项目管理中PPT的价值及应用

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编辑导语:PPT是一对多情况下,信息传递的最佳工具,但有人认为PPT并不适合现在的项目管理工作节奏了。PPT是否真的不那么重要了呢?我们应该以什么方式看待并使用PPT呢?本篇作者就对此话题进行了思考分析,一起来看一下。

一、PPT的价值

有些项目经理会这么认为:

PPT并不适合现在的项目管理工作节奏了,耗时耗力,在任务重工期紧的项目管理中,有做PPT的功夫,我都把事情交代好了,还做啥PPT。当把PPT做好准备给领导汇报的时候,说不定我们早就把事情干完了,效率不是更高吗,PPT作为效率工具,其存在的意义真是越来越小了呢。

那是否PPT真的就不那么重要了?在当今的工作和学习中,我们应该以什么方式看待并使用PPT呢?

PPT产生于信息技术不发达,线上沟通成本高,线下交通不便捷的1988年,那时,PPT作为提升效率的办公辅助工具,可以在有效的在会议时间内,让一群并不容易聚到一起的人,能够更加系统更加全面地领会更复杂的重要信息。

但当时间来到2021年,微信、钉钉、企业通信系统等智能工具更加普及,线下交通的便利性也早不可同日而语。现在人们的工作节奏迅速加快,因此,我们很多时候会觉得制作PPT反而会拖慢工作进度。

但像三大运营商这类企业,PPT早已渗透多年,已经在企业内部形成了工作习惯,甚至达到依赖的地位,项目竞标评选、项目启动、月度工作汇报、季度工作汇报,甚至活动方案提报等等,所以现在的PPT从单纯的“效率工具”,转变为带有一丝丝“仪式工具”的味道了。

现在多数项目经理会用越来越漂亮的PPT呈现,不仅是辅助主讲人传达信息,更重要的利用它来彰显我们很专业,对你很重视,务虚之用大于务实。

但我想强调的是,PPT从诞生之日到今天,其功能核心始终是在追求“表达”和“理解”的效率。

回想我们使用PPT的场景,基本上都是一对多的,不管是下任务做汇报还是搞培训,你不能保证所有接受信息的关键人都能在短时间内在你的口述或者文稿中获取到你传递的信息,尤其是涉及的人数越多,人的注意力理解力就会越差,就更需要生动演示,让关键人高效准确的理解。

所以“做PPT越来越没意义”,这句话对但也不全对:

  • 对是因为大事小事动不动就要准备PPT的,是对仪式感的重视程度超越了沟通价值本身,啥事都要PPT的习惯要改改
  • 不对是因为人们的时间价值以后会越来越高,准确全面的交换复杂信息也越来越重要,一旦理解偏了,执行越快越完蛋

很多重要的信息,准比快更重要,从普及度和功能性角度衡量下,没有什么能比PPT做得更好,尤其在面向众多干系人的项目管理中,PPT更是如此。

二、PPT的常见场景

在项目管理中,PPT是目前在一对多情况下信息传递的最佳辅助工具,我们在学习项目管理的五大过程组,十大知识域里,其并没有明确告诉我们什么时候需要使用PPT这种工具,但实际的管理过程中又不可或缺,因此结合多年的项目管理经验,我梳理了以下几个PPT应用场景:

  • 需求沟通阶段=>项目初步解决方案
  • 项目规划阶段=>项目规划实施方案
  • 项目执行阶段=>项目专项汇报
  • 项目收尾阶段=>项目结尾汇报

1. 需求沟通阶段

一般此阶段分两种情况,一种是售前反馈的客户需求,一种是客户主动咨询,但不管什么情况,当前都需要通过了解客户存在的问题以及想实现的目标,来制定项目的初步解决方案。

此时初步解决方案应包括公司的背景介绍、对当前客户需求的理解、以往的类似项目经验、对当前需求的解决实施方案、实施计划等内容。

此时相较于其他办公软件,PPT更能清晰以及快速的将公司背景及相应服务能力介绍清楚,帮助用户快速的决策以及为项目立项做准备。

2. 项目规划阶段

在项目中标后,指定的项目经理需要根据项目技术规范书以及客户需求沟通情况,重新调整项目实施范围,资源分配等,一般项目管理计划为word格式,虽然能够非常完整的展示整个项目的工作实施计划,但无法展示当前工作的实施策略逻辑,尤其是调研咨询、市场研究、运营支撑等类型的项目,没有什么能比PPT更能体现出完整的思路逻辑。

