如何做一份漂亮的年终总结报告?教你5个实用套路

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编辑导读:2020年只剩下最后的两个月,大家又要开始忙着年终总结和明年计划了。辛苦了一年,报告中需要如何提现才能拿到更多年终奖呢?本文作者从实际工作出发,结合自身经验,分享了做好年终总结报告的5个思路方法,供大家借鉴。

不知不觉四季度就过去三分之一了,马上要年底了,一年一度的年终总结报告又要让不少人头疼了,辛苦一年的成绩如何淋漓尽致地展现在领导面前,让领导多给点年终奖呢?

今天我就给大家分享关于如何制作一份漂亮的年终总结报告的方法和套路,相信一定对你有帮助!

一份好的年终报告的6个要素

从我开始带团队以来,每年都要负责团队成员的年终答辩,见过不下百份各式各样的年终报告。很多新人第一次做年终报告,大多都是套用别人的模板,好处是框架基本没啥大问题,能够顺利把报告说下来,但是问题难得出彩,千篇一律,很难在领导脑海里留下深刻印象。

当然,我也见过很多令我影响深刻的年终报告,从管理层的角度出发,一份好的年终报告对年底的绩效评定是非常重要的,很多人没有意识到,以为年终报告只是个形式。

怎么制作一份精彩的年终总结报告呢?人民网之前有一篇文章总结了六个字:“精、准、核、重、复、思”

  • 精:年终总结一定要精炼。
  • 准:减少模糊表达,用数字说话
  • 核:突出核心价值
  • 重:突出重点,去掉冗余信息
  • 复:注重经验总结,能够分享给其他人复用
  • 思:有反思和改进

光看这6点还是觉得有点假大空,不知道该从哪些方面具体入手,接下来我就围绕这6点,给大家分享几个实用的方法和技巧

套路一:先列大纲再填充,废话少说

写年终报告前一定要先列大纲,思考清楚的你报告要包含哪些模块的内容,这也是一份报告的灵魂所在,大纲千万不要从网上抄!我见过很多套用网上模板的年终报告,报告的框架基本都是一模一样的,大概是下面这样:

说实话这样的框架根本不能叫框架,按照这样的框架写下来,很容易变成流水账,很难脱颖而出。年终答辩不是写论文,没有一个万能的框架能够套用,回顾总结、和未来规划这些东西应该都是贯穿在你的报告里的,开篇前言其实也没人想看。

个人认为年终报告要给领导传达的主要是这4点:

  1. 今年工作成绩怎么样,给公司带来了什么价值
  2. 我是如何达成这个成绩的,做了哪些努力
  3. 这一年的工作我在该岗位的工作能力成长如何
  4. 未来还有哪些值得反思和改进的点,让领导看到我的上进心

至于框架,要结合你所在岗位的工作内容和能力要求来列,我给不了万能框架,只能写个大概给大家参考,个人根据岗位不同,工作内容不同自行调整

套路二:充分利用数据或图表展示功绩

很多人在给自己的工作做总结的时候,喜欢用形容句,比如”取得了不错的效果”,“带来了很大增长”,这种模糊性的表达,让人不能一下客观的感知到你的工作成果,你说好是有多好呢?你说好就是真的好吗?

所以,我建议大家在做总结的时候利用数据充分量化自己的工作,学会用数据汇报,从工作中梳理出重点指标、重点项目,以“数据展示 + 数据分析”的形式,结合图表可视化,让领导直观地看到成绩。

像财务、销售等部门的年终报告,涉及到大量的数据统计和分析工作,可以借助数据可视化图表,让数据展示更美观,这里也给大家提供几个图表使用技巧:

1. 数据综合统计类可以用仪表盘形式来展示目标完成度

2. 发展趋势可以用折线图

3. 数据对比分析

一般有这样几种:

  1. 时间纬度和往年数据对比;
  2. 和同行数据对比;
  3. 在构成分析的基础上比较两个数据的构成,比如某些财务指标的变化等

比较数据的大小,一般用柱状图、条形图,比较数据结构一般用堆积柱形图、堆积条形图进行数据对比分析。除此之外,还可以根据分析的具体情况使用其他图表。

套路三:只说重点,不要画蛇添足

对重要的工作和亮点工作突出亮点汇报,小事情不要放上去。这一点是很多人都犯的毛病,年终复盘的时候觉得自己的工作成就少,硬凑亮点,把做的一些小事情也写上去凑数,反而起到画蛇添足的作用。

