高密度的 8 次会议后,我总结了 6 点心得

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对产品经理来说,开会算是日常之一。但实际上,很多人并不知道怎么处理会议:如何准备,如何记录,如何复盘。作者经过数次高密度的会议后,总结了这6点经验,希望能对你有所帮助。

有人开玩笑说,产品经理不是在开会,就是在去开会的路上。

从发现需求到产品落地,产品设计是整个链条中非常重要的环节,为了保证信息的高效传递,产品经理要跟不同的人开各种会议。

对于工作经验丰富的职场老司机来说,因为对业务、人员都很熟悉,可能开会不是什么难事。而对一些产品新人,或者换工作进入新环境的产品经理,开会可能会遇到一些挑战。

刚刚入职上家公司的时候,我就经历了这样的挑战:原本以为开会很简单,却经历了几次失败的会议。今天,我就给大家分享一些在新环境中组织会议的经历和心得。

一、新人开会,态度第一,心态第二

进入新环境,我尽力在有限时间内尽快熟悉人员、熟悉业务,对第一次会议我也非常重视,做了非常多的准备。尽管如此,第一次会议也出现了不少状况:

参会者在会议中,说了一些业务细节,而这些内容,在调研未提及,且文档、系统里也没有,导致被业务方提问时,我无从回答。

参会者之间比较熟悉,他们会用一些他们习以为常的“黑话”、“暗号”,但因为我对他们之前的历史沟通情况不了解,理解有困难。

部分参会者的提问比较直接,搞得自己有点尴尬,比如:你连这个都不知道吗?你是产品经理,你要对调研清楚业务呀!

在开会之前,做好一切我们能做的准备,这是我们对待会议的基本态度。

虽然准备充足,会议中难免还会出现各种意料之外的问题,万一碰到不好相处的人,可能还会有点难堪。

碰到这种情况,不被其他人带情绪的语言所影响,不卑不亢。要肯定自己的努力,别人提出的问题,有则改之,无则加勉,稳住心态,那些过分不友好、过于生分的话,就一笑了之吧~

二、熟悉业务后,开会技巧很重要

可能是到了新环境,自己过分关注业务,而忽视了一些开会沟通的技巧,导致最开始的几次会议效果非常差。我出现的问题包括不限于:

1)会前计划不到位

想一出是一出,想开会找不到会议室;会前通知不到位,部分干系人忘记通知。

2)会议过程失控

会议议程模糊,导致开会主题跑偏;没定义清楚问题,导致开会反复拉锯,甚至为了争夺话语权要提高音量,气氛紧张。

3)会后忘记跟进

会议过程中未进行有效记录,会议时间长,结束后很多重要事项忘记跟进。

有两次会议,都是4-6小时的长时间拉锯战。更有一次,领导第二天出差,结果因为问题没讨论清楚,拉着领导“吵架” 到半夜。

自己也学习了很多技巧,但是想到和做到,差距还是有的。后来,我结合自己的经验,按照会前、会中、会后总结了几点给自己的告诫

1. 会前准备要充分

很多事情执行起来并不困难,但是思考为什么做、如何做,才是最重要的。

会前,要定义清楚会议的主题,流程等。其实按照 5w2h 去思考和准备,准备效果就不会太差。

其中,最重要的,是要确定会议的目的:思考清楚问题是什么,问题的价值是什么,问题之间的关系和主次是什么。

再就是,基于问题和会议目的确定干系人,在会前同和干系人沟通、对齐目标。

剩下的,就是确定 W 中的其他事项了,记得,要提前规划。

多说一点:在不熟悉的环境中组织开会,要尽可能提前去了解参会人的调性,平时多观察其说话做事风格,这样会中才能做好管控(当然,这个也只能是通过多相处才知道)。

2. 会中,要学会管控

不同人之间,认知、经历、利益关系不同,沟通起来本就不是容易的事。

参会人越多,不同的声音也越多。我们要进行合理的管控,才能保障会议秩序。在会前准备环节就应考虑到这些点。

第一,留意过于抽象的表述

一个人说了半天,但是其他人 get 不到点,无法理解。

比如,一个人老说一些抽象的场景,就是不好好举例说问题:你的这个需求风险很大,SQL 不是这么写的。

这个时候,要提醒发言人拿具体的例子讲解,因为抽象的概念,很容易出现理解偏差。理解不一致,很难高效沟通。

第二,避免脱离主线议题

在会中,难免会有人提出新的问题,甚至是新的议题,我们首先要判断这个议题和当初目标问题是否一致,是否值得花更多时间讨论。

如果议题本身价值不大,可以礼貌地将话题拉回主线:诶,XXX,这个问题不在这次会议议题里,因为时间有限,我们可否会后继续讨论,我先记录下来。

我们要应该控制讨论的时间,如果衍生出短时间没法得出结论的重要议题,最好的办法是先记录下来,再组织专题会议讨论。

3. 会议结束,形成结论并持续跟进

每个高效的会议,都必定要有结论。所以,在散会前,我们要公示会议结论及各项待办(精确到跟进人、时间)。

详细的会议纪要,要在会后及时发出(邮件、IM),一方面,是记录会议,另一方面,是存档,后续追溯问题也方便。

会议结束,意味着事项处理的开始,我们要持续跟进每个待办的处理,形成闭环,这样才实现了开会的目的。

三、持续提高,PDCA迭代升级不可少

在熟悉新环境的过程中,我牵头组织了多次不同主题的会议。最开始,临时在钉钉群里艾特几个人,就临时先拉个会了。

因为会议效果不好,我开始复盘和优化。开了 2 次会后,我尝试按照套路去组织会议,第 3 次会后,我开始结合团队特性调整记录的内容,慢慢完善自己和当前团队开会的套路。

比如,我在会议通知部分,会讲清楚什么人、在什么时间和地点、围绕什么主题进行探讨,提前给出会议必读的材料:

我在会前,会着重梳理会议必读材料,提前将核心问题的例子梳理清楚,以便在会议中就具体问题展开讨论。比如,在沟通数仓建模的时候,我就提前结合场景准备了例子:

会议纪要部分,我会记录【会议通知信息】、【会议议程】、【会议过程记录】、【会议结论】、【其他增补议题及结论】、【会议待办】。

会议结束后,我会把会议纪要发送给各个参会人,然后跟进待办。经过多次改善之后,我的会议管理能力也得到了同事们的认可。

不同的团队,有不同的风格。我们可以总结每次会议,提升会议的效率,按照 PDCA 的方法去提升我们会议的管理能力。

四、总结一下

讲了这么多,稍微汇总一下所说到的建议:

会前,规划充分定主题,抓住关键5W2H

会中,抽象问题具体化,衍生问题会后聊

会后,及时总结发纪要,持续跟进成闭环

态度第一,心态第二,提升组织沟通技巧,结果一般不会太差

开会,是我们日常非常重要的沟通场景,会议管理的问题,本质上都还是沟通问题。

一方面,要提升自己对人和事的理解,增强专业知识,减少沟通屏障

另一方面,多换位思考,准备充分,适当提升自己的沟通技巧,让信息更高效传达被人接受

新人在新环境中的前几次会议,是给自己树立威信的重要机会。

尽力做好,不卑不亢,持续提升,祝大家都能开好会~

 

作者:lee;公众号:乐说乐言

本文由 @lee 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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  1. 无时无刻都因为开会而神经紧绷

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