在规划阶段没有做好沟通,那么就会在后期项目实施过程中,造成很高的沟通成本。这就好比“道”与“术”的关系,在项目规划阶段,尽可能的让客户参与到“道”的层面,即项目整体实施策略的制定。以策略为方针定制相应的“术”。

3. 项目执行阶段

项目执行阶段会涉及到较多的汇报节点,不管是月度季度还是某专题材料,通常是对当前阶段服务成果的展示以及下阶段工作计划的汇报等。

在此阶段是面向各干系人最多的时候,项目的阶段性成果以及下阶段计划可能需得到多个干系人的认可,此时PPT在功能性上,能够极大的发挥它“表达”与“理解”的效率,项目经理通过PPT将众多的阶段成果信息整合表达,降低干系人的理解成本,让项目快速的进入到下一阶段。

4. 项目收尾阶段

项目收尾即是当前项目的结束,也是下一个项目周期的起点。项目是有一定时间周期的特定产物,但不意味着项目结束后,这个产物就会停止发展。

项目收尾阶段与项目需求阶段同样重要,此阶段对项目有着更深次理解,并且能根据当前的服务成果,提出下一步项目的目标与预期成效,落实解决方案,从而推进投入新一轮项目周期的目的。

三、PPT的表达逻辑

从项目管理的角度来看,PPT的第一原则不是好看,而是好读。

要知道不管在什么场景下,做PPT不是给自己看的,而是给一个没有看过的人,所以快速让对方通过PPT理解你输出的内容,才是我们要完成的使命,如何构建一个好的PPT表达逻辑,就相当于思考如何降低对方的阅读成本,在节奏越来越快的今天尤为如此。

1. 主题

PPT是一对多情况下,信息传递的最佳工具,PPT从始至终在追求“表达”与“理解”的效率。在项目管理的众多应用场景中,PPT的应用主题也不尽相同。

比如,项目的启动会上,PPT的目的是向项目“干系人”传达项目的“实施目标”,而到了项目进度汇报会上,PPT的目的是向“客户”传达项目的“实施成效”,这里体现出2个关键词“对象”和“目标”。

确定表达的核心主题,即是明确本次PPT的“对象”和“目标”是什么。

先说说“对象”,一般来说对象不是指单一的个体,而是一个群体,那么在这个群体的阅读习惯下,我们的PPT要符合他们的逻辑思维和习惯,往往比较宽泛,一般情况下无需特别注意。

但如果这个群体中存在某个“重要”的角色,且对当前“目标”有直接决定作用的,那么“对象”此时可以模糊等于这个“重要”的角色。

再来说说“目标”,“目标”就是通过PPT这个工具让“对象”从A的状态转变为B的状态,这句话按照项目管理中的场景可以这么去理解:

2. 排列

排列是在主题明确下的说服逻辑,其中常见的包括“演绎排列”、“时间排列”、“结构排列”、“程度排列”几个类型。

1)演绎排列

是一种推理式的排列逻辑,是“目标”与“前提”有蕴含关系的推理,比如“前提”是:“如果今天下雨,我们就去看电影”。结果是“我们没有去看电影”,那么“今天就一定没有下雨”,这个推理逻辑是有效的。一般没有经过逻辑思维训练的同学很难保持推理的严谨性,所以这个方法在项目管理中很少见。

2)时间排列

也可以理解为“因果关系排列”,即按照事理发展过程的先后来介绍某一事物的说明顺序。凡是事物的发展变化都离不开时间,如说明产品发展、工作方法迭代、项目进度、成效结果等等,都应以时间为序。

3)应用结构排列

需要具有结构化思维,强调从事物的内部结构、事物间的关联结构的角度来思考和分析问题。而不管是对事物的内部结构、还是事物间的关联结构的认识,其本质就是把握它们相互间的逻辑关系。

