项目推进缓慢,问题到底出在哪?(下)

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编辑导语:在团队合作中总会遇到一些问题,团队沟通合作时,需要多方的配合进行整个流程的进度推进,这时候沟通协作能力就非常重要了,怎么样才能让小组成员沟通顺畅呢;本文作者分享了关于项目推进缓慢的原因,我们一起来了解一下。

今天的推送是关于设计团队工作效率问题的最终篇。

笔者在前两期举过的例子包括:

  • 项目周期过长,推进十分缓慢?
  • 每天都在忙东忙西却没有什么实质进展?
  • 每天都在忙东忙西却没有什么实质进展?
  • ……

在聊完了工作流程和产品目标定位的问题以后,今天我们继续来总结一下团队沟通合作的问题,希望能对大家有一点帮助。

如果大家觉得有所共鸣,希望我们可以逐一击破,进行改正;如果大家暂时还没有碰到过类似情况,那么恭喜你,以后继续注意规避问题,保持好的工作状态吧~

  • 工作流程颠倒,进度停滞不前
  • 产品定位和目标用户的临时变动
  • 组员们各自忙碌,无法有效沟通

三、组员们各自忙碌,无法有效沟通

人埋头忙碌时,不自觉就会沉浸在自己的工作场里,忽略了与其他相关人的联系。

不和他人及时沟通,会产生哪些弊端呢?

  • 你的组员觉得你好忙,但不知道你在忙什么
  • 你的组长觉得你好忙,但不清楚你在想什么
  • 大老板不了解你的组每天忙着创造了什么

1. 你的组员觉得你好忙,但不知道你在忙什么

一个团队包含了各种不同的角色,虽然大家各司其职,但组员们做的工作实际或多或少都会互相产生关联。

如果不能及时沟通,交换信息,很容易遗漏关键信息,错过进行灵感火花碰撞的时机。

当然有一些性格开朗比较健谈的同事会在休息间隙聊聊天,互相了解一下各自负责的业务。但那通常也只是泛泛而谈,很难对彼此的工作有深入的了解。

所以定期的信息交换和资源共享十分重要,一个团队必须保持规律、稳定的沟通习惯,才能保证大家步调一致,共同前行。

但沟通必须是“有效”的。

成员们要保证相互分享的内容有价值,分享过程有效率,而不只是花大量时间通讲自己的工作流水账或脑暴草稿。

否则你就会在讲演过半的时候,瞄到昏昏欲睡的同事们不约而同地刷起了手机。

笔者之前就碰到了很多次这种情况:

全组五六名成员,安排每人半小时共享自己的工作成果。结果实际开会时,大家准备的材料信息量过大,重点不明晰;加之对讲演时间的把控有欠缺,每个人都拖堂了半小时甚至一小时。

最后会议结束时间到了,排在后两名的组员没机会分享了,只能等着下一次再协调大家的时间另外安排会议。

没有效率的沟通,自己讲的累大家也听的累,这样的分享缺少说服力,很难服众。

2. 你的组长觉得你好忙,但不清楚你在想什么

设计师有时汇报方案会遇到这些情况:

  • 组长频繁打断你进行提问
  • 组长质疑你的设计大方向
  • 讲演未结束即被组长叫停

若大家曾经历过类似问题,也许是因为你跟上级交换信息的周期太长了。

你希望呈现一个优秀的方案,于是花长时间埋头美化效果图细节和PPT结构。

但从你上级的视角看,他可能只看到一个沉默不语对着屏幕的后脑勺。

在方案形成初期,重要的是“把事情讲清楚”。

让人看见你的设计思路和思考方向,而不是执着于完美的细节呈现。

一味地埋头干活,上级不知道你在干嘛,不清楚你在想什么,搞不好只会觉得你在瞎忙。

况且,你的设计思路不一定是最合适的。

但如果未能在前期发现问题,只是埋头朝自己确信的方向冲;由于没及时与团队大方向对齐思路,可能就只是浪费时间做了无用功。

另一方面,当你拉长了沟通周期,将大量信息塞进一份“完美”的PPT里,也无意中加深了上级的吸收难度。

上级有可能越听越糊涂,同时如果他发现你的方案无法满足整个项目的预期,就只能请你暂时终止讲演,重新做规划。

若不改变这种工作模式,久而久之可能会导致恶性循环。

无形中增加了你本人的工作量,你的上级甚至还觉得你无法与团队共同进步。

3. 大老板不了解你的组每天忙着创造了什么‍

俗话说得好:会哭的孩子有奶吃。

作为一个设计部的部长,管理着那么多设计团队,很难对每个组都深入了解。

从最笼统的层面看,大老板通常可能只知道:

  • 团队组长是谁
  • 团队负责的项目类型是什么

但至此再往下细分,对于大老板来说也许就比较模糊了。例如:

  • 团队组员人数以及分别是谁
  • 组员们各有哪些优秀特点和突出成就
  • 团队目前具体的项目进展和阶段成果
  • ……

简而言之,就是小透明每天哼哧哼哧地干活,但是费力不讨好,没人知道你在干嘛。

要是你碰巧在一个展现能力不强的组就更惨了,大老板甚至不知道你们组有没有创造实际效益。

你们整个组就是一座孤岛。

一个缺少知名度,创造力和贡献力排名不靠前的团队,晋升名额和奖金包的分配都会受影响,更不用说组员的个人发展空间和影响力了。

话说到这就有点职场竞争小心思的意思了。

若是“搞事情”和“护短”能力较高的组长,他们会找准一切促使整个团队的抛头露面。比如:

  • 定期的阶段性向上汇报
  • 设计成果的内部分享
  • 适当的对外求助与合作
  • ……

积极地做这些活动,一来可以让其他stakeholders能对团队和团队工作有更深入的了解,二来也能为进行中的项目带来好处。

这样的组长带领的团队,组员们除了自身工作能力优秀以外,通常也具备“展现自己”的主观意识,让大家知道自己是谁,做过什么事,有哪些闪光点。

他们通常都具备这样的特点:

  • 工作气氛活跃
  • 竞争意识强
  • 与相关人联系紧密
  • ……

团队内部互相取长补短,互帮互助,共同为推进项目而努力;

团队leader懂得Show off(褒义),积极把握提携队友的机会。

这两点形成良性配合,不仅能扩大团队影响力,也可促进成员们的个人发展,树立成员们在公司内部乃至业界的知名度和专业形象。

如此一来,团队和个人该有的晋升机会和行业影响力自然慢慢都来了。

以上就是笔者想和大家讨论的关于设计团队内有效沟通的问题。

我们来回顾一下,在【设计团队的工作效率问题】这一系列讨论中,笔者凭个人经验总结了以下几点:

  • 工作流程颠倒,进度停滞不前
  • 产品定位和目标用户的临时变动
  • 组员们各自忙碌,无法有效沟通

笔者想再次强调一下,不是所有的团队都必然会面临这些问题,但这些是很有可能会在设计工作中真实发生的。

希望笔者的一点思考对大家能有所帮助,注意规避问题,保持好的工作状态。

笔者后续会单独开一篇,跟大家聊聊关于设计师自我能力提升的一些见解。

感谢阅读,祝大家工作顺利><。

#专栏作家#

你柴,公众号:你柴的aCupOfTea,人人都是产品经理专栏作家。工作三年的体验设计师,base上海。

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题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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