远程办公,项目管理这样做,才能提升工作效率

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编辑导语:居家办公,本来以为节省通勤时间,效率会更高。实际上,沟通的成本变高了,处理事情的进度变慢了。那么,要怎么提高远程办公的工作效率呢?一起来看一下吧。

因为一些不得不的原因,我们公司已经居家办公1个多月了。

原本以为居家办公,能节约上下班的通勤时间,属于自己干活的时间更长,应该更有效率才对。

但结果却是,每天不是开会,就是在开会的路上。

突然发现,沟通的成本变高了,事情处理的进度变慢了,大家手头正在做的事都迷茫了。

这一段时间,我们也是一边摸索一边调整,希望能够找到最合适的方式。

01 做什么:明确好目标

正所谓,凡事预则立不预则废,任何时候,我们都要保证团队里的每个人对目标有个清晰的了解。

作为产品经理,我们需要对自己的产品负责。这就需要我们自己首先对近期的目标有个明确的规划。

如果以前没有做过规划,那刚好可以趁着这个机会好好补一补,这还是很有必要的。

如果以前已经做过规划了,那就要传达给团队里的每个人,最起码要让领导知道,最起码要让UI、开发、测试知道,毕竟这些都是直接关系人。

如果在平时,大家都在公司里,工作时间几乎每天见面,关于目标的事情其实很好处理。大家都是面对面交流,有很多机会去触达。就算没有十分的明确范围,我想大家心里也是知道个大致框架的。

可因为远程办公的特殊性,所有人都是不见面的,每个人所关心的也都是自己的那一亩三分地。

如果公司是单线产品,至少大家的聚焦点还是一样的,在执行的过程中还容易纠偏。

如果公司是多线产品或者是多项目产品,在这样的情况下,每个人每天处理的事情就会特别多,大家也很容易出现只见树木不见森林的情况。每个人,每天都很忙,但你让他说做的是什么,又说不清楚。

所以,我们首先必须要知道做什么,也就是要明确我们的目标范围。

02 何时做:指定好节点

当我们知道了要做什么,那么接下来,我们就要分配好时间。

对于时间的分配方式,分为正排期和倒排期。我们公司是两种都用,刚好可以说说。

一般情况下,正排期适用于常用的产品开发模式,而倒排期适用于项目制产品。

1. 正排期

当我们有了产品的规划之后,我们就需要确定一个开始时间,然后大家在这个时间开始处理并分配各自的工作。然后每个人对自己的工作进行一个大致的估计,最后得出一个大致的结束时间。

举个例子,比如我想吃炒菜,从早上8点开始,然后大致的分工如下:

  • 08:00-09:00 ~ 买菜
  • 09:00-10:00 ~ 洗菜
  • 10:00-11-00 ~ 做菜

这样下来,总共花费3个小时,也就意味着,如果是从8点开始,那我想吃到菜要到11点。

正排期常遇到的问题就是延后,因为时间我们都是估计出来的,中间有点耽误,就会影响到后续的一系列流程。

2. 倒排期

所谓的倒排期,就是一个项目,我们首先有了一个明确的结束时间和大致的功能范围,然后大家从这个结束时间开始往前去分拆任务。

还是拿炒菜举例,这时候的要求就变成了,我想11点吃炒菜,然后大致的分工如下:

  • 做菜 ~ 1小时
  • 洗菜 ~ 1小时
  • 买菜 ~ 1小时

这样下来,总共花费3个小时,也就意味着,如果要11点吃菜,那就必须要在8点的时候就开始准备了。

倒排期常遇到的问题就是功能做不全,因为最后的结束时间点卡在那,也就意味着那个时间点必须要上,那至于上什么,上多上少,就是可以商量的了。

无论哪种方式,我们都需要指定好一个大致的时间节点,让大家有个明确的时间概念。

03 怎么做:拆分好任务

明确了做什么,确定了什么时间,接下来要弄明白的就是做什么的问题了。

当然,这个过程和时间分配基本上是同步进行的,因为必须弄清楚具体要做什么,才能够准确地预估时间。

以我们做产品来举例。

首先,我们要将整个产品,拆散成具体的模块。通常情况下,都是按照菜单来归类,这样比较通俗易懂,所有人也都有明确的标准。

产品简单点的就直接到一级菜单,产品复杂点的可能要继续往下到二级、三级,这就看具体情况具体对待了。

其次,要将每个模块的具体功能点说清楚。这样做的目的,是要确保相关人员都统一思想,对齐内容。不然每个人都会按照自己的理解去工作,最后的结果可能是南辕北辙。

最后,就是要对每个模块指定对应的负责人。产品、UI、开发、测试,都要确认清楚,明确每个人的分工和时间节点,做到各司其职,协同合作。

如果时间和精力允许,以上内容都分配好了后,最好相关人员再开一个会,确保所有人都对自己的工作内容有个清晰的了解。

04 多反馈:过程中多沟通

任务拆分下去后,不要指望会一切顺利,中间肯定还会出现各种你意想不到的问题。这就需要我们在执行的过程中,保持沟通。

如果公司人不多,可以采取敏捷开发的方式,每天早上花个10分钟,每个人聊一聊前一天工作中遇到的问题、当天工作的内容、是否需要他人的支持等等。

如果公司人比较多,又有专门的项目经理负责,那就是最理想的状态。项目经理会每天收集汇总每个人的进度情况,然后维护到统一的项目排期工作表格里,直接做成甘特图。

还有一个点也需要注意,每天的工作,我们尽量都给自己安排好时间。比如我今天就准备做2个功能,每个大概要花3小时。如果完成了,那就继续进行。如果没完成,就需要找原因。

  • 如果单纯的只是时间不够,那就说明我们的任务拆分的有问题,任务还需要再细化
  • 如果是因为技术难度问题,那我们就需要寻求同事或领导的帮助了,因为这个事情凭你自己已经解决不了,再花费时间也是徒劳
  • 如果是因为其他需求临时插入的,那我们就需要对后面的排期做调整,除非你加班,否则后面的进度肯定会影响

总之,有问题,立即反馈,及时发现随时处理。

05 一些想说的话

项目管理,在我看来,就是不断细分再细分的过程。目标、时间、内容、沟通,相辅相成,缺一不可。

要让所有人都心往一处想,劲往一处使,最终实现既定目标。

#专栏作家#

明天上线,微信公众号:明天上线,人人都是产品经理专栏作家。做过运营,当过客服。擅长原型设计、逻辑梳理,目前专注于B端产品领域。

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题图来自 pexels,基于 CC0 协议

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  1. 远程办公大多数人都会出现效率较低的情况,这篇文章真的挺好的,从某一方面提高了我的效率。

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  2. 分出明确的工作区跟娱乐区,明确工作跟生活的边界才能获得居家办公的良好体验。

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  3. 确实,居家办公,生活和工作的界限模糊化了,反而工作效率变低了。

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