用燃尽图,如何高效搞定项目进度监控?

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编辑导语:好的业绩依赖于高效地把控项目进度。那么,如何才能高效的对项目进度进行监控,使得业务快速、高效的运转下去呢?本文总结了一种方法——燃尽图,希望会给你新的思路,我们一起来看看吧。

燃尽图听起来很复杂的样子,其实简单的不能再简单。

燃尽图,换个说法就是:烧尽图。

它表示的是剩余工作量与剩余时间的关系,用于提醒大家项目进度和要完成的任务。在进度预测和估算中经常会见到。

主要的应用场景是敏捷开发。

理由也很直观,它太简洁了,传统项目管理用它看进度,啥也看不出来。

为啥要写这篇文章,理由也很简单,很多人对于工具,还是不能很好的去使用,分不清工具的重点功能和作用,反而被这些工具牵着鼻子走。

类似的还是「鱼骨图」和「WBS工作分解法」。

燃尽图真正发挥作用的核心在于“人”。围绕着人,利用燃尽图去解决如何沟通、如何汇报、如何管控的问题。

所以学习使用燃尽图,关注的重点不在于怎么画,而在于怎么“看”!

还是老样子,先上框架:

  1. 燃尽图是什么?
  2. 燃尽图有啥用?
  3. 怎么画不重要,怎么看才是重点!

怎么用燃尽图高效搞定项目进度监控?看老原这一篇就够了!

一、燃尽图是什么?

概念定义比较简单,其实就是用来监控项目进度的,特别是在敏捷开发团队中尤为常见。

项目管理工具中,甘特图和鱼骨图重点在于内容本身,看分工时间是否合理,对预知问题进行全面的思考。

而燃尽图是在项目开展过程中,对需完成的工作一种可视化表示方法,燃尽图向项目成员可视化工作进展情况以及发现项目推进过程中出现的问题。

  • 燃尽图用于项目进度的监控;
  • 除此之外,燃尽图还可以预测团队何时完成工作;
  • 也可以用于任何可测量的进度随着时间变化的项目。

无论是老板还是项目成员,都要学会从中获悉团队进度,预测团队项目发展方向。

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横轴:显示工作天数

竖轴:显示剩余工作

在理想状态下,该图表是一个向下走的直线,随着剩余工作的完成,燃烧殆尽,直至为0。

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但实际上,工作曲线受到团队实际工作效率的影响,随计划曲线上下浮动。

二、 燃尽图基本类型

燃尽图的绘制方法很简单,用excel就可以实现,他的重点在于怎么“看“。

也比较简单,总共5个类型,你看看自己的项目属于哪一种?

1. 理想型-最完美状态

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这张图虽说过程稍有波折,但一定是所有PM最愿意看到的样子。

这张图的出现说明:

  • 该团队可以通过调整自身工作状态,完成项目目标。
  • 说明团队master对sprint的工作量评估准确,成员有序推进工作,按时完成交付。

能实现这种燃尽图的SM(Scrum master)或PM,可以说非常优秀了。

改进:整体流程很健康,不需要改进。

2. 优秀型-有惊无险

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该图虽前期超出工时,但后期经过调整,也按时完成了项目目标,属于“很好的燃尽图”。

这张图的出现说明:

  • 工作计划准时完成;
  • 前期虽然进度缓慢,但经过调整后期也完成了目标;
  • 团队抗压、应变能力强。估计是大家一起加班加班加班,把进度追回来。

改进:提高团队master的评估力,同时也发现团队工作弹性比较大,可以考虑后期可以增加额外工作,以争取更多奖金。

3. 波动型-任务忽多忽少

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工作任务准时完成,实际曲线忽高忽低波动较大。

可以说明:

  • 任务量忽多忽少,分配不均;
  • 最后也能完成交付,说明团队工作能力强,适应性强,可以灵活调整;
  • 对经验不足的新团队可能有影响。

改进:在sprint进程中经常增加任务导致燃尽图曲线波动较大,团队 master应该做到相对准确的工时估计,避免在进程中不断增加任务影响正常sprint流程。

4. 开挂型-进度超前完成!

