处处皆产品:用产品思维写会议纪要

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编辑导读:会议纪要应该是每个职场人都曾经经历过的,但是我们真的能把它写好吗?本文作者从产品思维的角度出发,从用户思维、结构化思维和闭环思维三个方面,分享了写会议纪要的关键步骤和需要注意的问题,希望对你有用。

01 为什么要写会议纪要?

会议纪要是将会议内容进行概括提要,条理化、清晰化地整合输出,以记录和传达会议情况及会议结论的文件。

基于会议纪要记录的内容:进行会议信息的传递,让相关人员知悉会议开展情况;统一与会者的共识,确认对会议结论的认知是一致的;

基于会议过程中制定的结论及接下来需要达成的目标,指导后续工作的开展;后续如果发生问题时,作为可追溯的依据。

02 为什么要用产品思维写会议纪要?

看似一份简单的会议纪要,但是想要把它写好却不容易。

很有可能洋洋洒洒记录了一大堆,一不小心就写成没有核心没有重点的流水账。

这样的会议纪要,让看的人不知所云,还需要自己再去记录中抓重点,增加认知负担;也无法给下一步的执行提供任何参考依据。

对他人来说,收到一份结构清晰、结论及下一步计划明确的会议纪要,能够让相关人员更快、更好、更准确地领会到会议精神,往下推动工作开展。

对自己来说,给出这样一份会议纪要,相关人员会对你的工作能力有所认可,至少输出能力、逻辑思维是清晰而明确的。

身为产品经理的我们,是否可以思考用产品思维来解决这个问题,从而更好地输出会议纪要呢?

而我们也可以从小事不断地锻炼我们的产品思维;训练自己的结构化思维,从用户的角度思考;巩固自己的产品思维,提升自己的工作质量和效率。

产品思维这个概念很宽泛,总的来说,是帮助我们更好地解决问题的思考方式。

在本文中,将结合会议纪要讲一下,产品思维中的用户思维、结构化思维、闭环思维。

03 用户思维:站在用户视角,提升用户体验

1. 什么是用户思维?

用户思维,是指站在用户的角度去考虑问题。当我们置身于用户所处的境况中,才能更好地理解他们遇到的问题或者是诉求,再去给出合适的方案。

由于需要站在用户的角度去考虑问题,这就需要我们换位去思考:用户是谁,是什么角色,他在什么场景下,遇到了什么问题或想要达成什么目的。

2. 会议纪要中的用户思维

会议纪要涉及的对象主要分为两类,分别是发送对象和抄送对象,下面根据这两类接收对象去分析他们的场景与诉求。

(1)发送对象:参会人员和目标任务责任人

会议召开后,我们需要将会议纪要发送给与当前事项有直接关系的人员,这其中就包括参与会议的人员,以及会议目标中各任务的责任人。

他们查看会议纪要的场景和诉求为:在会议开完以后,查看记录的内容与参与会议时讨论敲定的是否一致,如果有不一致的地方,需要提出来,以避免在推进事情发展时,出现方向错了之类的问题。

其中,目标任务责任人,还需要了解会议目标中需要他认领完成的任务,并将事项推动落实下去。这是因为有可能是领导去参会讨论,而实际需要去执行任务的是其下属。

(2)抄送对象:支持部门、领导或业务相关但没能来参会的人员

会议纪要还要抄送给需要对当前事项知情的相关人员,这其中包括支持部门、领导或业务相关但没能来参会的人员。

他们查看会议纪要的场景和诉求为:在会议开完后,收到了同步会议情况的会议纪要,知晓一下事情的进展和发展方向,如有问题可以及时提出,以确保事情顺利推进。

另外,所有角色都还会存在一个查看会议纪要的场景与目的:当后续出现问题需要追责时,根据会议纪要追溯当时约定的结论,看问题是出在哪里、哪个环节。

由于我们开完会后,会议结论是需要记录并且同步给到相关人员,以传达信息并且推动事情进一步发展;且会议往往都是有多人参与,或者会议后的结论是需要告知到多个人的。

所以会议纪要往往是通过邮件的方式发送。使用邮件的方式,会显得比较正式,更容易引起重视;并且书面化的方式留底可追溯。

在会议纪要中,以下内容可以结合会议纪要中的用户思维去完成。

(3)标题

结合上述提到的,会议纪要往往是通过邮件发送的。即收件人在收到会议纪要时,也可能会收到众多其他邮件。

因此,收件人需要在看到邮件标题时,就能够一眼看出是讲什么内容的,以决定当下是否要查阅该邮件。

另外,当后续需要翻看邮件时,也可以通过关键词方便地查到。

起邮件标题的格式,可以参考:【会议纪要】+时间+主题。

其中,主题包括业务主题和环节主题,即同一个业务事项,可能会在不同环节召开会议。为了便于区分不同会议内容,是在什么环节召开的会议也要进行说明。

举例:【会议纪要】7月31日关于XXX业务需求评审

这样,收件人在看到邮件标题时,就可以知道是关于哪个业务的哪个环节召开的会议后记录的会议纪要了。在后续如果有需要查找时,也能够更加快速便捷地根据关键词进行搜索。

(4)会议简介

前面提到,会议纪要的接收人员包括参会人员、目标任务责任人以及支持部门、领导或业务相关但没能来参会的人员。

他们查看会议纪要的场景除了刚开完会议时,还包括后续出现问题时,需要翻看之前的记录。

基于查看会议纪要的对象和场景,可以知道查看会议纪要的人未必去参会了,他可能并不清楚事情的背景以及开展情况;或者如果是过了一段时间翻看会议纪要的,可能也已经记不清楚背景以及当时的情况了。

