点亮职场技能树——职场写作

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编辑导读:文字是想法的窗口,写作能力好的人,能够很顺畅地表达自己的想法,这一点在工作中尤为重要。那么,如何提高自己的写作能力呢?本文作者对此进行了分析,希望对你有帮助。

普通员工:每逢周五,过去一周忙忙碌碌做了很多事,但在写周报时,大脑却一片空白,不知从而写起。工作中产生了很好的想法,很兴奋想汇报给上级,但总感觉写不到点上。

管理者:面对下属的工作汇报,往往满眼都是散乱文字的堆砌,让人抓不到重点和主线。前后行文概念不一、逻辑不自洽、关键信息缺少主语等,更是让人不想再看下去。

那么问题出在哪里呢?我们在学校接受的教育,主要集中在单人解决问题上,培养的是个人面对问题的独立解决能力,强调的是做,弱化了表达的部分。而在企业中,解决的往往是大型复杂的问题,不仅需要单兵作战能力,更需要协同作战能力,让别人清楚的知道你在做什么,以及你做的事对别人有什么价值,这点很重要。这就需要职场人有强大的职场写作能力,把自己的工作内容和价值产出表达出来。本文将从几方面讲述如何提升职场写作能力。

一、何谓职场写作?

职场写作是一种带有职场目的且逻辑严谨的行文方式。

1. 职场写作的特殊性

职场写作不同于我们常见的散文、诗歌、记叙文、议论文等,它不需要华丽的辞藻和深厚的文化底蕴,不以情感打动人,而以事实说服人,通常用通过简洁准确的文字,用最短的时间达成工作目标。职场写作具有以下三种特性:

说服性:职场写作带有一定的说服性。比如说服对方认可你的方案,说服客户采购公司产品等等,这是一种带有明显目的的写作方式。像这篇文章,我希望你读完之后能够开始意识到职场写作的重要性,并有针对性的去练习提高,这带有了一定的说服性。

逻辑性:逻辑是说服的前提,公认的常识、基于事实的调研、以及带有明显因果关系的条件和结论,都是具有逻辑性的表达,这些会为你的文字增加公信力,从而加大达成目标的可能性。

时效性:时效性不言而喻,职场中我们往往处理的是当下企业正在发生的问题,所以要求我们在最短的时间拿出解决方案并执行落地。比如周报是以周为单位,要求每周汇报本周的工作,假设一个月之后再汇报本周的工作,那么汇报的意义将大打折扣,要么问题已经被解决,要么问题已经变的不再重要。

2. 常见的职场写作场景

清晰传递信息:职场中每天都会产生大量的信息传递,产品经理更是信息生产和消费的主力军,小到一两句话的简短沟通,大到方案评审、晋升汇报、产品宣讲等,都是一次信息传递。观点清晰、结构完整、逻辑严谨的信息,更容易获得青睐。

准确总结工作:在职场中,每隔一段时间,员工都会做工作总结,比如每周的周报、转正述职、年底述职等,一方面回顾自己过去一段时间的工作产出,另一方面向团队表述自己的工作价值,一份好的总结报告,会让别人充分理解你的贡献,而不是自己眼里做了100分,但别人眼里你只有60分。

充分说服他人:在一些工作场景中,我们需要得到一些人的支持,以便项目正常推进。职场利益各不相同,说服一个人很难,如何让你的说服更加有效呢?这里有三点建议:目标明确、有理有据和换位思考,首先让对方清晰的知道你要表达什么(写的清),并且能够充分理解(看得懂),还有对方能看到自己的利益有被你考虑到(同理心),最后达到影响对方态度或者行为的目的。

有力汇报方案:工作中在做方案汇报或者项目规划时,我们需要清楚的描述问题,美国哲学家、教育家,实用主义的集大成者约翰·杜威说过“把问题说清楚,就等于解决了一半”,而往往自己想清楚容易,但让别人也清楚问题是什么很难,从“自己知道”到“别人知道”,需要作者有较强的文字表达能力。

二、提高职场写作能力能为我带来什么?

