实例讲解:跨部门沟通和与领导沟通的心得与技巧

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作为一个产品经理,沟通是工作中非常重要的一部分。在工作中,跨部门沟通和与领导沟通是沟通中最难的两个部分,很容易产生意见分歧或不理解对方所表达意图的情况,因此本文会重点从这两方面通过实际案例进行讲解和分析。

一、跨部门沟通

跨部门沟通的难点在于,所属领导不同,甚至所属部门不同,因此导致利益点和思考维度产生差异。

举个例子:

故事背景:

  • A部门有个产品A的部分功能要接入到B部门的产品B上;
  • A和B部门的领导不同;
  • 这件事情是战略上的决策,因此一定要做。

沟通背景:A部门的产品经理梳理了初版方案,约了B部门领导及同事一同参与方案评审。

沟通结果:整个会议更多是在争吵中进行的,并没有达成统一结论。(更多的沟通细节,我会在下面分析过程中提到)

之所以沟通失败的主要原因有以下5点:

(1)准备的材料并非是对方想听的:A部门所准备的材料,更加偏向于方案实现细节。但如果一件事情连基本权责和框架层都没有达成共识的话,细节的讨论毫无意义。所以A部门在准备材料的时候,应该先从大的框架讲起。

想要接入B产品的话,B部门更加希望了解到:你要采用什么样的方式接入我的产品,是融合我现有的功能模块还是完全独立,我只提供一个跳转的平台。

这个定位和决策是B部门领导最关心的事情,如果一上来不讲这个,开始就讲细节的功能模块,这对B部门的领导和相关同事来是毫无意义的。只有大的方向达成一致,之后在工作的分责和权利的划分上才可以进一步推进。

(2)讲解的维度及顺序

  • 回顾:如果本次会议并非是第一次会议,或本次参会的人并不了解全貌的话,我会在本次开会前用一页PPT对过往达成的结论进行回顾。如果大家都很了解背景的话,可略过(一般以备外一,我都会准备),但是本次开会的主讲人并没有准备这份背景PPT,导致很多人并不了解,在会议中途进行询问和打断。
  • 对会议方向进行把控:在会议开始前简要表达本次会议要所讨论的内容,以及期望得到的结论。如:如果我主持这场会议,我会表达的内容如下:“本次的会议是讨论内容是A产品接入B产品的方式及涉及到的模块,期望可以不改变B产品现有框架的基础上最轻量化地融入A产品的功能,并兼顾未来的可拓展性”。这句话,表达出了我站在对方系统角度,又表达出了短期和长期的目的。但本次会议A部门主讲人在最开始时缺少对沟通方向的把控,导致后期讨论总是无法达成共识。

(3)内部没有进行评审,内部意见不一致:A部门参与会议的人有3个,本次对外沟通之前,其他两个人并没有了解过这个方案,导致在会议期间内部产生分歧,这是跨部门沟通的大忌。

(4)决策人没有参与会议:A部门领导并没有参与会议,B部门领导参与了会议,但在会议后期需要输出结论时,B部门领导接了电话,没有参与最终讨论,导致整个会议最终并没有输出确定性结论。

(5)情绪控制:会议期间,由于双方很多地方无法达成共识,因此,个别时刻存在情绪失控的情况,当情绪占据思考时,潜意识驱动行为时,会议就很难达成共识,也是本次沟通失败的重要原因。

复盘

(1)跨部门沟通的前提一定是内部输出意见一致。

(2)在跨部门沟通前,需要站在对方角度列出他们会问的点,以及我们的对策及原因。

(3)沟通前,罗列出目标,沟通中,切记不要被情绪牵动。

(4)必要时,需要让双方领导参与其中,尤其是在决策点上。

二、跟领导沟通

与领导沟通的难点在于,你所理解的高度和领导所表达的高度不一致,主要取决于所处职位不同,因此看待同一事物的格局和视野不同。

故事背景是协助领导输出未来三年规划报告。通过与领导的这次沟通,让我对如何与领导沟通,协助领导完成工作有了一定体会。如果想要更加了解领导的想法,首先需要知道的一下3点:

(1)材料的深度:你所输出的资料,可能是你领导需要向他的领导汇报的内容,因此你需要你所整理的内容最后应该上升到一定的战略高度,迎合公司目前的发展方向。

(2)输出一个故事:分散的点是没有意义的,一个完整的“故事”意义更大。这是本次跟领导开会收获最大的地方,我们整理的分散的点,领导会从这个分散的点中梳理出整个局面。从而变成一个可以创造价值,且值得长期投入的增值点和规划方向。

(3)基于搜集的资料,给出结论依据:不要给自己和领导挖坑,一定要考虑可实现性。如果方向确定了,那具体支撑这个方向的材料也需要提前准备好,领导需要知道现阶段某个功能或技术所能实现的水平,这个技术在行业内(纵向)或者其他行业(横向)的应用情况,以及这个技术的学习成本等等细节内容。

复盘

(1)明确确定输出材料给谁看。

(2)站在领导的角度输出材料。

(3)充分收集支撑材料并适当提供决策依据。

小结

跨部门沟通和向上沟通都是职场沟通中比较难的点,因此仍需要我们多换位思考,才能真正理解对象想表达的意图。与此同时,也要适当运用诀窍,从而避免因为表达不当和疏忽产生误解。

 

本文由@黑心老巫婆 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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