因此,需要针对会议内容做个简要介绍,说明记录一下会议时间、参会人员、会议内容等,让相关人员能够知道会议开展的背景和开展的情况,知道在什么时候,发生了什么事情,都有哪些人员参与。

如果是事后出现问题需要追溯时,会议简介也可以帮助回忆当时的情况。

会议时间的记录格式可以为,XX年XX月XX日 XX点~XX点;例如2020年7月31日 13:00~14:00。记录发生的具体的日期,以及一个大致的时间区间即可。

参会人员可以先介绍外部团队人员,再介绍内部团队人员,最后再加上自己。有必要的话,可以在团队顺序中再按照职级顺序去介绍,让他人感受到被重视。

会议内容中可以简要介绍会议沟通的背景,会议沟通的事项。让没有来参与会议的人员、上级领导等能够理解事情的来龙去脉。知道是基于什么背景发生了什么事情。

04 结构化思维:结论先行,展开阐述

1. 什么是结构化思维?

结构化思维是指从多个角度全面而清晰的去思考、去梳理事物的一种思维方式。

先说整体结论,再依次展开论述,给出论据说明前面得出来的结论。

使用结构化思维去进行思考和表达时:结论先行,再去展开阐述,先突出重点,能够让对方更加轻松地理解我们想表达的观点,

而不是接收信息者先听一堆论据,还要自行去做信息归纳整理,才知道我们到底想表达什么;

在具体阐述时,将零碎的点进行组织归类后,信息变得更加有规律和有逻辑,能够提高我们的思考和理解效率,从而更加高效地推进和解决问题。

2. 会议纪要中的结构化思维

(1)会议结论

针对会议讨论的整体情况,先说总体的结论。

这样能够降低阅读者的难度,让他人最快速地掌握本次会议纪要的核心思想;再依次展开论述,给出论据说明前面得出来的结论,让想要进一步了解详情的人员,可以再往下看。

如果会议中达成的结论较多且涉及不同类型,可以再做一下分类,比如按照不同的业务环节的会议结论进行分类,例如运营侧的相关会议结论、产品侧的相关会议结论。这样查看的人员可以根据自己的目的去查看其相关的内容。

另外,会议结论是需要同步给相关人员的,如果有必要的话,可以艾特到具体人员。

举例:会议结论:

1)合同管理业务的定位:

合同信息的集中管理和规范化管理,包括销售合同和采购合同;

其中销售合同需要记录合同信息及合同相关的开票、收款、收入确认信息。

2)财务工作台、前台产品、商务系统三者之间的协作关系

客户经理成单后,于财务工作台和商务系统分别录入合同与订单(合同与订单之间的关系、订单收款信息、开票信息,由财务工作台提供能力,能够将合同与订单进行关联记录,和便捷的进行数据记录);

商务系统定期完成费用计算与账单结算(通过前台产品提供的操作平台,由用户确认结算;财务工作台提供能力,能够将计费数据与结算数据在财务工作台中进行便捷记录)

05 闭环思维:有始有终,推动问题解决

1. 什么是闭环思维?

闭环思维是指我们在做一件事情时,要做到有始有终。不是仅仅把事情做了,而是要保证事情做了以后,是能够解决问题,或者有相应的见效或进展的。

贯彻闭环思维,即当我们在做一件事时,不仅是把当下的事情做完了,还要对结果有促进作用,形成一个良性循环,从而离目标越来越近。

2. 会议纪要中的闭环思维

发起会议是有会议目的的,是要把事情做推进落地的。

那么在会议过程中,如果有提出一些待确认的问题,或者待执行的事项,就需要跟进并且去落实。

(1)会议目标

会议开展过程中,达成了某些结论,也会达成一些接下来还要做哪些事情的共识,包括待确认的问题或者完成的事项。

会议目标中的这些任务,需要明确责任人跟进和预期完成时间。

明确责任人是要把事情分配给到某个人,有人跟进,事情才能往下推,不然就没人管了。

明确预期时间也是同样的,时间点如果不明确,那么就没有概念说这个事情要什么时候完成,

可能就会一拖再拖,从此搁浅,那么这个待办也是没有意义的了。

另外,在给出待办事项时,同样要记得分类。让看的人可以明确分别有哪些类型的待办,

比如待确认的问题,和待执行的事项;或者可以按事项的类型分类,比如开发环节需要关注的,比如业务环节需要关注的。

举例:待办事项:

1)请@市场同学 关注并及时确认,请于本周五完成反馈:

关于赠送给用户的流量金额,在给用户进行直充时,需要审核后方可生效。直充订单需流转由谁完成审核?

2)待与@项目组 进一步沟通达成共识,下周三会议讨论:

计费结算相关

  • 预付费业务是否流转至计费系统进行费用计算;
  • 明确履约、授权、计费系统的定位问题

账户充值相关

  • 直充审核是否需要使用工作流模式;
  • 账户体系中,关于赠送金额部分的形式是什么(优惠账户?红包?或其他)

小结

会议纪要是我们日常工作开展过程中,很常见的需要撰写并与他人协作的内容之一。

用产品思维,做自己手头的每一件工作,从小事着手,能够帮助我们潜移默化地去培养自己的做事习惯和提升自己的思维方式。

让我们从这一封封看起来不起眼的会议纪要开始吧~

 

作者:产品BBQ;公众号:产品BBQ,欢迎沟通交流~

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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  1. 我觉得我们公司最大的问题是,会议没有讨论出结论,都是一些笼统的、虚无缥缈的结论,例如:重视质量和服务工作,重视承诺期,转变思维,加强部门协作等等,这种让业务线的同事无从下手。

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    1. 对的。这些是会议中达成的共识,然后具体需要怎么做,还需要进一步去拆分成可落实的事项,有责任人,有时间节点,去不断推动问题解决。

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