4)程度排列

也称重要性顺序,是对一组具有某种共同特点而聚集起来的事物,依据其重要性而采用的顺序,通常情况下由高至低排序,先主后次,先强后弱。

以结构排列为例,其强调的是结构化思维或归类思维,让我们对比两组例子:

从状态A转变为状态B需要的关联因素是固定的,但如果没有排列,或者排列使用不当,那么,这个状态转变的过程就会非常痛苦,阅读成本会很高。在这种情况下,我们将关联因素在结构排列下展示,阅读起来是不是会很轻松呢。

3. 组合

组合即信息的组合,信息是映射到关联因素的具体内容。将关联因素的具体内容聚集在PPT的单元页面中,杂多的信息如果不处理是没有逻辑关联的,其阅读理解成本依然会很高,因此对于具体的信息需重新组合。

举个例子,项目经理在对人力资源管理这个关键因素进行阐述时,如果没有对信息进行组合的情况下,它呈现方式可能如下:

咋眼一看,没什么毛病,所有问题罗列清晰明了,但实际上我们的阅读者需要独立理解5条内容信息。

所以,如果对以上信息进行逻辑上的关联与整合,我们的内容信息就会聚焦到某一点上,大大降低了阅读者的理解成本。

4. 界面

PPT的最后步骤即是界面排版,掌握排版的四大基本原则就可以解决大部分问题,网上有很多关于四大原则的具体详细讲解,这里就不再过多的阐述,其大概意思是:

1)重复

保持统一风格非常重要,稿子中要运用一致的模版,内容要一致的排版、一致的字体、一致的配色、一致的形状等等;你可以重复使用相同的字体、字号、特定的颜色、图形的样式,也可以在项目的设置、文本和图形的布局上重复。任何多次出现在幻灯片上的内容都可称之为重复元素

2)对比

突出信息内容重点,对比的手法包括更改字号、变换颜色。你可以通过各种途径制造对比,其中,最简单的莫过于运用字体的变化。对比不仅能使你的PPT看上去更有冲击力。对比突出内容,利用对比来组织内容引发关注。各元素之间的反差对比可用来组织内容。每张片子上的信息对比会成功地引导读者的视线,因为对立的东西更容易吸引人们的眼球。

3)对齐

要注意段落间距是否对齐,表格正文是否对齐,图文排版是否对齐,页面标题是否对齐等等;对页面上的各种元素进行整理,从而使页面看起来结构清晰、内容连贯

4)亲密

相关内容是否汇聚,PPT中的各项是否紧密排列在一起,通常就是在告诉观众它们是否紧密相关,各项之间的间距直观地说明了一切。其次亲密性也包括内容是否提炼,段落层次是否区隔,图片文字是否协调等等。

但我想说的是,在实际的项目管理中,除了掌握以上基本原则外,界面排版其实还需要具备一定的审美能力,而审美能力并不是天生具备的,只能多看多写多模仿,在理论与实践中学习,在一次又一次的返稿中成长,当积累到一定量的时候,自然会思如泉涌,下笔有神。

四、最后

项目管理中PPT的价值还是值得我们项目经理去学习与积累的,但一定要避免在工作中对PPT的过度追求而超过了其本身的沟通价值。

其次对于PPT的核心一定是好读而不是好看,没有必要过度追求高大上的动效、酷炫的色彩,在项目管理中,掌握其表达的逻辑,只要能让阅读者快速高效的理解所传达的信息,那就达到沟通的目的了,切记勿在务虚之路越走越远。

 

本文由 @尼大胖 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自 Pexels,基于CC0协议

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  1. 现在的PPT越来越漂亮了,越来越有“仪式工具”的味道了

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  2. PPT从诞生之日到今天,其功能核心始终是在追求“表达”和“理解”的效率。

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  3. PPT的根本目的就是为了不了解的人可以快速准确的理解所要述说的内容,PPT应该追求的是方便、快捷、通俗易懂,而不是各种设计。

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  4. PPT本就是用来方便表达、理解的工具,只是现在的人过于追求各种特效,设计,反而失了主次。

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    1. 正解

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