为什么学会了结构化思维,还是不会沟通?

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编辑导语:结构化思维是指在思考分析解决问题时,以一定的范式、流程顺序进行;从多个角度思考,并分析问题所在,找到解决方案;但是只知道结构化思维还不够,需要尝试和经验等等来支撑;本文作者对此进行了分析,我们一起来看一下。

这段时间在我们的小组内部,组织了一场“结构化表达实战”,这是我们组第二次做挑战任务了。

在这之前,我们学习了SCQA模型和金字塔模型,这两个都属于结构化表达的工具。

SCQA模型:

金字塔模型:​

本次实践的主要目标是——选择工作中的一个实例,进行结构化表达实战练习,将知识内化为能力。

在实践的过程中我们发现,自己能将问题分析清楚,但在沟通的时候却问题重重:“对方还是听不懂我在说什么”、“为了表述清楚一件事,自己花费了很长时间”、“尝试进行沟通,但效果没有达到”。

那么,为什么学会了结构化思维,却还是无法高效沟通呢?

针对大家的实战情况,我们进行分析讨论,找到了其中的原因,总结如下:

一、不明白沟通的目的是什么

A同学的实战是:给客户录制操作视频,讲解功能使用。

在接到领导的任务“录一个视频”后,就开始着手行动起来,采用“金字塔模型”写好讲解提纲,过了一遍,然后就开始准备录制视频;一下午过去视频终于录好,提交给领导,结果领导说:这不是我要的东西。

目标不明确会导致什么后果呢?

1. “边界”不清晰,对要做的事没有范围预估,效率低下

就像上边提到的,领导一句话“这不是我要的东西”,就把一下午的心血推翻了;如果在开始录制视频之前,先将讲解大纲拿给领导过一遍,那么就不会导致返工了。

经过分析,我们找到录制视频的主要目的,就是在视频中讲清楚:名词解释、操作步骤和注意事项,而“用户需求”和“领导的期望”,就是行动的边界。

这个案例让我想到另外一件事,我之前做过一次公司内部分享会;但刚开始并没有明确分享的目标是什么,就想到哪写到哪,越写越多,导致花了一天半的时间,晚上还加了班;整了70多页PPT,最后在分享会开始的前才完成。

试想一下,如果这两天的时间正好有紧急任务穿插进来,那么我的分享准备就会更加手忙脚乱了。

假如我在写分享内容之前,弄清楚分享的对象、要达到的效果、要分享的知识范围、预计花费的时间;那么自己就不会那么盲目闷头去做,也会合理的控制时间,防止出现其他突发情况。

2. 没有突出“关键信息”的意识,起不到说服作用

在动员大家用“结构化思维进行实战”之前,我整理了会议开场:

  • S:上周我们学习了SCQA模型,并针对自己的一个问题进行分析,也帮助他人进行分析,重新定位问题;SCQA模型除了可以定位问题,还可以用于结构化表达。
  • C:学会运用模型定位问题,但是没有在实地沟通中用过,无法转化成能力。
  • Q:如何在运用在沟通中呢?如何验证结构化表达,是否真可以提高沟通效率呢?
  • A:结合工作中的具体场景,进行结构化表达实战,验证掌握情况,记录不足。

虽然事先进行了准备,但是在真正开会讲解的过程中,并没有按自己写的来,整个过程有些啰嗦,大家反应平平,气氛也没调动起来。

事后进行自我梳理,才发现,自己只是把大概意思描述了一遍,没有重点突出“C核心冲突”部分;那么听者就会自动过滤掉这个信息,也就无法跟我产生共鸣,说服效果可想而知。

说服能力,在与客户谈判上显得尤为重要,当我们将辛苦做出来的方案展示给客户,并不是讲出来就完事了,还要说服在场重点决策人,认同自己的方案;如果没有这个意识,就很容易被别人牵着鼻子走,那么何谈完成业绩呢?

二、误解和歧义

误解和歧义是大家很容易忽视的一个问题,说者滔滔不绝,听者云里雾里;情况好的话,对方会一直揪着你提问,情况不好的话,就会造成理解严重偏差导致纠纷。

什么情况下会产生歧义呢?

1. 同一件事用词不统一

还以A同学的实战为例,针对一个名词,进行解说的时候不停地造新词,比如“仓号、仓房编码、仓房编号、几号仓、仓房号”,一段话里出现多个相近意思的词,听者就会冒出很多问号,你说的这几个,都是一回事吗?

录制视频明明是为了解疑答惑,为什么反而增加了疑问呢?

2. 喜欢用专业名词而不是大白话

还以A同学的实战为例,在讲到编辑仓号时,这么说:接下来我们将仓号“维护”进去。

啊,“维护”,多么专业的词,要知道我们的客户都是爸妈辈的人,根本听不懂“维护”是什么意思啊;那么改成“填写”是不是更直观了呢?

3. 用词不准确,差之毫厘谬以千里

同学A终于可以歇歇,轮到同学B上场了——B同学的实战,是将一个功能产生的问题描述清楚:升级新系统后,所有仓房的老数据都看不到了,因此老仓房对应的物理仓号也看不到,那么在作业列表,就无法通过物理仓号进行仓搜索了。

诶,乍一听好像没有什么问题,但是真实情况是:作业列表根本不支持“物理仓号搜索”,只有一个“物理仓号筛选”这个功能。

“搜索”、“筛选”,傻傻分不清楚。

如果你的沟通对象,是一个聪明点的开发,听到这番描述会在脑子里转换一下,然后问你:你说的是不是“物理仓号筛选”?此时,你也能顺利完成沟通。

如果你的沟通对象,是一个不喜欢动脑子的开发,你说什么他就照做,发现不对劲也不反馈,那么他就会在心里嘀咕:难道要做“物理仓号搜索”功能了吗?不管了,产品说啥就是啥;等你再次找他沟通时,甚至到了验收功能时,才发现对方理解的跟你说的已经千差万别了。

这就是为什么产品跟开发容易扯皮的地方,一定要重视起来。

三、练习的不够

最近看《沟通圣经》演讲这一章,讲到最优秀的演讲者,呈现出来的发言就像即兴演讲,听了他们的演讲,你会产生一种立马行动起来的力量;主要是因为他们在演讲之前就做好充足的准备,这个练习的强度是我们想象不到的。

回到日常工作,假如你的工作能力很强,就会被授权更大的责任,那么必定要经历的就是:在公众场合进行发言;这也是高层领导了解你的渠道,可以说沟通演讲,是决定你升职加薪的最关键的能力;因为领导们知道,在沟通表达的背后,是严谨的逻辑思维和职业素养。

之前我也发现,当我们一直想着依赖“稿子”这个拐杖,那么我们的表达就会变的磕磕巴巴。

归根结底,是因为没有充分理解你要表达的观点,它们只停留在纸上,而不是在你脑子里;所以,只有大脑充分理解了,转化成自己的思想,才能流畅地表达出来。

要达到这样的效果,就需要:不断练习。

可能你会说:我还是个小白,该从哪开始练习呢?

其实沟通会经历这么几个阶段:能讲出来(语言表达) ——> 能讲清楚(准确传达意思) ——> 有说服力 (让人信服)——> 有感染性(促进行动)。

看一看你目前所处在哪个阶段呢?

假如目前的你只能照着稿子念,那么就先练习“用自己的语言复述”;假如你已经可以复述出大概意思,那么就进入下一阶段“讲清楚,让对方听懂”,依次类推。

那么现在,你是否已经知道接下来该怎么提升沟通能力了呢?如果清楚了,那就行动起来吧!

 

本文由 @西西 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自 unsplash,基于 CC0 协议

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