能自拔,会导致你毫无成就感、更加焦虑。

对于这类无底洞的问题,建议调用你的情绪脑,而不要陷入理性分析中无法自拔。

因为,在面临一些极其复杂的问题,超出人脑可处理的信息量的时候,情绪脑更加靠谱。

区间4:解决度高、关键度高——高价值陷阱:这个区间才是我们要花时间的地方,花时间解决可以产出结果、价值又高的事情。但是,这里也会有陷阱。

因为重视,很多人总会在内心漫无目的地反复思量,却不会行动。你以为自己在思考和解决问题,其实只是在困扰和焦虑中耗费精力。

比如,很多人对现状不满,想要转行,于是每天都在思考:我该转什么行呢?期望哪天灵光乍现,找到自己毕生愿意为之奋斗的事业。但说实话,这种方式想下去,一辈子也很难有结果,因为这根本不是思考,只是困扰。

真正的思考,是你需要收集信息、自我剖析、咨询他人、分析各种可能、最后进行选择。

所以,面对高价值问题的时候,你唯一需要注意的是:思考,而不是困扰。

如果你意识到自己只是在困扰(通常的表现为:反复思量、毫无进展,而且你知道这样下去根本找不到答案),马上停止下来,避免落入陷阱。

五、提升高价值问题的占比,是我们必须努力的方向

当然,在你初入职场的时候,你不可避免地要做一些解决度低或者重要度低的事情。就我的观察来看,比例甚至会有80%。

比如刚进咨询的分析师,会做大量的研究和分析,可最后用上的其实很少,因为以他们的经验,很难判断其中哪些内容是对后续项目有更多帮助的。

一定程度上来说,这可以理解,也是我们成长中的常态。

然而,渐渐往上,当你成为一个资深人士或者团队领导的时候,找到解决度高、重要度高的问题就非常需要,否则会拖累整个团队做无用功。

所以说,初入职场的时候,我们可能会在困难游戏和无底洞上面花费很久,即便找到了高价值问题,也会落入困扰的陷阱。

然而随着时间的推移,你需要不断反思问题,从而找到真正高价值的问题,最后将自己更大比例的时间分配在解决高价值问题上面。

六、好有道理,但不会用?给你提炼了一个检查清单

你可能会觉得:嗯,你说得都很有道理,然而我还是不会。

实际上,找到高价值问题并不难,你只需要养成一个习惯,在看到问题之后,不要马上解决,而是拿出我提供的这个清单过一遍。当然,你也可以在此基础上,设计一个属于你自己的问题清单,会更有针对性:

  • 清单问题1.澄清需求——我是否清楚该问题/任务的背景、目的、关键利益方、可用资源、时间要求?
  • 清单问题2.挖掘诉求——对方为什么会提出这样的问题/挑战?ta的真正诉求是什么?这个诉求还可以通过什么方式实现?我可以怎么帮助ta实现?(若不是跟人相关的问题,此条可略过)
  • 清单问题3.找准问题——这个问题解决了,事情就会都顺利了?我解决的只是表象问题、还是真正成因?
  • 清单问题4.确定关键——这个问题现在是否必须被解决?是否有其它更加重要的问题需要我去花时间?
  • 清单问题5.确定可行——这个问题现在是否可以被解决?我解决这个问题大概需要多久?这个时间是否可被接受?
  • 清单问题6.正确思考——这个问题我思量多久了?有没有进展?继续如此,是否有可能找到答案?(当你因为无法进展而苦恼的时候,问这个问题)

最后,请牢牢记住这几句话(心里默念3遍):不是所有问题都是真正的问题,不是所有真正的问题都值得被解决。看到问题的时候,不要马上解决,先过一遍清单。

如何选出真正值得被解决的问题。但有时候,针对一些问题,除了想出解决方案之外,还需要把你的方案沟通出去。

比如,沟通给你的下属让他们执行、沟通给老板以获取资源支持、沟通给客户以获取认同、甚至沟通给投资人以让他们看好你的业务模式。

所有这些沟通、获取认同的行为,都需要一项能力的支撑,那就是:讲故事。所以,下期文章,我们来聊聊,如何讲故事。

 

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评论( 12

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  1. 原来自己一直是困扰太多,思考太少。

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  2. 栗子

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  3. 栗子

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  4. :mrgreen: :mrgreen: :mrgreen: :mrgreen: :mrgreen:

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  5. 栗子

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  6. 栗子

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  7. 栗子

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  8. 蜗牛说🐌

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  9. 栗子

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  10. :?: 栗子指的是公众号回复吧。。。

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  11. 栗子

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  12. 栗子

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