如何写出一份让人拍案称绝的职场文案?

2 评论 7045 浏览 7 收藏 12 分钟

编辑导读:一份好的职场文案能对你的工作发展起到推动作用,这些职场文案包括会议纪要、报告、邮件、申请、汇报等等。本文作者从自身工作经验出发,结合相关案例,对如何写出一份让人拍案称绝的职场文案进行了详细的阐述,与大家分享。

说起职场的基础技能,恐怕怎么都绕不开“写文案”这件事。写会议纪要、写报告、写邮件、写申请…… 这些场景是每个混迹职场的人都会经历的。那么写得好不好重要吗?

当然重要!我见过把一封邮件写得啰里八嗦,词不达意说不明白的人;也见过言简意赅,直抒胸臆,既能抓重点也能抓眼球的人;要说差距,这就是差距。你可能自诩业务能力比人强,技术比别人好,但是这最起码的文案写不好,再强也会大打折扣。

职场文案和写文章不同。写文章你可以天马行空,随处落笔,但是文案不一样,文案是这个时代衍生的新型产物,他需要用最严谨的思维,深层次的策略,以及精确的字词来达到一定目的,它需要的是客观、理智、冷静。

要知道职场文案的目的,是传递价值和观点,推进工作进度,最终提升工作效率。它适用于工作中任何需要文字沟通的场景,包括且不限于写邮件,写方案,写报告等等,它需要你更加清晰、有逻辑的表达自己。

01 首先问自己,写给谁看?

在自己开始动笔之前,要想清楚你的读者是谁,你是写给谁看的?

如果你是写给老板,那么建议你文字一定要精简。因为老板的角色是把控方向,作出决策。所以文章重点要提纲挈领,不能长篇大论,看半天找不到重点。在写的时候还要注意换位思考,如果你是老板,你希望看到的是什么信息,看完之后,你期望老板给你什么样的回复?

写给老板看的文字,一定要有指向性,要有明确的目标和可执行的方案,或者备选方案,老板只需要看完你的文字之后下决定就好了。

例如,你计划办一场营销活动,你有很多关于这场活动的想法,于是你洋洋洒洒写了大几十页,结果老板看完不知道你的主题是什么,不知道你活动的亮点是什么,不知道这场活动能够给公司带来什么好处。他看到的只有你像写流水账一样,把所有的事情事无巨细的全部列出来而已。这样的活动如果申请经费,你想老板会批吗?

我们换个思路,老板让你办活动,他的核心需求是什么?吸引人气?宣传新产品?现场销售?招商?如果你这些都没写清楚,或者你写了,但是文字不够简练,只会让他觉得你没能力。一个优秀的下属,要帮老板做过滤,而不简单只是上传下达做个传声筒,写给上级的东西,重点讲问题,讲原因,讲方法,少去讲现象,讲故事。

比如你可以这样写:

  1. 活动主题 :活动背景、活动目的、活动简介
  2. 活动内容:活动流程、活动策略、奖项设置
  3. 活动预期效果:活动效果预测
  4. 活动前期准备:人员安排、场地规划、视觉表现、文档制作、物料清单
  5. 活动执行方案:赞助方案、广告宣传、活动选址、场地布置
  6. 活动经费预算:成本控制、资金分配、应急预案、其他成本

用这个框架写,老板一眼能看到你的整体构思,知道你的想法是什么,而且也给了他判断的依据。

而如果你的文字是写给下属,就务必要做到精细。如果你还是言简意赅,那怎么领会几乎就完全靠下属的悟性了,能不能做好那是靠你俩的运气,这样也不对。还是以这个活动策划为例(其实上面列的框架里,很多都是可以委托他人去执行的事件),比如你要下属去整理物料清单。

如果你这样交代:整理一份**活动需要的物料清单。

下属心里就会发毛:怎么弄?预算多少?按什么规格?场地人数多少?我应该备多少料?

如果你明确一下,告知他,活动场地,场地大小,参加人数,是否有贵宾接待需求等等,这样基本把给到他的任务明确了,是不是节约了一大把来回沟通的时间呢?

换句话说,上司给下属的文字,要保证具备确切的可操作性,不能天马行空甚至写假大空的套话。

02 其次,如何表达最有效?