打造个人品牌和提高职场收益

1. 提高职场竞争力

纽约时报最受欢迎读物《重来》的作者贾森·弗里德曾说:

“如果你要从一堆人中决定出一个职位的合适人选,雇那个写作最厉害的人。不管他是营销人员、推销员、设计师还是程序员,他们的写作技巧会对此有益。”

职场竞争力有很多种,单从信息传输的角度,就有“听、说、读、写”四个方面,听和读是输入端,说和写是输出端,在大多数职场场景中,输出比输入更重要,因为它可以为你争夺的话语权。同样作为输出端,写比说在传播范围和传播速度上更具优势,利用网络在线文档,一篇凝结作者思想的文章,可以快速传播,甚至平时很少有机会交流的公司高级别管理者,也有可能会关注到你的信息,从而赢得一些职场机会。

写作是作者知识水平和思维能力的综合体现,知识储备越丰富,思维能力越强,产出的文章水准越高,所以可以通过一个人的写作水平反应出其平时的知识积累和思维逻辑能力。

写作是一项长期有耐心的工作,一篇优质文章的形成过程很长,输出后也不会立刻获得回报,这就需要长期有耐心的坚持,延迟满足,这样的人在职场中往往愈久弥香。

2. 提高个人影响力

第四季《奇葩说》里罗振宇说过这么一句话:“未来社会最重要的资产是影响力。影响力是怎么构成的?两个能力,一是写作,二是演讲,这都是让你让你出一份力,然后能够大规模地复制你影响力的方法。”

这里有人会问,每天工作加班都做不完,哪有时间去写作。但我想说,没时间和懒惰从来不是借口,只是你认为它不重要,总是想着把手头事情做完再去做它。

如果你不满足于每天按部就班的工作,可以尝试让写作向你的生活里注入一道光。

影响力的建立分为两个阶段:

  1. 在职场内部:可以利用写作能力,在职场内部创造价值,比如坚持输出分享自己的经验和认知,从而在职场内部形成一定的影响力。
  2. 在职场外部:利用网络平台,面向社会创造价值,例如知乎大V、公众号自媒体、写作出书等,从而提升社会影响力。

三、如何通过文字,让你在职场中脱颖而出?

以笔为剑,以字为刃,思维及技巧齐驱,开辟职场绿色通道

1. 构建思考框架

我们上学时经常会听到“动笔之前,先想想”,想的过程很重要,七分想三分写,那么如何想的好呢?有一些思考框架,可以辅助你想的对,想的全。

1)结构化思维:先框架再细节,先整体再局部

什么是结构化思维?面对大脑中零散的信息,我们需要用一种普适的思考方式,将其整理并呈现出来。这种思考方式外化的表现是文章的骨架,背后反映的是作者思考问题的思路,通常以树状结构来呈现,能够“见树又见林”。它可以帮助我们系统性的从多角度分析问题,而不局限于依赖个人的经验或灵感。

信息加工过程:大脑中的原始信息→初步加工的信息→结构化加工的信息

以本文举例,体现结构化思维,如下图:

首先整体结构的最顶端是目标,也就是写这篇文章的初衷。于读者,希望职场人能够意识到并有方法提高自己的职场写作能力;于作者,希望通过写作来练习并提高职场写作能力。整篇文章所讲都是围绕着目标进行展开。

为了达成目标,作者将文章分为四部分:标题、序言、正文和总结。

标题和序言主要起引读的作用,吸引读者有兴趣读到正文。

文章的精华部分在正文处,通过2W1H的方式层层递进,阐述作者对职场写作的理解,在主观点之下又按不同维度形成各分观点,整体行文结构清晰、一目了然。

总结放在最后,起概括并强调中心思想的作用,加深读者对文章所讲内容的理解。

2)逻辑思维

与结构化思维这种立体思考方式不同,逻辑思维更专注于线性思考。逻辑思维的对立面是直觉思维,直觉思维主要靠猜想、假设、灵感与顿悟,利用大脑皮层的优势兴奋期迅速连接信息要素,从而打破思维枷锁。而逻辑思维更尊重事实和逻辑推理,重视数据和实地调研,并通过严谨的推理得出结论,即使结论错误也可以有依据进行过程复盘。两种思维各有优势,直觉思维优势体现在萌芽期,需要大量创新创造的领域,逻辑思维的优势则体现在成熟期,稳中求胜。

