产品经理大杀器(3):写作

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编辑导语:众所周知,写作是对于产品经理而言必不可缺的武器,那么我们该如何写好一份工作文档呢?本文从明确目标、构思结构、撰写内容、检查细节四个方面全方位论述了有关写作的方法与技巧。推荐想要了解写作的童鞋阅读。

说到写作,我们可能会有这些误解:写作,是文案类岗位的专利,普通职场写作只要传达信息,好不好都一样。

事实并非如此,判断一个产品经理专业性的一个重要途径就是看他的写的需求文档。文档好不好依赖写作基本功。因此,写作也是产品经理必不可缺的武器。当你掌握了写作本身,写一份漂亮的需求文档就不是一件难的事情了。

写作是书面化表达,需要遵循这项重要的原则——Don‘t Make Me Think,从读者角度出发,尽量增加可读性、减少读者理解障碍。

我们可以依据4个步骤来写好一份工作文档:明确目标、构思结构、撰写内容、检查细节。

一、明确目标

why、what、who、when、where

  • Why—明确目的,这篇文档的目的是什么?希望读者读这篇文档达到什么样的效果?是沟通一个决定、汇报状态、还是探讨项目的某个方面?
  • What—明确重点内容,这篇文档要回答哪些关键问题?要回答的关键问题决定你的文档内容及结构。
  • Who—明确读者的需求,文档是要给谁看的,他们会关注什么?会有哪些疑问?给你的直属领导还是你的用户?他们会关心项目的进展还是具体的用户体验?
  • When 、Where—明确文档的应用场景,什么时候用这篇文档,在哪些场景使用?用于项目开始前还是结束后?是在汇报还是沟通?

如果一定要问我如何知道这些问题的答案?——沟通、调研与思考!

二、构思结构

当我们通过以上5个W关键问题梳理出文档目标后,我们需要搭建文档严谨的结构,因为读者不会直接主观地评判你的答案正确与否,他们关注的是你是如何得出这样的回答、决策?

我们可以通过4个要点帮助我们梳理严谨的结构:

1. 用SCQA的结构聚焦范围和问题

用“SCQA”的框架来讲故事,并将问题澄清和聚焦。(SCQA:Situation情景、Complication冲突、Question疑问、 Answer回答)

2. 用MECE架构清晰的主题

在关键的主题层级上,要尽量追求不重复、不遗漏。(MECE: 各部分之间相互独立(Mutually Exclusive);所有部分完全穷尽(Collectively Exhaustive))

3. 结论的语句要放在文档开头或者段首

提出一个信息,不断地问so what,直至找到最终结论。

塔尖的信息,不是原因而是结论,不是过程而是结果,不是细节而是全局,不是问题,而是措施。

4. 用结构化的方式总结关键性的结论

从一段信息中的主语/谓语找共性,把共性作为容器来装后面的信息。

我们来看个案例:

比如“下面是我们公司要设立的三个目标……”,我们找到三个目标的共性后可以说:“下面是我们公司要设立的三个组织变革目标……”

“今年我们部门这两个问题愈发凸显……”,我们找到两个问题的共性后可以说:“今年我们部门这两个资源流失问题愈发凸显……”

三、撰写内容

梳理出文档结构后,下一步我们要填充文档内容了,如何判断一篇文档内容是否合格?那就是易读、有说服力。

那究竟该如何让内容易读又有说服力呢?

文档易读有4个要点:完整、一致、清晰、简洁

1. 完整:文档的结构完整,句子要有主谓宾

使用主语-谓语-宾语,突出行为人和行动。(没错,小学语文考试病句修改经常考。)

2. 一致:整个文档中,同级别的内容所有措辞、格式、结构和内容保持一致

例如,前后术语需保持一致;文章的语态要一致,如果使用主动语态,就不要用被动语态。

3. 清晰:正确传达信息,需要重视逻辑连接词或追加说明

用数字、事实、细节来呈现信息化的语言,明确抽象概念。

4. 简洁:使用简单语言和词汇,删去碍于传递文章中心内容的段落或句子

简单就是美。

学习完内容易读的4个要点后,我们接着来看看4个让内容具备说服力的技巧:

(1)分清楚事实和观点,描述客观事实

(事实)现在正在下雨。(观点)看天气,可能一会儿就要下雨了。

(2)用结论+理由的方式表述你的信息

(3)使用强有力的多种证据论证你的结论

4. 使用FAQ,把读者关心的问题放在FAQ(常见问题)中

四、检查细节

撰写完内容后千万不要以为就结束了,我们需要对文档进行细节的检查。

这一步,我们需要避免文档中出现低级错误:

文档要有页码,如果是由多份材料拼成一个整体材料,需要有一个整体的页码。

放数据要有对比才有意义:

比如年比年的数字,比如历史24个月的数字,比如试点群体和总体的对比。

少用“形容词”和“副词”:

诸如“显著的”、“重大的”这类词,如果使用“多”或“经常”之类的词,请说明具体概率。

避免使用行话和术语:

假设读者不熟悉任何缩写,首次使用缩写时要定义全称。

仔细检查错别字与数据:

避免出现错别字、一个文档前后数据对不上的问题。

 

本文由 @产品饭爷 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载。

题图来自 Unsplash,基于CC0协议

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