如何提高需求输出的效率?

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编辑导读:在实际工作中,我们经常会碰见紧急的迭代需求,要求在短时间内有高质量的产出。本文作者基于自身工作经验,提出了提高需求输出效率的四点方法论,希望对你有帮助。

一、前言

我们在做产品的过程中经常会遇到紧急的迭代需求,要求我们必须在非常短的时间内去完成。而如果留给需求设计的时间越短,过程当中留给我们思考的时间就会越少,这意味着我们做出来的功能更容易出现缺陷。

为了避免功能上线后出现缺陷,我们往往会通过加班、推迟交付需求的方式去提高需求的质量。可问题是,在上线时间点已确定的情况下,这种方法又会挤压研发、测试、验收的周期,同样会增加上线后出现缺陷的概率。

需求的质量会影响上线后的效果,需求的耗时又会影响研发的周期,我们似乎是遇到了一个难解之题。

细想的话可以看出,如果要降低上线后出缺陷的概率,就要想办法提高需求的质量、减少需求输出的耗时,即提高需求输出的效率,工作效率提升了,上面的困境也会迎刃而解。

道理大家都懂,但提升效率要实现起来并不是一件容易的事情,因为产品需求的输出是一个复杂的过程。

我们来把这个过程做一下拆分,就会发现其通常包含了需求调研、需求分析、界定需求范围、流程图设计、原型设计、编写需求文档、需求评审这么多工作内容。

如果我们找出了哪些工作内容存在较大的优化空间,去思考做这件事情的更优方法,或许就会找到提升效率的答案。

根据我自身在产品需求工作中的经验,针对不同的工作内容,总结出了以下几点方法。

二、方法

1. 方法一:做好需求调研

很多产品人在刚开始做需求的时候,包括我自己在内,常常容易忽视需求调研的工作,把大量的时间花在了原型设计和需求文档上面。

这样做大概率会出现这样一种情况,就是完成需求后,因为需求方的不满意,而反复去修改。我们知道,当需求已经输出完成后,再去修改流程、原型、文档,将会耗费我们大量的时间。

当我们花了0.5天调研,只用了3天就完成了需求设计,看似很高效,结果因为方案被驳回,而多出了3天反复修改的时间,让原本4-5天可以做完的需求,前后总共用了6.5天。而且,周期越长越是复杂的需求,这样损耗的时间将越多。

我在刚毕业做产品的时候,经常遇到上述的情况,后来经过反思和尝试,总结出了一个规律:

就是尽可能地多花时间在需求调研和需求确认阶段,最好是完全清楚和理解需求方的诉求后,再开始去做需求方案。根据我以往的经验,一般至少需拿出40%的时间向需求的提出者、功能的使用者、其他干系人调研和确认,有时这个阶段甚至有60%的占比。

看似这种方式花费了大量的时间在前期工作上面,留给需求设计的时间非常有限,但在此过程中,因为我们加深了对需求的理解,明白了需求方的目的,进而提高了需求的确定性,所以通常最终的成效会是:降低了返工概率,减少了需求阶段的耗时。

2. 方法二:控制需求范围

需求范围也是影响我们效率的一个因素,同样是实现考勤需求,往简单了做可以只做成类似日历签到的模块,但是往大了做可以做成一个独立的产品,比如钉钉。

如果需求的范围太大,功能做的过于复杂,就会使成本增高,周期延长,如果功能太简单,又无法很好地满足需求。

因此,最理想的情况是我们只做那些重要的功能,提高功能的性价比,使其既满足业务上的诉求,又最大程度地节省成本。

当然,实际情况下我们控制需求范围并不那么容易,是因为存在一些客观上的困难:

  1. 我们在需求调研时,通常会收集到大量的零散需求,这些需求方提出的需求中,除了有核心诉求,还会有发散出的非核心的诉求,稍不控制,我们很容易就会过度设计,降低了性价比。
  2. 即便是已经非常准确提炼出了需求方的核心诉求,那么如何设计出高性价比的功能也会成为我们面前的难题,因为设计同样的功能,不同的产品经理给出的方案也会有所差异,有的清楚用什么方案去满足诉求性价比会更高,而有的会做出更复杂的功能,同样会扩大需求的范围。

解决的办法是:

  1. 需要在调研时,通过需求分析去判断哪些功能是必要的,哪些只是锦上添花;询问其这么做的原因,判断使用场景是否真实存在;是否能去掉,如果不能去掉,能不能放到以后实现。
  2. 需要我们脑海中积累的有足够多的功能方案,才能基于前面的需求调研,能够在短时间内给出高性价比的方案,可以通过2种途径积累,一方面是平时多体验其他产品的功能,另一方面是通过大量的项目经验去积累功能方案。

3. 方法三:将需求确认前置

合理的工作流程,可以帮助我们减少失误概率,在做需求的过程中,我们应该都有体会,原型和需求文档的工作非常耗时,如果出现失误,就需要我们花费很多额外的时间去回过头去修补。

最糟糕的一种情况就是,原来的设计方案被全部打回,需要推倒重来,如果此时我们已经输出了完整的原型和需求文档,那么就意味着,原先在原型和需求文档中花费大量的时间,全部被浪费了。

这里就体现出了提前确认需求的重要性,如果我们把风险前置,在原型完成初稿时,就向需求相关人确认我们的设计方案,确认完成后再进入下一步的流程,而不是等到评审的时候,再去确认设计方案,与第一点有类似的效果,这样也能降低返工的风险。

4. 方法四:使用合适的工具

输出同样的内容,如果选择了不恰当的工具就会无形中延长我们的时间,因此在开展工作前,需要先选定合适的工具,合适的工具能显著提高我们的工作效率。

当需要输出产品迭代路线、梳理产品结构时,使用脑图会比Excel和Word更加快速、直观。

当需要输出移动端高保真的原型时,使用墨刀等部件丰富的工具做起来会更快;当需要输出PC端后台原型时,使用Axure会更合适。因为后台产品功能通常高度个性化,逻辑复杂,这时Axure具备的动态面板、函数条件、中继器等强大的自定义能力,就发挥出了优势。

当需要向团队内部输出需求文档时,使用Excel去写需求文档,结构会更加清晰,更重要的是能够方便我们维护功能的规则库,让未来输出类似的功能规则时,更加地高效。

三、结语

需要注意的是,提高效率并不是指节省工作步骤、降低输出质量。我们在需求阶段的每一步工作中,都必须有完整的思考维度和高质量的输出物,这样才能保证最终呈现出的交付物满足需求,且实现出来的功能是可靠、好用的。

以上就是我在工作中总结到的几点提高需求输出效率的方法,工作的效率提高后,我们就会有多出的时间去完善输出物的质量,二者相辅相成形成一个正向循环,加速我们在产品能力上的进步。

 

本文由 @子文 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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