逻辑思维中常常使用数据作为论据支撑论点,因为客观数据是不以人的意志为转移的,数据天然具有普适的公信力,更容易获得认同。打个比方,产品经理在需求评审时,提出一个功能需求并且列出可以佐证问题的数据,那么大概率无需过多解释,大家会认为需求是合理的。

但并不是所有情况都有数据,当我们要解决一个新问题,缺少数据支撑怎么办,我们可以通过调研的方式来说明需求的合理性,如何科学的进行调研,可以参考我的另外一篇文章:http://www.woshipm.com/pmd/4661398.html

逻辑思维中最重要的方法是逻辑推理,可以通过逻辑推理来验证自己或他人的思路是否有漏洞,下面介绍三种逻辑推理形式:

三段论:“三段论”由大前提、小前提和结论三部分组成。“大前提”通常是某个已知的一般性原理,如某种规律、法则、定理或者定律等,反映了一般性规律。“小前提”反映的是我们需要研究的特殊情况或个体。“结论”则是由一般性原理引申出的针对特殊情况或个体的判断,由逻辑推理的方式得出。

假言推理

充分条件:如果条件A存在,结论B一定成立,即A→B。

A与其他条件是并联关系,假如B成立,则不能推导出A一定存在。也不能推导出如果A不存在,则B不成立的说法。

必要条件:如果结论B成立,那么条件A一定满足。

A与其他条件是串联关系,可以推导出假如A不存在,则B一定不成立。但不能推导出B不成立,则A不满足,有可能是C、D不满足。

有限样本归纳法:企业中业务问题的发现过程,往往来源于某一特定场景下发生的细节,发现问题线索后,经常不满足于只解决这一个问题,而是希望归纳概括,提炼出共性规律,将这些规律作为预测其他业务场景下未发现的问题,从而由解决一个问题升级为解决一类问题,这类方法称之为有限样本归纳法。但考虑到企业成本问题,企业往往不会去做100%的全量场景验证,当大部分场景出现了问题,再结合常识和经验,近似的判断是一个普遍问题。当然这种方法在科学上是不严谨的,需要样本容量尽可能的大,覆盖的情况越多,判断越准确,否则,容易出现“以偏概全”的逻辑错误。

3)用户思维

掌握了结构化思维和逻辑思维这两种直男思维,我们还需要具备更注重对方感受的用户思维。

下面我们比较两个宣传口号:

a:人口普查!全民有责!科学发展!摸清国情!

b:如果不知道社区有多少人,那怎么知道要建多少医院和学校呢?

第一个口号属于自说自话型,让人看过之后会觉得跟我有什么关系,更像是在帮别人完成任务,实在调动不起积极性;第二个口号看着就实在多了,噢,原来人口普查之后就可能建医院和学校了呀,这我得参与一下。这两种口号有个本质区别是“利益相关”,第一个口号没有明显的利益链接点,而第二个口号通过具象的医院和学校,与居民的身体和家庭建立利益链接,从用户角度出发去考虑方案设计。

但不可能每件事都对用户有利,尤其在职场中,需要对方协助做一些事情的时候,撰写文案时换位思考,可以让事情的推进变得更顺利。

本章讲了三种思维模式:结构化思维、逻辑思维和用户思维。小结一下,其实思维的转变,难点不在于道理难懂学不会,而是需要首先从意识层面做出反应和调整,知其然知其所以然。思维模式的转变需要经过层层过滤,才能达到不错的效果,意识→领悟→吸收→固化。

四层结构中最重要的当属第一层,首先需要提高认知边界,就像人们常说的一句话“你永远也赚不到你认知以外的钱”,认知圈的扩大会产生很多新的机会和方向,让你的人生有更多选择。

2. 掌握实用方法

1)如何正确的传递信息

领导安排小王去做竞品调研,小王调研后给老板汇报:

小王:xx公司最近半年平均每天的单量是200万单,北京地区一共有28个网点,平均每个网点有20名作业人员。

领导:所以呢?