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很明显,任务超前完成了。

这种情况,说明:

  • 团队工作速度被低估了;
  • 项目需求被高估了;
  • 项目任务有删减;
  • 说明工作计划不合理,任务量偏少;
  • 团队工作效率真的牛(持续开挂)。

改进:团队master不能准确预估工作量,或对团队能力评估有较大偏差。应该进行反省,重新评估任务量,并对团队工作能力重新估计,适当增加任务量或减少人员投入。

5. 勉强型-任务超量

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工作任务准时完成,实际曲线一直高于计划曲线。

这可以说明:

  • 团队工作量极度饱和,进度推进缓慢;
  • 能准时交付,说明团队经验丰富,工作能力强,可以在长期高强度工作状态下完成任务。

改进:合理进行任务量评估,如果任务量过多,可以考虑按优先级处理。

6. 太迟了-进度滞后型

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这是一种工作没完成的燃尽图。前期比较稳定,后期出现延迟,并且没有调整过来。

这也说明

  • 前半段在按计划推进,后期因为其他因素导致进度缓慢;
  • 其他因素可能是任务量加大,团队反应不急。

改进:如果因为任务量加大,应该找到增加的原因,做好新增的沟通工作,及时调整和评估时长。

7. 上天了-任务越做越多

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这是任务没有完成的状态。实际曲线离目标曲线越来越远。

这说明:

  • 任务量越来越大,工时越来越多,处于一种极其不合理的状态;
  • 团队不能正确执行Scrum流程,没有按计划推进工作,而是在不断地增加任务;
  • 现场一团乱。

改进:这种情况出现,也差不多要终止任务了。如果想要抢救一下,估计要“大换血”。

最后还是建议看一下招聘软件,因为一般这个情况都要找人背锅,你懂的。

再或者系统的学习一下拍马屁(PMP)吧。

燃尽图的类型当然不止于此,但是大多数的情况都已经涵盖。

这里要强调的一点是,同一个图背后的故事千变万化,Dusan的分析可以作为比较好的参考,但仍然需要根据实际情况分析。

燃尽图并不能作为唯一的评价指标。

三、怎么画不重要,给谁看才重要!

怎么说呢?在前面老原提到,燃尽图是一种是数据可视化的形式,主要用于直观表达项目进度。

燃尽图除了给自己看,有时候你还得给老板看。

而一般来说,老板初次看到的燃尽图,几乎不会是完美的燃尽图,而是需要调整或者是新手燃尽图。

他看到这个图,心理反应大概率是这样的:

  • 一个阶段过去了,KPI没完成;
  • 一个阶段过去了,KPI没有温差;
  • 又一个阶段过去了,KPI还是没有完成。

这时候你又要保住自己的饭碗,还想能够顺便争取一些资源,那岂不是皆大欢喜!

这时候汇报能力就很重要了。

首先,请一定给老板打好预防针,燃尽图只是估算怎么可以更高效产出方式的参考。

估算这件事,差不多需要经过5个阶段才会慢慢接近目标线,所以不要紧张,现在是正常情况,让老板觉得,一切尽在你的掌握之中。

事实上,不通过估算的KPI意义也不大。

因为实际工作中,你会发现有点经验的程序员,经过几个适应期,就可以hold住整个图的走向。

我之前合作的程序员,当他自己有意识去控制自己做的任务价值数量时,做一个关闭一个,做一个闭一个。有节奏的很。

所以说,燃尽图的定位不应该作为一个唯一/核心的KPI。

个人的经验是:只要可以产出,团队工作可以合理安排,其他指标也可以参考,别被一个工具束缚住了你的手脚。

四、总结

其实燃尽图的内容很简单。

第一,我们知道燃尽图是用于做项目监控的;

第二,燃尽图的重点应该是怎么看,而不是怎么画,所以制作方法大家也不用过于纠结,拿根笔在白板上画出来就好了。

第三,自己会看还不够,得引导着你的老板,也就是资源决策者看。让他从燃尽图上通过你的讲解和汇报get到2个信息:

  • 目标在你的掌握中;
  • 距离目标确实需要资源支持。

只有这样,燃尽图才算发挥了它的价值和作用。

最后,工具只是辅助,只要能完成目标,做好监控,不是必须只依赖这一个指标,需要结合实际和多种指标来衡量和判断KPI的执行和推进。

还是希望大家能够用好工具,而不是被工具支配。

 

作者:老原;公众号:项目经理老原

本文由 @项目经理老原 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自 Pexels,基于 CC0 协议

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