有没有想过这个问题,职场文案也是需要视觉化的。好的文案最大的特点就是抓人眼球,要有视觉吸引力。读者阅读一篇文章的过程,属于线性思维,是随着阅读文字逐渐向下推移、深入内文主题的探索过程,一篇文章的阅读需要加入读者想象力的积极配合。

而勾起读者想象力的主动参与,最佳的方式就是:表达视觉化!它可以帮助对方更容易理解、记忆或者更容易说服对方,从而实现更有效的沟通。

A)语言文字的视觉化表达

1963年,马丁·路·德金在《我有一个梦想》的演讲里说道:“我有一个梦想,希望有一天我的四个孩子被评判,不是以皮肤的颜色,而是以品格的优劣”。

多么震撼心灵的呐喊,让无数白人也为之落泪。然而,当我们把马丁路德金的这句话,和下面这句话放在一起类比:“我希望有一天,能废除奴隶制度,让人人都能生而平等”!从直击人心这个目的来看,是不是平庸了许多?

实际上这两句话要表达的意思,都是希望废除奴隶制度,但是一个是口号,一个有具体的场景描述,这效果是不是完全不一样?这就是“语义表达”和“情境表达”的差别所在。

视觉化思维,其实也就是“唤起大脑中的视觉画面感”、“唤起大脑中的情境反应”,其实和视觉化表达异曲同工,但表达通道不同——所谓“唤起”,当然是用语言或文字的方式。

B)文章层次的视觉化表达

文章的层次表达,最要让重要的内容变得明显。就是要有个明显的主次结构,要有视觉上的层次。

首先,文章要有目录,让你的文章看上去整体框架清晰明确。就像一个思维导图,一眼看过去就知道你的重点在哪里。

其次,确保标题、副标题和正文的字号是逐渐减小。标题是一篇文章的总括,要确保非常明显,要用比较大的字号并且非常醒目的字体。副标题相对标题要较小,正文字体最小,重点部分可以加粗,行间距最好选择1.5倍,这样看起来会更舒适,不费眼睛。

C)善用图表视觉化

图表与语言文字都是人类交流的媒介,对信息的传达起着十分重要的作用,具有信息性、艺术性与文化性的特点。它会把情感内容和思想观念揭示出来,使观念表达得充分、形象、有深度,会让人们留下深刻的回味和无尽的想像,也被称为“视觉通讯”。

图表可以完成很多文字不能够清晰描述的东西,尤其是逻辑关系,数据呈现。有句话说,“一图胜千言,一表胜万语”。图表以其生动、直观、简洁、易懂等优势弥补了文字的不足。

以上文中举的例子“活动策划案”的活动经费预算为例,你可以用文字的形式罗列,但是图表肯定更容易让人抓到重点。

再举个例子,假设作为销售的你,要写份销售报告,你确实可以写,上半年一共销售了多少台,其中a产品多少台,b产品多少台,分别销往哪些城市,什么样的消费群体最多等等,但是我们转换思维看一下是不是图表的视觉效果更清晰呢?

(图片来自网络)

03 一点小建议

职场文案,主要是工作上的沟通,任务安排,文字要简洁干练,把问题讲清楚。如果是初入职场,不要着急,可以先百度看看别人是怎么写的,找出一份你看了觉得砌词严谨,看着舒适的,依葫芦画瓢。踩在巨人的肩膀上做事会让你更快入手。

在日常工作中,要不断的归纳总结,多想想怎样才能更清楚的表达,多换位思考,想一下这样写别人是不是能快速领会你的意图。

想要让自己的职场文案写得更专业,需要日常不断的积累素材。比如我自己,喜欢做ppt,那么日常我看到好看的模版,精准的文字或者图表,我都会一一记下来,放在我的模版库里。在未来写作的时候,通常这些素材都能给到我灵感,让我能发散更多的创意出来。

以上,就是关于职场文案的一点心得,希望能对大家有所帮助。

 

本文由 @Fanesa 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

给作者打赏,鼓励TA抓紧创作!
更多精彩内容,请关注人人都是产品经理微信公众号或下载App
评论
评论请登录
  1. 有点东西

    回复
    1. 谢谢,其实发布之后觉得写得还是不够深入,例子分析少了一点,欢迎多提意见呀!

      回复