小王:xx公司主要使用app1和app2来进行日常作业,目前app的使用量是12万。

领导:所以呢?

小王:我们还参观了他们的仓库,仓库坐落在通州区xx号,仓库面积有七八百平。

领导:……

看完这段对话,总感觉小王回答不到点上,小王一直在努力描述自己记录下的信息,而领导希望听到分析总结性的结论,两者沟通不同频,信息传递效率大打折扣。

日本商务写作领域专家高杉尚孝在《麦肯锡教我的写作武器》一书中提出:信息分三种,记述信息、评价信息和规范信息。

记述信息:描述事物的情况和现象本身,“A公司共有10万名员工”,这句话描述了A公司的员工人数,属于记述信息。

评价信息:表达某一情况或现象的好坏,“从企业的社会责任的角度,A公司是家优良企业”,这句话从社会责任的角度,评判A公司的好坏,属于评价信息。

规范信息:事物应有的状态以及人该采取的行动,“投资人应该买进A公司的股票”,先不管逻辑对不对,这句话给出了对应人应该采取的动作,属于规范信息。

几乎所有的商务文案都是由这三种信息混合而成,需要我们在职场中需要熟练运用,从而正确而高效的传递信息。

2)如何精准概括

抽象及概括能力是脑力劳动者必备的职场技能,它可以帮助我们抽离出事物共性部分,去做逻辑推演或方案制定。概括过程由点及线、由线及面,向上收敛,找到本质。

但有时候脑海里的信息杂乱无章,无从下手,比如在做年底总结PPT时,回顾过去一年做的事情很多很多,但又不能都列出来,怎么办呢?这里分享一个方法,我称之为“行为成果”表,就是以表格的形式列举你做了哪些事,然后这些事产生了什么效果,相同效果的进行归类概括,效果如下图:

通过这种方法,可以对繁杂信息快速整理,并通过合并同类项的方式逐层向上概括,概括到最后会落在便于阅读者理解的某个维度上。

3)优雅的描述一件事情

如何能让你的文字更能吸引读者的注意力呢?除了事情本身,还可以运用一些写作技巧,尤其是在希望获得一定资源时,讲一个好故事就很重要了。

这里介绍SCQA写作模板:

情境(Situation):用读者感兴趣的方式描绘事情。

冲突(Complication):在原有的情境下发生情节反转,通过矛盾冲突的形式吸引读者兴趣。

疑问(Question):可显性提出,引导读者思考,或冲突导致的问题特别明显时,可隐藏。

回答(Answer):解答读者心中的疑问

例如本文开头的序言部分:

S)每逢周五,过去一周忙忙碌碌做了很多事,(C)但在写周报时,大脑却一片空白,不知从而写起。工作中产生了很好的想法,很兴奋想汇报给上级,但总感觉写不到点上。(Q)那么问题出在哪里呢?(A)我们在学校接受的教育,主要集中在单人解决问题上,培养的是……

可以看出本文序言部分采用了SCQA模板进行写作,结合职场人写周报的痛点,吸引读者阅读兴趣,之后再介绍职场写作的核心内容,带着问题去阅读,要比干巴巴的技巧传授更能唤起读者自发学习的动力。

四、写在最后

俗话说“百闻不如一见,百见不如一干”,掌握了思考框架和使用方法后,才达到我们第一层“意识”阶段,后续需要不断的练习,来领悟和吸收,最后固化成大脑中的一部分,成为我们一生的财富。

最后借用网上看到的一句话共勉:

“世界上有一种能力你学会了,你就自然更会;你越会,你就越觉得它没有辜负你,这个能力就是写作能力”,这个能力可以从留言和笔记开启,哪怕留下简短的一句话,都是在判断、领会、缝合、联结。

 

本文由 @打伞遛狗 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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  1. 内容很详尽,感觉是一篇很有用的干货,从中也学习到了很多,感谢分享。

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  2. 破。不头像hb;.

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  3. 文字是想法的窗口,写作能力好的人,能够很顺畅地表达自己的想法,认同作者的看法,教我怎样提高写作能力。对我很有帮助,我就是一个写作能力不好的人,但是表达能力还可以。

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