项目管理技巧:分工不明确时,如何避免同事之间互相撕逼和扯皮?

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编辑导语:在职场工作中,我们经常会遇到分工不明确的情况,面对职责边界模糊的问题,就容易产生分歧,造成矛盾。对于这样的情况,我们应该如何避免?作者分享了其项目管理技巧,对于分工不明确的情况提出了一些建议,一起来看下吧。

职场工作中,常常会遇到这样的场景:比如,领导在分配工作时,由于职责边界模糊,对于那些未明确职责的灰色地带,平级或者跨部门的同事之间往往互推,或者甩活给其他人。

此时,作为其中的一个参与者,你是会默默接收原本不属于自己工作范畴的额外工作,无私奉献的同时所有人都会觉得这是你理所当然的工作呢,还是坚持反击,让自己从很被动的地位转化成主动地位呢?

比如,最近一周就经历了一件几度让我陷入很被动又费力不讨好的事情,突然有天收到领导派发的一个活:让我负责App上所有开屏启动页的排期和管理,而开屏这项工作其实涉及的部门和人员就超级复杂,既包括运营、产品,同时还包括设计以及数据团队等各个部门,需要跟平级同事沟通的同时,还需要跨部门进行沟通,至于具体的工作职责,领导也没有做出具体、清晰的划分。

以往的开屏工作都是对应的项目负责人提出开屏的需求,然后提供开屏的内容信息给到设计,再由设计师来统一出图和上传,现在突然由我来接手,当时就觉得我这个角色真的超级多余,对外,我不清楚其他项目的具体细节和信息,对内,我自己不会设计。

接手开屏工作的第一天,就碰到了钉子,当时负责的是运营部另外一个同事项目的开屏,当我把具体的开屏日期告诉他,让他准备好对应的开屏海报时,他很不以为意,觉得准备海报应该是我全职的工作,他不参与也没有要准备的意思。

另外,由于公司是跨国公司,有两个设计团队,当时去找了其中的一个设计团队时,两个设计团队之间互相推脱,说各自还有其他很忙的事情要处理,更让人气愤的是,当设计师去找了这个同事要具体的项目文案时,该同事直接指着我说:文案找她要,她全权负责开屏的!”

然而,具体的情况是啥,因为我不是这个项目负责人,我根本就不知道就这个项目的具体信息,更不知道用什么样的文案才合适。

由于我当时和大家都是平级的关系,所有同事都不听我的,也及其不愿意配合我的工作,我当天就很被动的夹在项目负责人和设计师之间,我需要找项目负责人要具体的设计需求,然后再找到设计师传递具体的需求,有没有像是这个同事的工具人或者是个中间商?而且大家都一致觉得这是你理所当然该做的!

当天工作结束后,我其实是超级愤怒和暴躁的,一直在克制自己的负面情绪,心想领导为啥给我这么多余的一个角色?当然,这样的日子没有持续多久,第三天我就巧妙运用了一些项目管理的技巧,让自己很被动的地位转化为主动地位了。

一、关于职责不明确的事宜,一定要找领导划分明确职责

比如,在开屏的环节里,由于有两个设计团队,大家都在互相推卸责任,于是,我在第二天直接找了老板,让老板指定其中的一个团队专门做开屏的设计,这样后续就不会有谁来设计开屏,大家互相推卸责任的问题了。

对于同级同事不配合工作的内容,我分了五部曲来解决了我遇到的烦恼:

1. 开屏工作流程标准化

开屏的工作流程其实无非就是这些步骤:

(1)提前一周提交开屏需求,并做好排期

(2)规范提开屏需求的模板:比如,项目负责人有对应的开屏需求时,必须按以下的模板提出对应的需求:

  • 提供项目名称以及项目对应的时间
  • 项目的奖励或者亮点
  • 和这个项目相关的过往设计内容
  • 项目负责人希望采用的海报文案

(3)监督项目负责人提前准备好开屏海报

(4)及时反馈开屏进度,比如,上传开屏后给对象的项目负责人说一声,保持信息同步

我把开屏过程中遇到的所有细节都做了一个标准化的流程和整理,这样可以避免遗忘某个事项。

2. 建群

在明确了标准化流程后,我把相关的所有工作人员包括设计师、项目需求人都拉到一个群里,项目负责人有需求时,直接在群里沟通,这样我就避免成为中间传话的工具人。

3. 请领导坐镇

这个关键节点十分重要,领导在群有2个好处,第1个好处就是能看到你在尽职尽责的推进整体项目进展,另外,还有一个好处,在领导眼皮下,如果你跟进得当,迫于领导的压力,那些不配合工作的平级同事也会积极配合,毕竟,谁都不想在领导面前显示出自己斤斤计较的一面。

4. 明确工作职责,并公布群规以及具体的内容

当所有成员在群里集齐之后,接下来就需要公布具体的分工标准以及具体的标准化流程,谁负责什么工作内容在群里都做了具体的公布,并让大家按流程来走,避免互相扯皮。

5. 及时在群里反馈和跟进

比如,我会根据排期表,提前让临近排期的项目负责人准备好物料,另外,如果上了开屏,也会在群里及时通知和反馈,保证让整个流程透明和公开化。

在完成了以上的步骤之后,我已经摆脱了之前工具人和中间传话人的状态,效率极大提高的同时,也无需和同事直接互相推脱和扯皮了。领导也会觉得我项目管理的井井有条。

那假如我在和同事沟通的过程中,如果我没有采取以上的步骤,在同事把构思海报文案的工作推卸给我,提开屏需求的文案全部推给我时,我都一一抗下了,将会是一个什么样的结局呢?

不难想象,我将会成为各个项目负责人的工具人,每天在为这些项目负责人打杂,同时,每天被大量冗长的琐事缠身,时间久了,这些项目负责人也会觉得这些事情本来是我的分内工作,非但没有感激,反而会觉得理所当然,而我做久了这种琐事之后,时间久了可能会做到怀疑人生了吧~

所以,这里给大家一个提醒,面对超越工作边界的事情,谨慎接下,一定要明确职责边界,明确分工,不然就会不小心让自己成为工具人。

 

本文由 @麦琪 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于 CC0 协议

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  1. 明确分工,不做工具人

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  2. 有道理

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  3. 我本人就是那种和事佬,多一事不如少一事,看了这篇文章,觉得需要划分好自己的职责,使工作流程标准化

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