举个例子,如果一个人的工作亮点总结是这样

  • 开辟了一条新的供应商链路,节约成本约50万
  • 改变XX区销售策略,扩大了销售范围,提升销售额xxx万
  • 建立了完整的销售新人技能培训体系
  • 优化了面对客户的个人微信形象

前三点都是成体系的亮点工作,最后一点就明显用来凑数的,会给人留下你工作亮点不多的印象。如果你的全年的工作的确没几个,那就在描述重点工作上多花时间,梳理清晰的陈述逻辑,体现你的努力和价值,提高质量而不是要数量。

套路四:真诚至上,不吹不黑

年终总结会非常容易开成夸夸大会,大家都是尽情宣扬自己的辛苦劳作、工作业绩。适当的炫耀和夸赞是可以的,过多了会令人十分反感,让人觉得你不真诚,工作业绩是工作能力和努力最好的体现,其他的赞美的话都可以少说。

除了宣扬成绩之外,还有有必要的反思,反思自己的不足,如何能够做得更好,也可以对所在团队提出一些可行的建议,领导更喜欢目光长远的人。

除了不吹之外,也千万不要黑,有些人会在年终报告中分析问题原因的时候,将错误归结到领导的工作安排不合理、同事不配合等等,有带着情绪地发泄告状之意, 这一点是非常不可取的,不管对别人有多不满,不要才汇报成绩的时候踩别人一脚,给别人的印象很不好

套路五:巧用工具

一份精美的总结报告,除了上述几个要点,还可以加入很多图表、创意图表或者动态视频元素,让报告更具美观性,给人留下印象。下面给家分享几个做汇报总结常用的工具

1. 数据处理、图表制作

(1)Excel

excel是大家都比较熟悉的图表制作软件了,功能就不介绍了,大家推荐两个比较好用的插件,对工作效率和效果帮助比较大:

1)快速处理:方方格子

一款必备的基础型插件,有上百个实用功能:文本处理、批量录入、删除工具、合并转换、重复值工具、数据对比、高级排序、颜色排序、合并单元格排序、 聚光灯、宏收纳箱等。


2)图表优化:easycharts

主要围绕图表制作与优化的一个插件,风格、颜色、以及图表模板等,可以对你的可视化带来很大的帮助:


(2)FineBI

国产的一个数据分析软件,数据处理、数据分析和可视化功能很强大,而且操作步骤相当简单,适合职场小白入手,拖拖拽拽就能生成可视化图表,用来制作数据可视化报告非常方便,图表之间能够实现数据联动,动态展示,图表类型走商务风,很适合数据类汇报。

2. 报告制作

(1)PowerPoint

大部分的报告都是ppt形式的,功能大家也很熟悉了,我也不多说了,推荐一个提高ppt制作效率的神器——islide,是一款基于PowerPoint的插件,可以实现统一字体,一键删减文本、图文一键对齐、图表自动配色、PPT长图等功能,这些都是PowerPoint自身没有的。


(2)口袋动画

有时候我们会在别人的ppt开头看到一段快闪动画,给人的感觉很惊艳!用口袋动画插件做快闪动画非常方便,只需输入内容和文本就可一键生成快闪动画,这样的话我们就不需要花时间去到处寻找快闪模板。

3. 脑图制作

(1)Xmind

脑图制作工具,能够清晰梳理工作逻辑,它专有的思维导图引擎,展示效果更好,丰富的绘图元素,也提供了很多主题模板供用户套用。

(2)幕布

字不多的话推荐用Xmind ,字多的话可以用幕布,它是一款结构化的大纲笔记,用来写笔记比较多,它可以将大纲意见转化为思维导图。

 

作者:商业智能研究,专注企业数据化运营和数字化转型,公众号:商业智能研究,分享有关企业数据建设的一切知识!

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题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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